Создание и использование вложенных шаблонов Outlook

В этой статье я покажу вам, как создавать вложенные шаблоны в Outlook с помощью наборов данных. Вы увидите различные подходы к вложенным шаблонам, а затем я научу вас добавлять динамические поля и заполнять электронные письма на лету.

Прежде чем показать вам, как создавать вложенные шаблоны в Outlook, я хотел бы сделать небольшой перерыв и познакомить вас с нашей надстройкой «Общие шаблоны электронной почты». С помощью этого небольшого приложения вы сможете не только создавать шаблоны для будущих писем, но и применять форматирование, вставлять гиперссылки, изображения и таблицы. Более того, вы можете в один клик вставить несколько шаблонов в одно письмо.

Хорошо, начнем 🙂

Создавайте вложенные шаблоны, используя ярлыки в наборах данных

Прежде всего, давайте уточним, что такое ярлык с точки зрения общих шаблонов электронной почты. Простыми словами, это ссылка на заданный шаблон. Когда вы создаете шаблон, в верхней части панели надстройки появляется поле с двумя хэштегами. Это будет вашим ярлыком. Если вы заполните его, ваш шаблон будет связан с этим ярлыком.
Поле ярлыка на панели надстройки.

Кончик. Вы можете легко определить, какие шаблоны имеют ярлыки, назначенные знаком хэштега ставки рядом с названием шаблона:
Вид ярлыков на панели «Общие шаблоны электронной почты».

Таким образом, если вам нужно, чтобы текст из этого шаблона с ярлыком был добавлен к содержимому другого шаблона, нет необходимости копировать и вставлять его вручную. Просто введите его ярлык, и весь шаблон будет вставлен.

Теперь пришло время посмотреть, как ярлыки работают в наборах данных. Во-первых, я создам три шаблона и назначу ярлыки для каждого из них.

Кончик. Если вы чувствуете, что вам нужна дополнительная информация о наборах данных, просто обратитесь к моему учебнику «Заполняемые шаблоны из наборов данных», я рассмотрел эту тему там.

Мои шаблоны будут содержать краткое описание некоторых планов подписки на продукты. Я также добавлю немного форматирования, чтобы мой текст выглядел ярче, и, конечно же, назначу ярлык для каждого из них. Вот как это будет выглядеть:
Образцы шаблонов с назначенными ярлыками.

Теперь мне нужно добавить эти ярлыки в набор данных. Итак, я создаю новый набор данных (назовем «Описание планов»), заполните первую колонку названиями планов и введите мои ярлыки рядом с соответствующим планом. Вот что я получаю в результате:

План Описание Текущая версия ##текущий Срок службы ##пожизненный срок Ежегодно ##ежегодно

Как видите, каждый план связан с ярлыком, который ведет к шаблону с его описанием. Зачем мне все это? Потому что я хочу сделать свой рабочий процесс быстрым и легким 🙂 Все, что осталось сделать, это написать шаблон и включить макрос WhatToEnter, чтобы вставить необходимое описание в шаблон.

Итак, мой окончательный шаблон будет следующим:

Привет!

Вот информация о выбранном вами плане:

~%WhatToEnter[{dataset:»Plans description»,column:»Description»,title:»choose the plan»}]

Дайте мне знать, если вам нужна дополнительная помощь 🙂

Логика следующая: я вставляю этот шаблон, появляется всплывающее окно с предложением выбрать план (из значений в первом столбце набора данных). Как только я это сделаю, весь шаблон, связанный с соответствующим ярлыком, будет вставлен в мое электронное письмо.
Заполните электронное письмо ярлыком из набора данных, чтобы заполнить шаблон на лету.

Используйте HTML в наборах данных

Теперь я покажу вам еще один трюк с наборами данных. Как вы уже знаете, датасеты можно наполнять любыми данными (текстом, числами, макросами и многими другими). В этом абзаце я покажу вам, как использовать HTML-код в наборах данных, используя те же образцы из первая глава.

Во-первых, давайте откроем один из шаблонов и изучим его HTML:
Откройте HTML-код шаблона.

Вот HTML-код этого шаблона:

Лицензионная политика: вы платите один раз и используете купленную версию столько, сколько вам нужно.


Политика обновления:
скидка 50 % на все обновления в будущем.

Способы оплаты: кредитная карта, PayPal

Как бы банально это ни выглядело, все довольно просто. Первый абзац включает в себя описание лицензионной политики, второй — политику обновления и последний — способы оплаты. Все теги в угловых кавычках (например, стиль, цвет, сильный, em) представляют форматирование текста (его цвет, стиль шрифта, например полужирный или курсив, и т. д.).

Теперь я заполню свой новый набор данных этими фрагментами HTML-кода и покажу вам, как это будет работать.

Примечание. Вы можете ввести до 255 символов в одну ячейку набора данных.

Итак, мой новый набор данных (я назвал его Описание планов HTML) всего четыре столбца: первый — ключевой, остальные — столбцы с параметрами описания плана. Вот как это будет выглядеть после того, как я заполню его полностью:

План Лицензионная политика Политика обновления Способы оплаты Текущая версия

Лицензионная политика : вы платите один раз и используете купленную версию столько, сколько вам нужно.

Политика обновления: скидка 50 % на все обновления в будущем.

Способы оплаты: Кредитная карта, PayPal

Срок действия

Лицензионная политика : вы платите один раз и используете продукт сколько вам нужно.

Политика обновления: вы получаете все бесплатные обновления пожизненно.

Способы оплаты: кредитная карта, PayPal, банковский перевод, чек. 

Ежегодно

Лицензионная политика: лицензия действительна в течение одного года после при покупке вы платите один раз и используете купленную версию на протяжении всего срока службы.

Политика обновления: все обновления бесплатны в течение года.

Способы оплаты: кредитная карта, PayPal, банковский перевод.

Теперь пришло время вернуться к шаблону и обновить там макрос. Поскольку теперь у меня есть три столбца с данными для вставки, мне понадобятся три WhatToEnter. Есть два пути: либо добавить три макроса, указывающих разные столбцы, из которых будут возвращаться данные, либо сделать это один раз, сделать две копии этого макроса и вручную изменить целевой столбец. Оба решения быстрые и простые, выбор за вами 🙂

Итак, после обновления окончательного шаблона он будет выглядеть так:

Привет!

Вот информация о лицензии для выбранных вами планов:

  • ~%WhatToEnter[{dataset:»Plans description HTML»,column:»License Policy»,title:»Choose plan»}]
  • ~%WhatToEnter[{dataset:»Plans description HTML»,column:»Upgrade policy»,title:»Choose plan»}]
  • ~%WhatToEnter[{dataset:»Plans description HTML»,column:»Payment Methods»,title:»Choose plan»}]

Дайте мне знать, если вам нужна дополнительная помощь 🙂

Как видите, есть три одинаковых макроса с разными целевыми столбцами. Когда вы вставите этот шаблон, вам будет предложено выбрать план только один раз, и данные из всех трех столбцов мгновенно заполнят вашу электронную почту.
Электронное письмо, заполненное данными с помощью HTML-кода из набора данных.

Добавить динамические поля в набор данных

В приведенных выше примерах я показал вам, как вставить предварительно сохраненные данные в электронное письмо. Но что, если вы точно не знаете, какое значение нужно вставить? Что делать, если вы хотите принять решение для каждого конкретного случая? Как добавить динамичности вашим шаблонам?

Представьте себе такой случай: вас часто спрашивают о цене на некоторые из доступных планов, но цена довольно часто меняется, и нет смысла сохранять ее в шаблоне. В этом случае вы должны вводить его вручную каждый раз, когда вам нужно ответить на такой запрос.

Я не думаю, что вводить цену после вставки шаблона очень эффективно. Поскольку мы здесь, чтобы научиться экономить время, я покажу вам, как решить эту задачу за несколько кликов.

Прежде всего, позвольте мне напомнить вам, как обрабатываются динамические поля. Вы добавляете макрос WhatToEnter и настраиваете его для вставки Текст ценность. Если вам это ничего не говорит, сначала проверьте, как динамически добавлять соответствующую информацию в одном из моих предыдущих руководств.

Вот макрос, который попросит меня ввести необходимую цену:

~%WhatToEnter[price;{title:»Enter plan’s price here»}]

Но что, если план динамичен и его тоже нужно менять? Настроить второй макрос с выпадающим списком? У меня есть лучшее решение для вас 😉

Я создаю набор данных с именами планов в ключевом столбце и макросом WhatToEnter выше во втором:

Цена плана Текущая версия ~%WhatToEnter[price;{title:»Enter plan’s price here»}]

Срок службы ~%WhatToEnter[price;{title:»Enter plan’s price here»}]

Ежегодно ~%WhatToEnter[price;{title:»Enter plan’s price here»}]

Затем я подключаю этот набор данных к своему шаблону и получаю следующее:

Привет!

Вот текущая цена на ~%WhatToEnter[{dataset:»Plans pricing»,column:»Plan»,title:»Plan»}] план: USD ~%WhatToEnter[{dataset:»Plans pricing»,column:»Price»,title:»Price»}]

Спасибо.

Выглядит странно? Посмотрите, как идеально это работает!
Заполните динамические поля из набора данных при вставке шаблона.

Подвести итог

Я надеюсь, что это руководство показало вам еще один способ использования наборов данных и вдохновило вас на использование этой функции 🙂 Вы всегда можете установить наши общие шаблоны электронной почты из Магазин Майкрософт и проверьте, как работает надстройка. Я уверен, что огромное разнообразие наших статей и сообщений в блогах поможет вам извлечь максимальную пользу из этого инструмента 😉

Если у вас возникнут вопросы по надстройке, не стесняйтесь оставлять их в разделе «Комментарии». Я буду рад помочь вам 🙂

Вас также могут заинтересовать

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *