MS Access 2003 – Урок 18: Глава 5: Сортировка и фильтрация информации

Чтобы вы могли быстро применить информацию в таблице и отобразить ее более организованно, в Access есть два специальных инструмента: сортировка и фильтрация. Используя эти инструменты, вы можете всячески работать с информацией. В этой главе объясняется, как выполнять сортировку и фильтрацию, а также как использовать эти инструменты для работы с данными.

В конце этой главы вы поймете следующее:

1. Что такое аранжировка?

2. Как сделать простую аранжировку
3. Что такое простое устройство?
4. Способы построения сложной аранжировки.
5. Как убрать эффекты аранжировки.
6. Что такое фильтр?
7. Как фильтровать данные.
8. Как сохранить фильтр.

<

p style=”text-align: justify;”>Урок 18: Упорядочение данных

Расположение – это процесс размещения данных в правильном логическом порядке. Мы привыкли организовывать вещи каждый день. Например, вы составляете отдельные счета по датам, чтобы в первую очередь управлять важными делами. Вы располагаете видеопоследовательности в алфавитном порядке или собираете песни по имени исполнителя.

С Access вы можете выполнять сортировку простым и сложным способом, и в следующих двух разделах будут подробно описаны эти механизмы.

Простая компоновка

В Access вы будете располагать записи в таблице на основе одного или нескольких полей. Например, вы должны отсортировать записи по фамилии или имени, чтобы все ваши друзья с фамилией Смит были отсортированы по собственному имени.

Расположите записи по порядку в зависимости от содержимого одного или нескольких смежных полей. При выполнении простой сортировки вы должны указать порядок, в котором вы хотите, чтобы Access упорядочил запись:

• Сортировать по возрастанию: Это означает, что Access упорядочит записи от меньшего к большему. Таким образом, Access собирается разместить буквы от A до Z и расположить информацию в порядке возрастания чисел.

• Сортировать по убыванию: Это противоположно сортировке по возрастанию и также называется обратным порядком. Access упорядочивает от большего к меньшему: буквенная информация от Z до A, по номеру от самого высокого до самого низкого.

Например, предположим, что у вас есть таблица любимых лент. Если вы хотите упорядочить записи на основе названий лент, вы просите Access выполнить простую сортировку. Сделайте простую сортировку на основе одного поля, выберите поле (ячейку) в столбце, который вы хотите отсортировать. Затем используйте следующие действия в зависимости от того, как вы хотите сортировать:

• Чтобы отсортировать в возрастающем порядке, щелкните мышью на инструменте «Сортировка по возрастанию» (AZ), как показано на рисунке 1. Вы можете выбрать опцию «Сортировка» в меню «Записи» и выбрать «Сортировать по возрастанию».

• Для сортировки в порядке убывания щелкните мышью инструмент «Сортировка по убыванию» (ZA), как показано на рисунке 1. Вы можете выбрать параметр «Сортировка» в меню «Записи» и выбрать «Сортировка по убыванию».

Рисунок 1: Инструмент сортировки

При выполнении сортировки Access реорганизует таблицу таким образом, чтобы записи были отсортированы в нужном вам порядке.

Примечание. В зависимости от количества записей в таблице можно выполнить сортировку по данным. Необходимая длина также зависит от скорости компьютера и оборудования.

Вы можете использовать простую сортировку для сортировки более чем одного поля. Однако эти столбцы должны быть рядом друг с другом, и каждое поле должно располагаться на одном уровне (по возрастанию или по убыванию). В других случаях вы не можете расположить столбец в порядке возрастания, а другие столбцы – в порядке убывания.

Если вы хотите расположить столбцы в другом порядке, а столбцы в другом порядке, вам необходимо использовать сложную сортировку, о которой будет сказано далее в этой главе. Точно так же, как если столбцы не расположены близко друг к другу, вы должны использовать сложные схемы.

В качестве примера использования простой функции сортировки со смежными столбцами предположим, что вы присвоили номера каждой ленте в наборе видео, и каждая запись соответствует одному дисплею. (Помните, что Access может использовать одно и то же количество записей для нескольких записей. Это происходит, когда видеокассета содержит более одной записи отображения). Вы хотите отсортировать таблицу по количеству лент, а затем отобразить имя как? Если столбцы содержат два соседних поля, вам следует сделать следующее:

Переместите указатель мыши так, чтобы он находился над столбцом имени (над режимом таблицы) одного из столбцов, который нужно отсортировать. При этом курсор изменится на стрелку, направленную вниз.

1. Щелкните левой кнопкой мыши, чтобы выделить столбец.

2. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, повторите шаги 1 и 2 с другими столбцами. Access отобразит все столбцы между первым и вторым выбранными столбцами.

3. Используйте одну из схем (по возрастанию или по убыванию), описанных в предыдущем примере.

Когда вы выполняете простую сортировку с использованием нескольких столбцов, Access работает слева направо по таблице. Таким образом, Access размещает первый крайний левый столбец, перемещается вправо и размещает следующий столбец,.

Переместить столбцы

Перед выполнением простой сортировки по нескольким полям (столбцам) вам необходимо переместить столбцы так, чтобы они были смежными. При работе в режиме таблицы вы можете использовать мышь для перемещения столбцов в таблице. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите столбец, который вы хотите переместить, и поместите указатель мыши на этот столбец.

2. Удерживайте левую кнопку мыши. Вокруг курсора мыши появится небольшая рамка.

3. Перетащите столбец на новое место в таблице. При перемещении мыши влево или вправо Access отображает линию между столбцами, чтобы указать, куда был перемещен столбец.

4. Когда указатель мыши окажется над нужным положением, отпустите кнопку мыши. В свою очередь, Access перемещает столбец в новое место.

Сложная аранжировка

В предыдущем разделе вы узнали о простой компоновке. Сложные аранжировки – это еще один шаг вперед. Вы можете использовать сложную компоновку, чтобы расположить несколько столбцов, несмежных столбцов в разном порядке (по возрастанию и по убыванию). Например, если у вас есть таблица имен и адресов, вы можете отсортировать первую запись по почтовому индексу (почтовый индекс) и по фамилии (по почтовому индексу). Если два столбца не смежны (столбец с почтовым индексом слева от имени последнего столбца), вам необходимо использовать сложную сортировку.

Чтобы завершить сложную аранжировку, используйте окно «Фильтр». (Фильтр подробно описан после этой главы). Чтобы отобразить окно, выберите «Фильтр» в меню «Записи», затем выберите «Расширенный фильтр / сортировка» в результатах подменю. Access отобразит окно фильтра, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2: Окно фильтра

Чтобы создать сложную структуру, выберите поля, которые вы хотите отсортировать, затем укажите, как их сортировать. Например, предположим, что вы работаете с таблицей клиентов (разработанной в главе 4 «Создание другой базы данных») и хотите отсортировать ее сначала по почтовому индексу, а затем по названию компании.

Для этого вам необходимо указать их поля и порядок сортировки в поле в нижней части окна «Фильтр». В первом столбце окна «Фильтр» щелкните мышью по стрелке справа от поля и выберите поле «Почтовый индекс».

Затем вам нужно указать, что поле Zip Code отсортировано по возрастанию. Для этого щелкните мышью на строке сортировки ниже того места, где вы разместили поле ZipCode, затем щелкните стрелку справа от ячейки. В свою очередь, Access предоставляет раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать порядок сортировки по возрастанию.

После выбора порядка сортировки откроется окно фильтра, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3: Окно фильтра после указания первого поля для сортировки

Во втором столбце вы можете указать второе поле, которое вы хотите отсортировать (Название компании), и то, как вы его разместите. Если вы расположите таблицу по-другому, вы можете продолжать выбирать другие поля и указывать, как их расположить. Когда вы закончите, вам нужно применить макет к таблице. Чтобы применить, выберите «Применить фильтр / сортировку» в меню «Фильтр» или щелкните мышью на инструменте «Применить фильтр». Access отображает записи в таблице в указанном порядке.

В окне «Фильтр» есть много разных способов добавления полей для сортировки, отличных от тех, которые вы использовали (щелкните полосу прокрутки в списке полей). Например, если дважды щелкнуть имя поля в списке над окном «Фильтр», имя поля появится в первом пустом столбце в строке «Поле». На рис. 4 если дважды щелкнуть имя поля «Основной телефон», Access поместит имя поля в неиспользуемый столбец.

Рисунок 4: Вы можете дважды щелкнуть мышью, чтобы выбрать поле

Вы также можете использовать мышь, чтобы перетащить имя поля из списка в область под рамкой. Access предоставляет три или четыре других способа найти школу, которую вы хотите отсортировать. Если вы позже захотите удалить поле, просто используйте мышь, чтобы выбрать столбец, содержащий поле (в области фрейма), и нажмите клавишу DEL или выберите Culumn Delete в меню Edit.