MS Access 2003 – Урок 2: Использование среды Access

Изображение 1 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Урок 1. Знакомство с Access

Аллен Вайэтт

Перед тем, как работать с Access, вам необходимо запустить программу. Запуск Access имеет много способов, как и запуск других программ Windows. Сначала щелкните мышью в меню «Пуск», затем выберите «Программы». Таким образом будут отображены все программы, установленные в системе. Затем выберите Microsoft Access в меню «Программы». В этот момент вы увидите сообщение «Добро пожаловать в доступ». Внизу экрана вы можете увидеть строку состояния, показывающую, что происходит во время загрузки Access.

Когда Access будет запущен, вы увидите диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы создать новая база данных ( Создать новую базу данных ) или откройте существующие Открыть существующий файл , Фигура 1.

Изображение 2 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 1. Вы можете создать новую базу данных или открыть существующую.

В следующих статьях вы узнаете, как создать базу данных с нуля. Большую часть времени вы работаете с этой базой данных неоднократно, поэтому в нижней части диалогового окна отображается список из 9 последних открытых баз данных, а также параметр «Дополнительные файлы».

Чтобы увидеть, как работает Access, откройте в Access образец базы данных. Для этого щелкните мышью параметр «Дополнительные файлы» в нижней части диалогового окна, затем нажмите «ОК». В Access отображается диалоговое окно «Открыть», рис. 2.

Изображение 3 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 2: Открыть диалоговое окно

Поле «Открыть» кажется вам довольно знакомым. Это похоже на диалоговое окно, используемое для открытия документов в любой программе. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы выбрали правильный диск и папку, а затем выберите файл, который хотите открыть. Подпапка, содержащая образцы файлов базы данных, будет находиться в каталоге установки Office на основном диске. Если вам нужна помощь за пределами того места, где расположены образцы баз данных, вы можете использовать функцию поиска Windows, чтобы найти файл Northwind.mdb.

Найдите и откройте файл в диалоговом окне «Открыть», затем щелкните мышью на кнопке «Открыть». В этот момент появится окно программы Access, как показано на рисунке 3.

Изображение 4 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 3: Окно программы Microsoft Access

В окне программы Access есть несколько пунктов, на которые следует обратить внимание. Первый элемент – это линейное меню, расположенное в верхней части окна Access. Во время работы используемые меню могут меняться в зависимости от того, каким компонентом вы управляете. Второй элемент – это панель инструментов, отображаемая под строкой меню. Значок на панели инструментов позволяет легко и быстро выполнять стандартные задачи.

Окно базы данных

Одной из важных частей среды Access является окно базы данных (рисунок 3). Вы будете видеть окно базы данных каждый раз, когда создаете или загружаете файл базы данных (работает только в одном окне). Как и в первой части введения, вы уже знаете, что база данных содержит таблицы, формы, запросы, отчеты и другие объекты. Окно базы данных позволяет вам выбрать область базы данных для работы. Слева от окна находится ряд кнопок, которые указывают тип объекта для отслеживания базы данных. Когда вы нажимаете одну из этих кнопок, Access предоставляет список объектов. Например, если вы посмотрите на окно базы данных на рисунке 3, вы увидите список таблиц, доступных в базе данных Northwind. Щелкнув мышью на кнопке формы, вы увидите список доступных форм (рисунок 4).

Изображение 5 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 4: Форма отображает формы, доступные в базе данных

Узнать о Мастере

Access – очень мощный инструмент, который помогает вам управлять данными почти так, как вы себе представляете. Для многих программ баз данных вам необходимо понимать сложные команды, чтобы использовать эти функции. Это не относится ко многим функциям Access. Чтобы решить эту проблему, Access использует серию мастеров для постепенного завершения операций. Вы можете вызывать эти мастера, выбирая инструменты на различных панелях инструментов, которые также можно выбрать из меню в окне базы данных. Например, при создании новой таблицы в базе данных, просто дважды щелкните Create Table By Using Wizard, откроется окно базы данных, как показано на рисунке 3. Первым шагом является запуск мастера Access. (Рисунок 5).

Изображение 6 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 5: Пример мастера

Вы работаете с мастером, отвечая на вопросы в диалоговом окне или делая выбор из предоставленной информации. Выполняйте каждый шаг, нажимая кнопку управления в верхней части каждого диалогового окна.

Access предоставляет мастер для создания баз данных, таблиц, форм, запросов, отчетов и диаграмм. Используйте Wizrad для создания объектов в формах, отчетах, дизайна этикеток и предоставления информации. Фактически, Мастер выполняет очень простые операции, поэтому они используются в этой серии статей. Есть много частей, в которых вы полагаетесь на Wizard.

Использование помощи

Access предоставляет обширную помощь, которую вы можете использовать в любое время, есть три основных способа помочь:

  1. Офисный помощник

  2. Система онлайн-справки
  3. Всплывающие подсказки

<

p style=”text-align: justify;”>Самый простой способ помочь в Access – нажать F1, после чего отобразится Office Assitant, который представляет собой управляемое изображение, которое поможет вам найти ответы на необходимые проблемы. Часто используйте Office Assitant, когда необходимо выполнить какое-либо действие. Эта функция помогает вам на протяжении всей операции выполнить задачу. Если в некоторых случаях по какой-либо причине помощник по Office не появляется при нажатии клавиши F1, вы можете вызвать справку, выбрав «Показать помощника по Office» в меню «Справка».

Если вы хотите войти в справочную систему в Access, используйте меню «Справка», которое доступно в любое время. Вы можете войти в справочную систему, нажав кнопку «Справка Microsoft Access» справа на панели инструментов, у нее есть изображение со знаком вопроса.

Еще одна функция справки в Access: контекстно-зависимая помощь . Запустите эту функцию, выбрав «Что это такое» в меню справки. При использовании этой справки и выборе другого параметра в среде Access в справочной системе отображается много информации, доступной в теме, которая требует помощи. Например, если вы выберите «Что это такое» и затем щелкните мышью на панели инструментов на Панели инструментов, вы увидите подробную информацию об инструменте. Контекстно-зависимая справка – это очень мощная функция, которую можно использовать для немедленной помощи.

Еще одна особенность Access: Всплывающие подсказки . Эти подсказки отображаются везде, где вы щелкаете над инструментом на панели инструментов. Например, Access отображает всплывающую подсказку, как показано на рисунке 6, если навести указатель мыши на инструмент «ножницы». Под курсором появляется небольшая желтая рамка, указывающая цель инструмента.

Изображение 7 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Рисунок 6. Всплывающие подсказки помогают понять назначение инструментов.

Изображение 8 MS Access 2003 - Урок 2: Использование среды Access

Урок 3. Учитывайте работоспособность

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *