Разделите таблицу или файл Google на несколько листов или электронных таблиц Google на Диске.
Всякий раз, когда вы работаете с большими электронными таблицами Google, скорее всего, вы постоянно фильтруете таблицу, чтобы видеть и оценивать только конкретную информацию.
Не лучше ли было бы разделить эту информацию на несколько отдельных листов или даже электронных таблиц (файлов) на Диске? Лично я считаю, что каждый лист посвящен своему делу — будь то имя, номер, дата и т. д. — очень удобно. Не говоря уже о появившейся возможности делиться с другими людьми только соответствующей информацией.
Если это ваша цель, давайте разделим наши листы и электронные таблицы вместе. Выберите способ получения данных и следуйте инструкциям, описанным там.
Разделить один лист на основе значений столбца
Представьте себе: вы отслеживаете расходы в документе Google Sheets. Каждый день вы вводите дату, потраченную сумму и категорию. Таблица растет, поэтому имеет смысл разбивать таблицу по категориям:
Рассмотрим ваши варианты.
Разделить лист на разные листы в файле
Если вы не против иметь несколько листов (каждый со своей категорией) в одной электронной таблице Google, вам помогут две функции.
Пример 1. Функция ФИЛЬТР
Функция ФИЛЬТР, скорее всего, придет вам на ум первой. Он фильтрует ваш диапазон по определенному условию и возвращает только связанные значения, как если бы лист разделялся на общие значения:
ФИЛЬТР(диапазон, условие1, [condition2, …])
Примечание. Я не буду описывать здесь основы функций, так как FILTER уже владеет своим руководством в нашем блоге.
Позвольте мне начать с внесения всех расходов на Еда вне дома на другой лист.
Сначала я создаю новый лист в своей электронной таблице и ввожу туда следующую формулу:
=ФИЛЬТР(Лист1!A2:G101,Лист1!B2:B101 = “Питание вне дома”)
Как видите, я буквально беру все существующие записи из исходного листа — Лист1!A2:G101 — и выбрать только те, которые имеют Еда вне дома в столбце Б — Sheet1!B2:B101 = “Еда вне дома”.
Как вы, возможно, уже подумали, вам придется создать столько листов вручную, сколько существует категорий для разделения и настройки формулы для каждого нового листа. Однако, если это не ваше варенье, есть гораздо более эффективный способ разделить лист без формулы. Не стесняйтесь прыгай прямо к нему.
Пример 2. Функция ЗАПРОС
Следующая функция, о которой вы, возможно, не слышали — QUERY. Я также говорил об этом в нашем блоге. Это как Натан в неизведанных водах Google Sheets — имеет дело с невозможным 🙂 Да еще разбивает лист по общим значениям!
ЗАПРОС(данные, запрос, [headers])
Примечание. Он использует особый язык (похожий на команды в SQL), поэтому, если вы еще не использовали его, обязательно ознакомьтесь с этой статьей об этом.
Так как же выглядит формула ЗАПРОС, чтобы получить все расходы на Еда вне дома?
=ЗАПРОС(Лист1!A1:G101,”выберите *, где B = ‘Еда вне дома'”)
Логика та же:
- он смотрит на весь диапазон из моего исходного листа — Лист1!A1:G101
- и выбирает все те, где значение в столбце B равно Еда вне дома — “выберите *, где B = “Еда вне дома””
Увы, и здесь много ручной подготовки: для каждой категории все равно нужно будет добавлять новый лист и вводить туда новую формулу.
Если вы вообще не хотите заморачиваться с формулами, есть вот это дополнение — Разделить лист — это сделает все за вас. Посмотрите ниже.
Разделить лист на несколько листов в другом файле
Если вы не хотите создавать несколько листов в одной электронной таблице, есть возможность разделить лист и поместить результаты в другой файл.
Дуэт QUERY + IMPORTRANGE поможет.
Посмотрим. Я создаю новую таблицу на своем Диске и ввожу туда свою формулу:
=ЗАПРОС(IMPORTRANGE(“1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI”,”Лист1!A1:G101″),”выберите *, где Col2 = ‘Еда вне дома'”)
- QUERY делает то же самое, что и я упомянутый прямо выше: он переходит к моей исходной таблице и берет те строки, где B содержит Еда вне дома. Как будто разделил стол!
- Что тогда с IMPORTRANGE? Ну, моя исходная таблица находится в другом документе. IMPORTRANGE похож на ключ, который открывает этот файл и берет то, что мне нужно. Без него QUERY не пройдет 🙂
Кончик. Я подробно описал IMPORTRANGE ранее в нашем блоге, посмотрите.
Когда вы используете IMPORTRANGE, вам нужно дать ему доступ для соединения вашего нового файла с исходным, нажав соответствующую кнопку. В противном случае все, что вы получите, это ошибка:
Но как только вы нажмете «Разрешить доступ», все данные будут загружаться за секунды (ну, или минуты, если данных много).
Как видите, этот способ подразумевает, что вы готовы вручную создать новую электронную таблицу с новыми листами внутри нее и построить функции QUERY + IMPORTRANGE для каждого требуемого значения.
Если это слишком много, я настоятельно рекомендую вам попробовать нашу надстройку Split Sheet. описано ниже — Обещаю, ты не пожалеешь.
Разделите свой лист на несколько отдельных электронных таблиц без формул
Следующим шагом будет разделение каждой категории на отдельный файл Google Sheets.
И я хотел бы сосредоточиться на самом простом и удобном способе — Надстройка «Разделить лист». Его основная цель — разделить ваш лист Google на несколько листов/электронных таблиц по значениям в столбце по вашему выбору.
Все, что вам нужно для тонкой настройки, находится всего в одном окне:
- несколько флажков — столбцы для разделения
- один выпадающий — с местами для результата
- и кнопка завершения
Это займет буквально несколько кликов, чтобы настроить ваши требования. Разделенный лист сделает все остальное:
Установите Split Sheet из магазина Google Таблиц. и разбивайте свои листы на несколько листов или файлов, как профессионал — всего за несколько кликов и минут.
Разделить одну таблицу Google на отдельные файлы Google Диска по вкладкам
Иногда разделения одной таблицы на несколько листов недостаточно. Иногда вы можете пойти дальше и поместить каждую таблицу (лист/вкладку) в отдельную электронную таблицу (файл) Google на вашем Диске. К счастью, для этого тоже есть несколько способов.
Дублируйте электронные таблицы и удаляйте ненужные вкладки
Это первое решение довольно неуклюже, но это все же решение.
Кончик. Если вы не хотите тратить время на неуклюжие решения, вот ссылка, чтобы узнать самый простой способ сразу.
- Найдите и выберите таблицу, которую вы хотите разделить на Диске:
- Щелкните его правой кнопкой мыши и сделайте его копию:
- Создавайте больше копий, пока их не будет столько, сколько листов в файле. Например, если есть 4 листа (вкладки), вам понадобятся 4 отдельные таблицы Google — по одной на вкладку:
- Откройте каждый файл и удалите все ненужные листы. В результате каждая электронная таблица будет содержать только одну необходимую вкладку.
- И, наконец, переименуйте каждую электронную таблицу на основе содержащегося в ней листа:
Кончик. Или даже создать специальную папку и переместить туда все эти таблицы:
Скопируйте каждую вкладку в новую таблицу вручную
Есть еще одно стандартное решение — чуть более элегантное:
- Откройте электронную таблицу, которую вы хотите разделить на несколько таблиц по вкладкам.
- Щелкните правой кнопкой мыши каждый лист, который вы хотите видеть в другом файле, и выберите Копировать в > Новая таблица:
Кончик. Новая таблица будет создана прямо на вашем Диске, но без названия. Не беспокойтесь — при копировании каждого листа в новую электронную таблицу вы получите ссылку для открытия этого файла в новой вкладке:
и переименовать его соответственно:
- Затем вам просто нужно вернуться к исходному файлу и удалить все оставшиеся листы, кроме одного:
Кончик. Есть способ избежать этого ручного копирования — Надстройка «Диспетчер таблиц». Он видит все листы в файле и быстро разбивает их на отдельные файлы на Диске. Я представляю это в самом конце.
Скопируйте диапазоны с помощью функции IMPORTRANGE
В Google Таблицах всегда есть функция для любой задачи, верно? Разделение одной таблицы Google на несколько отдельных таблиц по вкладкам не является исключением. И функция IMPORTRANGE снова идеально подходит для этой задачи.
Вот шаги, которые необходимо выполнить для каждого листа в файле Google Sheets:
- Начните с создания новой таблицы на Диске.
- Откройте его и введите функцию IMPORTRANGE:
=IMPORTRANGE(“1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ”,”I квартал!A1:G31″)
- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBPRTOcCvZZentCLFnQ4EHVQ является ключом из URL-адреса исходной электронной таблицы. По ‘ключ‘ Я имею в виду это уникальное сочетание характеров между ‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/‘ а также ‘/изменить#гид=0‘ в адресной строке, ведущей к этой конкретной электронной таблице.
- I квартал!A1:G31 является ссылкой на лист и диапазон, который я хочу получить в свой новый файл.
- Конечно, функция не будет работать, пока я не предоставлю ей доступ для извлечения данных из моей исходной электронной таблицы. Мне нужно навести указатель мыши на A1, так как он содержит IMPORTRANGE, и нажать соответствующую кнопку:
Как только это будет сделано, формула извлечет и отобразит данные из исходной электронной таблицы. Вы можете дать этому листу имя и удалить тот же лист из исходного файла.
Также повторите это для остальных вкладок.
Надстройка «Диспетчер таблиц» — быстро перемещайте несколько листов Google в несколько новых электронных таблиц.
В то время как все вышеупомянутые способы разгадывают решение понемногу и требуют множества манипуляций, позвольте мне использовать еще один, самый быстрый и простой способ отделить вашу электронную таблицу от моего пояса инструментов.
Надстройка «Диспетчер таблиц» перечисляет все листы на боковой панели и предоставляет кнопку для каждого действия. Да, включая разбиение электронной таблицы по листам на несколько разных файлов на Диске.
Установите его, и вам нужно будет сделать только 2 вещи:
- Выберите все листы (на боковой панели надстройки), которые больше не принадлежат вашей текущей электронной таблице.
Кончик. Нажмите Shift, чтобы выбрать смежные листы, и Ctrl, чтобы выбрать отдельные листы. Или используйте флажки рядом с именами листов.
- И выберите только один вариант: Перейти к > Несколько новых электронных таблиц:
Надстройка вырежет листы из вашей текущей электронной таблицы и вставит их в новые электронные таблицы на вашем Диске. Вы найдете эти файлы в папке, названной в честь исходного файла:
Диспетчер листов также сообщит вам сообщение о результате и даст вам ссылку, чтобы сразу открыть эту новую папку с разделенными листами в новой вкладке браузера:
Вот и все!Не нужно строить формулы и копировать их, заранее создавать новые файлы вручную и т. д. Дополнение сделает все за вас, как только вы нажмете соответствующую кнопку.
Получите его в магазине Google Sheets как один инструмент или как часть электроинструментов наряду с более чем 30 другими программами для экономии времени при работе с электронными таблицами.
Надеюсь, эти решения помогут вам! В противном случае, я встречу вас в разделе комментариев внизу;)
Вас также могут заинтересовать
