MS Access 2003 - Урок 39: Анализ таблиц

TipsMake.com — Access включает очень мощный инструмент, который можно использовать для анализа данных в одной или нескольких таблицах. Цель анализа — определить, есть ли небольшая избыточность в хранилище данных в таблице. «Меньшая избыточность» здесь означает, что Access пытается удалить все данные, хранящиеся в таблице, более одного раза. Например, поле «Название компании» следует взять из исходной таблицы и заменить новой таблицей. Хотя результатом будут две таблицы (исходная и новая), база данных будет более эффективной, поскольку информация не дублируется в исходной таблице.

Пример, вероятно, хороший способ подтвердить процесс анализа. Пример в этом разделе основан на базе данных Accounts.mdb. Эта база данных содержит таблицу под названием «Счета-фактуры», в которой содержится более 1000 счетов-фактур. Некоторые минимальные поля поддерживаются в таблице, но в данных есть некоторая избыточность.

Начать анализ

В базе данных учетных записей щелкните мышью на кнопке Таблицы в окне базы данных. Щелкните таблицу счетов-фактур. Затем выберите «Анализировать» в меню «Инструменты». Access отображает подменю из выбранной таблицы, как показано ниже:

Рисунок 1: Диалоговое окно мастера анализатора таблиц.

Первый на экране мастер объясняет назначение мастера анализатора таблиц. Вы можете прочитать всю информацию, если хотите, а затем щелкните мышью на кнопке «Далее», когда будете готовы. Диалоговое окно отображается следующим образом:

Рисунок 2: Выберите таблицу для анализа

В большинстве баз данных может быть более одной таблицы. К счастью, эта база данных содержит только одну таблицу с именем «Счета-фактуры». Так как эта таблица выбрана по умолчанию, щелкните мышью на кнопке «Далее». Access отображает следующее диалоговое окно:

Рисунок 3: Запуск процесса анализа

На этом этапе вам нужно решить, хотите ли вы разрешить мастеру выбирать поля в меню или хотите сделать это вручную. Поскольку работа мастера довольно проста, выберите «Да, пусть решит мастер». Даже если мастер сделает неправильный выбор, вы можете отменить это решение на следующем шаге.

Подтвердите разделение таблиц

Когда вы будете готовы, щелкните мышью на кнопке «Далее». Доступ отображается следующим образом:

Рисунок 4: Проверьте разделение таблиц

Обратите внимание Мастер анализа таблиц устанавливает отношения между таблицами. Вы узнаете больше о том, как устанавливаются отношения, в главе 13 «Понимание отношений данных».

В этом разделе мастер показывает, что он предлагает делать. Для исходной таблицы счетов мастер планирует разделить ее на 3 таблицы. Взгляните на поля, предложенные мастером в каждой таблице, чтобы легко увидеть, что каждая таблица содержит информацию о счетах-фактурах транзакций, клиентах и продуктах. Используя этот диалог, вы можете дать имя таблицам.

Чтобы увидеть, как это сделать, убедитесь, что выбран Table1 (рисунок 4). Затем щелкните мышью на кнопке «Переименовать» (в правом верхнем углу диалогового окна). Access отображает небольшое диалоговое окно, в котором можно указать новое имя таблицы. Для Table1 имя должно быть установлено на Invoice Transactions. Затем щелкните мышью на кнопке ОК. Access обновляет имя, как в строке заголовка таблицы с новым именем.

Вы должны повторить эту задачу, чтобы назвать Table2 и Table3 как Customers и Products. Щелкните строку заголовка каждой таблицы и переименуйте. По завершении таблицы будут выглядеть следующим образом:

Рисунок 5: Таблицы были переименованы.

Другие вещи, которые вы можете сделать в этом диалоговом окне (помимо именования таблиц), — это перезапись того, как Мастер делит таблицу. При выполнении анализа вы захотите убедиться, что каждая данная таблица содержит соответствующие поля из исходной таблицы. В этом примере мастер сработал очень хорошо, указав, что мы назвали таблицу Customers и нам нужен уникальный идентификатор клиента, а также имя клиента и скидка.

