Руководство по Excel Copilot с примерами

Эта статья отправит вас в увлекательное путешествие по Excel Copilot, изучит его различные функции, раскроет его неиспользованный потенциал и покажет, как его эффективно использовать.

В мире программного обеспечения для работы с электронными таблицами Excel уже давно считается популярным инструментом для обработки чисел и анализа данных. Но у кого из вас был умный помощник, который помогал вам ориентироваться в обширных возможностях Excel, давал экспертные советы и давал краткую информацию? В этом и заключается идея Copilot — новейшей и самой инновационной функции Excel. Как надежный ведомый, Copilot использует искусственный интеллект (ИИ), чтобы изменить способ нашего взаимодействия с электронными таблицами.

Что такое Copilot в Excel?

Excel Copilot — это инновационная функция, которая использует алгоритмы искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения для повышения удобства работы пользователей с Excel. Интегрируя эти передовые технологии, Copilot предоставляет пользователям интеллектуальные предложения, формулы и аналитическую информацию во время работы над электронными таблицами. Анализируя закономерности, контекст и поведение пользователей, Copilot предугадывает потребности пользователя и предлагает соответствующую помощь в режиме реального времени.

Проще говоря, Excel Copilot — это умный помощник прямо внутри вашей электронной таблицы. Он использует искусственный интеллект — технологию, которая заставляет компьютеры думать и учиться, как люди. Когда вы работаете над таблицами Excel, ИИ наблюдает за тем, что вы делаете, и предлагает полезные советы, которые облегчат вашу работу.

Например, если вам нужно выполнить расчет или составить диаграмму, вы можете просто спросить Copilot, используя обычные слова, и он выяснит, что вам нужно, и поможет вам это сделать. Это похоже на то, что у вас есть друг, который много знает об Excel и дает вам советы, как ускорить работу.

В целом, Copilot не выходит за рамки того, чего вы могли бы достичь самостоятельно, используя различные функции и возможности Excel. Преимущество в том, что вам не нужно владеть языком Excel. Теперь у вас есть единая точка входа, чтобы сообщить Excel о своих намерениях на вашем родном языке. Это экономит ваше время и упрощает использование Excel, особенно если вы не являетесь в этом экспертом.

Как получить доступ к Copilot в Excel

Чтобы получить доступ к функциям Copilot в Excel, все, что вам нужно сделать, — это приобрести подписки Microsoft 365 и Copilot и установить приложение Excel:

1. Получите подписку Microsoft 365. Убедитесь, что у вас есть подписка на Microsoft 365, поддерживающая Copilot, например Microsoft 365 Personal, Family или Business.
2. Получите подписку Copilot. Выбрать План второго пилота соответствующий вашей подписке на Microsoft 365, и приобретите ее. Если ваша организация приобрела для вас Copilot, попросите администратора войти в центр администрирования Microsoft 365 и назначить вам лицензию Copilot.
3. Установите Excel 365 или войдите в веб-приложение. Установите Excel 365 на свой рабочий стол и войдите в свою учетную запись Microsoft. Или войдите в веб-приложение Excel, используя свою учетную запись Microsoft.
4. Найдите значок второго пилота. После приобретения необходимых подписок на ленте Excel появится значок Copilot, предоставляющий доступ к его функциям.

Примечание. Чтобы значок Copilot появился в настольном Excel, вам может потребоваться перезапустить приложение и синхронизировать параметры Microsoft 365. Если вы используете Excel в Интернете, просто обновите страницу.

Что может Copilot в Excel

Copilot в Excel — это мощный инструмент, который поможет вам визуализировать, анализировать и преобразовывать данные в электронных таблицах различными способами. Вот что он может сделать для вас:

• Анализ данных. Второй пилот просматривает ваши таблицы и выделяет важную информацию. Затем вы можете копнуть глубже, допросив второго пилота.
• Моделирование. Работая над финансовым моделированием, вы можете исследовать различные сценарии, задавая вопросы «что, если» и предоставляя подсказки, такие как «моделируйте, как изменение X повлияет на Y».
• Визуализации. ИИ помогает вам создавать диаграммы и графики для наглядной и понятной визуализации ваших данных.
• Написание формул. Copilot помогает писать формулы для ваших расчетов, делая создание сложных формул проще и доступнее.
• Организация и очистка данных. Copilot может быстро очистить за вас беспорядочные данные. Он может удалять лишние пробелы, объединять значения из разных столбцов, выделять дубликаты, сортировать, фильтровать и многое другое.
• Предложения. Получайте интеллектуальные рекомендации по формулам, функциям и действиям на основе вашего контекста.
• Идеи. Откройте для себя интересную информацию о своих данных, например тенденции, выбросы или корреляции между различными частями.
• Автоматизация задач. Copilot может даже писать код VBA, который поможет вам автоматизировать распространенные задачи. Это похоже на создание ярлыков для вещей, которые вы часто делаете.

Подводя итог, можно сказать, что Copilot в Excel — это удобный помощник, который облегчает вашу работу и помогает успевать больше без всякой тяжелой работы.

Как использовать Copilot в Excel

Начать работу с Excel Copilot действительно просто и интуитивно понятно. Просто выполните следующие простые шаги:

1. Запустите Эксель. Запустите Excel 365 на своем компьютере или, если хотите, войдите в веб-приложение Excel, используя свою учетную запись Microsoft.
2. Откройте книгу, хранящуюся в облаке. Откройте книгу, хранящуюся в OneDrive или SharePoint, где находятся ваши данные.
3. Активируйте второй пилот. На вкладке «Главная» ленты Excel нажмите кнопку «Второй пилот», чтобы активировать ее.
   

4. Превратите ваши данные в таблицу. Copilot может работать только с таблицами Excel, поэтому, если ваши данные еще не представлены в формате таблицы, преобразуйте их. Вы можете сделать это самостоятельно, нажав Ctrl + T, или позволить Copilot преобразовать его за вас.
   

5. Используйте Копилот. На панели Copilot либо следуйте предложенным параметрам, либо введите свой запрос непосредственно в текстовое поле. Вы также можете изучить дополнительные подсказки, расположенные над окном чата.
   

6. Рассмотрите и примените результаты. Выполняя ваш запрос, Copilot может напрямую внедрить решение в ваш лист для таких задач, как выделение, сортировка и фильтрация. Для таких действий, как добавление столбцов формул и создание визуальных элементов, Copilot будет отображать результаты на панели. Здесь вы можете нажать «Объяснить формулу», чтобы получить подробную информацию, или навести курсор на кнопки действий, такие как «Вставить столбец», чтобы просмотреть результаты. Если все выглядит хорошо, просто нажмите кнопку «Вставить», чтобы добавить результат на рабочий лист.
   

Если вы столкнетесь с неожиданными результатами, не волнуйтесь! У Copilot есть удобная кнопка «Отменить» для быстрого внесения исправлений.

Ознакомьтесь с другими подсказками

Чтобы получить больше оперативных идей, нажмите кнопку Просмотр подсказок значок в нижней части панели Copilot. Оттуда вы можете изучить предлагаемые категории, такие как Создавать, Понимать, Редактировать и Просить. Углубляясь в категорию, соответствующую характеру ваших данных, Copilot предоставит вам различные подсказки, которые вы можете использовать напрямую или изменить в соответствии со своими потребностями.

Советы и примечания:

• Если кнопка Copilot в Excel неактивна (серого цвета), возможно, вы открыли файл, хранящийся локально на вашем компьютере. Copilot может работать только с файлами, хранящимися в OneDrive или SharePoint. Чтобы активировать Copilot, попробуйте сохранить файл в облаке или открыть другой файл непосредственно из облака.
• Делая специальные запросы или запросы на анализ, предоставляйте как можно больше подробностей. Четко идентифицируйте столбцы по их именам. Чем конкретнее вы будете, тем лучше Copilot сможет помочь.
• Если у вас нет собственных данных для экспериментов, вы можете начать с образца таблицы, которую Copilot подготовил для вас.

Примеры Excel Copilot

Теперь давайте рассмотрим несколько практических примеров использования Copilot в Excel. Просматривая предлагаемые категории, вы можете получить представление о различных функциях и задачах, которые может выполнять Copilot.

Добавьте столбцы формул с помощью Copilot

Вам нужно что-то посчитать в наборе данных, но вы не знаете, как написать формулу? Попросите ИИ построить для вас формулу:

1. Нажмите «Добавить столбцы формулы» на панели «Второй пилот».
2. Выберите одну из предложенных подсказок или опишите свои потребности в расчетах своими словами.
3. Второй пилот напишет формулу и объяснит, как она работает.
4. Выберите желаемое действие:
   • Чтобы лучше понять формулу, нажмите Объяснить формулу.
   • Чтобы просмотреть результаты, наведите указатель мыши на кнопку «Вставить формулу».
   • Чтобы вставить результаты непосредственно в рабочий лист, нажмите кнопку «Вставить формулу».

Примечание. Как и в случае с любым контентом, созданным искусственным интеллектом, важно просматривать и проверять все, что Copilot создает для вас.

Начнем с изучения предлагаемых подсказок:

Copilot добавил эту формулу, которая сравнивает доходы за первый и второй кварталы:

=ЕСЛИ([@[Q1 Revenue]]>[@[Q2 Revenue]]«К1», «К2»)

Попросим более сложный расчет. Например, вы можете указать Copilot создать столбец, показывающий процентную разницу между доходами за первый и второй кварталы.

Хороший! Copilot сгенерировал точную формулу процентного изменения и автоматически применил процентный формат к вновь добавленному столбцу:

Более того, когда ему было поручено спрогнозировать доходы за третий квартал, Copilot также показал хорошие результаты:

Вот еще несколько запросов формул, которые Copilot успешно выполнил для нашего примера набора данных:

• Добавьте столбец для расчета общего дохода за первый и второй кварталы.
• Добавьте столбец, который рассчитывает размер прибыли (при наличии столбцов «Доход» и «Прибыль»).
• Добавьте столбец, в котором рассчитывается продолжительность продукта в днях (при условии, что столбец «Дата начала проекта» доступен).

Получить несколько столбцов формул одновременно

Благодаря последнему обновлению, выпущенному в апреле 2024 года, Excel Copilot становится еще более эффективным при создании формул. Теперь вы можете создать несколько столбцов формул с помощью одного приглашения. Просто взгляните, как Copilot решает распространенную проблему разделения полных имен на имя и фамилию.

1. Вы предоставляете Excel Copilot запрос, например «Разделите столбец имени на имя и фамилию». Или вы можете быть более точным и указать, из какого именно столбца вы хотите извлечь информацию, например: «Извлеките имя и фамилию из столбца C и вставьте в два новых столбца».
2. Затем Copilot предлагает соответствующие формулы, которые вы можете скопировать и вставить вручную.
3. Кроме того, вы можете просмотреть предлагаемые формулы и одним щелчком мыши вставить их в свой рабочий лист.

В нашем случае формулы, предложенные Copilot, идеально совпадают с теми, которые вы пишете вручную: формулы Excel для разделения имен.

Эта функция не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок, делая управление данными более надежным.

Выделите с помощью второго пилота

С помощью Copilot вы можете быстро выделить важную информацию на своих листах с помощью цветов. Вот как это сделать:

• Нажмите «Выделить» на панели «Второй пилот».
• Следуйте подсказкам или укажите свои предпочтения выделения в окне чата.

По большей части Copilot выделяет значения с помощью условного форматирования, поэтому все изменения, вносимые в ваши листы, носят динамический характер. То есть, когда ваши данные изменяются, форматирование автоматически обновляется, чтобы отразить эти изменения.

Например, вы можете попросить Copilot выделить n первых значений в ключевом столбце, и он сделает это за вас.

Вот еще несколько подсказок, которые вы можете попробовать:

• Выделите доходы более 50 000.
• Выделите 10 нижних доходов.
• Выделите повторяющиеся строки.

Примечание. В настоящее время Copilot может раскрашивать ячейки только на основе простого условного форматирования. Невозможно выделить значения с двумя или более условиями. Например, Copilot не может выполнить такой запрос: «выделить строки с надписью «Разработка» в столбце «Тип проекта» и % изменения ниже 3 %».

Сортировка и фильтрация с помощью Copilot

Сортировка и фильтрация данных в таблицах Excel обычно проста благодаря встроенным кнопкам фильтра в каждом столбце. Copilot может предложить дополнительную помощь, особенно при фильтрации по нескольким столбцам. Вот как начать:

1. Нажмите «Сортировать и фильтровать» на панели «Второй пилот».
2. Выберите одну из предложенных подсказок или объясните, что вы ищете, в окне чата.

Например, вы можете поручить Copilot фильтровать проекты «Дизайн», в которых процентное изменение отрицательно. Через мгновение вы заметите, что в вашем наборе данных существует только два таких проекта:

Анализируйте с помощью второго пилота

А теперь мы погружаемся в самый увлекательный аспект: анализ с помощью Copilot. Чтобы предоставить Copilot больше данных для работы, я расширил нашу примерную таблицу, добавив несколько дополнительных столбцов следующим образом:

Чтобы начать анализ с помощью Excel Copilot, у вас есть несколько вариантов:

• Перейдите к категории «Анализ» на панели «Второй пилот» и выберите один из предложенных запросов.
• Кроме того, вы можете выбрать «Показать аналитику данных».

Основной способ, которым Copilot проводит анализ, — это использование сводных таблиц и сводных диаграмм. Когда ему было поручено показать ценную информацию о данных, он создал две сводные таблицы и шесть изображений, которые наглядно иллюстрируют различные аспекты наших данных. Вот что мы можем понять из этих графиков:

• Дизайн-проекты приносят наибольшую прибыль.
• Исследовательские проекты продемонстрировали наиболее значительный процентный рост доходов с первого по второй квартал.
• Размер прибыли для большинства проектов находится в диапазоне от 3% до 10%.
• Наиболее распространенный диапазон бюджета составляет от 56 до 71 тысячи долларов.
• Существует сильная корреляция между бюджетом и доходами.

Если вы хотите углубиться в анализ, не стесняйтесь это делать. Например, вы можете запросить разбивку по конкретным категориям данных:

Кроме того, вы можете изучить различные сценарии «что, если». Просто не забывайте быть точными и конкретными в своих запросах. Второй пилот ценит ясность и точность, и ему может быть сложно ответить на расплывчатые или двусмысленные вопросы, как показано в примере ниже:

Визуализируйте с помощью Copilot

Если визуальные эффекты, предложенные Copilot для анализа данных, не совсем соответствуют вашим ожиданиям, не бойтесь. Вы можете напрямую поручить Copilot создать желаемый график, указав тип диаграммы и категории данных, которые необходимо включить.

Например, вы можете попросить Copilot создать гистограмму, показывающую доходы за 1–3 кварталы по проектам для типа проекта «Разработка»:

Автоматизируйте задачи с помощью Copilot (напишите код VBA)

Copilot может помочь автоматизировать вашу повседневную работу, генерируя код VBA. Copilot не только может написать за вас код, но также предоставляет краткие инструкции о том, как интегрировать его в вашу книгу и выполнить макрос.

Например, Copilot написал идеальный код VBA, позволяющий скрыть все листы в текущей книге, кроме активного.

Преимущества Excel Copilot

Excel Copilot во многих отношениях упрощает работу с электронными таблицами. Вот основные преимущества, которые вы можете ожидать:

• Запросы на естественном языке. Вы можете задавать вопросы Copilot, используя обычные слова, и он даст вам ответы в виде диаграмм, таблиц или формул. Просто введите вопросы или команды на повседневном языке, и второй пилот поймет их и ответит соответствующим образом. Это позволяет легко выполнять задачи без необходимости запоминать синтаксис конкретной функции.
• Ускорьте выполнение своих задач. Copilot может помочь вам гораздо быстрее выполнять рутинные задачи, такие как очистка, сортировка и фильтрация данных. Он может выявлять закономерности и аномалии в ваших данных, позволяя вам сосредоточиться на анализе, а не на ручном манипулировании данными.
• Доступно для всех уровней квалификации. Copilot разработан так, чтобы быть доступным для пользователей всех уровней квалификации. Независимо от того, являетесь ли вы новичком в Excel или уже давно осваиваете его, Copilot прост в использовании для каждого.
• Постоянное обучение и совершенствование. ИИ становится лучше по мере того, как он учится на том, как вы его используете, поэтому со временем он становится более полезным. Это означает, что чем больше вы используете Copilot, тем эффективнее он понимает ваши потребности и предоставляет соответствующую помощь.

Ограничения Excel Copilot

Хотя Microsoft Copilot в Excel предлагает множество преимуществ и преимуществ, он также имеет некоторые ограничения, о которых следует помнить:

• Copilot доступен только для файлов Excel (.xlsx или .xlsm), которые хранятся в OneDrive или SharePoint с включенным автосохранением. При работе с файлами неподдерживаемых типов или файлами, сохраненными локально на вашем компьютере, кнопка Copilot останется неактивной.
• В настоящее время Copilot понимает подсказки на английском, французском, немецком, итальянском, японском, бразильском португальском и упрощенном китайском языках. Кроме того, Microsoft планирует добавить больше языков в будущем.
• Он не может выполнять некоторые общие задачи, такие как сравнение таблиц или поиск и извлечение совпадений.
• Он работает только с таблицами Excel и ограничен обработкой таблиц, содержащих до двух миллионов ячеек.
• Copilot может работать медленно, особенно на больших таблицах, иногда занимая 30 секунд и более, а в некоторых случаях может даже зависать.

Часто задаваемые вопросы по Excel Copilot

Изучив основные функции Excel Copilot, давайте углубимся в технические детали и ответим на некоторые распространенные вопросы.

В каких версиях Excel есть Copilot?

Copilot доступен только в Excel для Microsoft 365 (для Windows и Mac) и в Excel в Интернете.

Является ли Copilot для Excel бесплатным?

Нет. Чтобы функции Copilot были интегрированы в Excel, вам необходимо приобрести подписку.

Какова стоимость Excel Copilot?

На данный момент есть два варианта подписки на выбор:

• Второй пилот Про (20 долларов США за пользователя в месяц) — для подписок Microsoft 365 Personal или Family.
• Второй пилот для Microsoft 365 (30 долларов США за пользователя в месяц) — для подписок на Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3, E5 или Office 365 E3 или E5.

Чтобы было понятно, Copilot нельзя купить только для Excel. При любой подписке вы получите интеграцию со всеми вашими приложениями Microsoft 365, такими как Excel, Outlook, Word и PowerPoint.

Можно ли настроить параметры Copilot в Excel?

В настоящее время Copilot в Excel нельзя настроить. Проще говоря, в Excel или в центре администрирования Microsoft 365 нет доступных параметров настройки.

Почему Copilot не отображается в Excel?

Если вам интересно, почему Copilot не отображается на ленте Excel, когда вы этого ожидаете, вот важные вещи, которые следует проверить:

• Убедитесь, что у вас есть необходимые подписки Microsoft 365 и Copilot.
• Если ваша организация приобрела для вас подписку Copilot, убедитесь, что ваш администратор назначил ее вам в центре администрирования Microsoft 365.
• Убедитесь, что на вашем компьютере установлена ​​последняя версия Excel 365.
• Убедитесь, что вы вошли в Excel с той же учетной записью, которая связана с вашей подпиской Copilot.

Кроме того, чтобы использовать Copilot для Microsoft 365, вам необходимо выполнить требования к версии приложения, лицензии, сети и параметрам конфиденциальности: Требования для Microsoft 365 Copilot.

Почему Copilot недоступен в Excel?

Если вы обнаружите, что кнопка Copilot в Excel неактивна, возможно, вы работаете с книгой, хранящейся локально на вашем компьютере. Чтобы активировать Copilot, просто сохраните файл в OneDrive или SharePoint и убедитесь, что опция автосохранения включена.

Можно ли доверять формулам и идеям второго пилота?

Хотя Copilot в Excel предоставляет грамматически правильные объяснения формул и аналитические сведения, сгенерированный контент иногда может быть неточным. Это может произойти из-за недопонимания или неверного толкования ваших запросов. Copilot открыто уведомляет пользователей прозрачным предупреждением о том, что «контент, созданный ИИ, может быть неверным». Поэтому важно дважды проверить сгенерированные формулы и визуальные элементы, прежде чем вставлять их в свои листы.

Когда мы завершаем знакомство с Copilot в Excel, становится ясно, что этот инструмент может изменить наш подход к работе с электронными таблицами. Он создан для того, чтобы помочь нам работать более разумно, а не более напряженно. Соответствует ли он целям Microsoft, вы можете решить, исходя из собственного опыта работы с ним.

Рабочая тетрадь для скачивания

Использование Copilot в Excel — примеры (файл .xlsx)

Вас также может заинтересовать