Если вам нужно переопределить разделение мастера, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть имя поля и перетащить его из одной таблицы в другую. Однако в этом примере это не обязательно.

Подтвердите первичный ключ

Когда вы нажимаете кнопку «Далее», Access отображает следующий шаг, как показано ниже:

Рисунок 6: Настройка первичного ключа

Это диалоговое окно похоже на диалоговое окно, используемое в предыдущем разделе. Однако различные элементы управления в верхней части диалогового окна. Мастер попросит подтвердить, что каждая таблица должна иметь первичный ключ. Первичные ключи для таблиц «Клиенты» и «Продукты» создаются мастером. Однако мастер забывает, что поле идентификатора будет первичным ключом в таблице транзакций счета-фактуры.

Чтобы указать поле идентификатора в качестве ключа, сначала щелкните имя поля. Затем нажмите на инструмент, который указывает на замок. Access отвечает, помещая маленькую клавишу слева от поля идентификатора в таблице транзакций счета-фактуры.

Исправление типографской ошибки

Когда вы щелкаете мышью по кнопке «Далее», мастер анализирует данные в предложенной таблице и отображает то, что может считаться ошибкой. Access делает это для каждой новой таблицы, созданной мастером. Поскольку в этом примере с помощью мастера создаются две новые таблицы (Customerds и Products), это означает, что Access отображает два диалоговых окна типографских исправлений. Первый диалог для таблицы Customer выглядит следующим образом:

Рисунок 7: Исправление опечаток в таблице «Клиенты»

Это диалоговое окно, в котором отображаются 5 имен клиентов, которые могут указывать на ошибки. Это дает такой результат за счет использования внутреннего алгоритма. Если написание данных совпадает с данными в таблице, это считается потенциальной ошибкой. Все, что вам нужно сделать, это использовать раскрывающийся список в столбце «Исправление», чтобы выбрать правильное написание или настройку («Оставить как есть»).

Примечание: Если вы анализируете большую таблицу, которая долгое время использовалась многими людьми, вы, вероятно, столкнетесь с множеством ошибок в документе. Убедитесь, что вы нашли время исправить ошибки, необходимые на этом этапе; Это будет проще, чем потом проверять ошибку.

В этом примере таблицы «Клиенты» орфографические ошибки отсутствуют. Вы должны изменить столбец «Исправления», указав все записи («Оставить как есть»), для которых выбран этот параметр. Когда закончите, щелкните мышью на кнопке «Далее». Затем мастер отобразит панель «Продукты», как показано на рисунке 8.

Рисунок 8: Исправление опечаток в таблице «Клиенты».

Это происходит только тогда, когда запись идентифицируется как возможная. Конечно, в вашей же таблице может быть ошибка. Вы должны пройти процесс исправления ошибок точно так же, как и для таблицы «Клиенты». В этом случае вы выбираете опцию «Оставить как есть» для столбца «Коррекция».
Закончите анализ.

Когда вы щелкаете мышью по кнопке Next, мастер отображает последний шаг, как показано ниже:

Рисунок 9: Заключительный этап анализа.

На последнем этапе мастера анализа таблиц вы указываете, хотите ли вы создать запрос, похожий на исходную таблицу. Если вы не хотите создавать трассу, вы можете выбрать «Нет, не создавать запрос» и нажать кнопку «Готово», чтобы завершить процесс анализа. Если вы хотите создать запрос, это означает, что мастер создает запрос, который представляет собой смесь трех таблиц, объединенных в исходную таблицу.

Нажмите Да, создать запрос и нажмите кнопку Готово, чтобы завершить процесс анализа таблицы. Access отобразит новый запрос на экране, как показано на рисунке 10.