Как создать выпадающий список в Excel 2016

Выпадающий список ограничивает количество записей для поля ввода, избегая орфографических ошибок. Excel предоставляет функции для создания гибких раскрывающихся списков, поэтому он подходит для форм или сбора данных, что упрощает читателям выбор элементов в раскрывающемся списке.

Используйте раскрывающийся список в ячейке, если для этой ячейки есть определенные параметры. Например, вы можете создать раскрывающийся список, содержащий такие параметры, как «Мужчины и женщины», «Да» и «Нет» и т. Д. В этой статье показано, как создать раскрывающийся список в электронной таблице Excel 2016.

Как создать выпадающий список в Excel

Вот шаги, чтобы создать раскрывающийся список в Excel:

Шаг 1. Создайте диапазон и назовите область данных. Этот шаг необходим для создания списка пользователей для раскрывающегося списка.

Шаг 2: Управление входными данными с помощью проверки данных: функция проверки данных отображает список раскрывающихся параметров или ограничений по типу данных.

Шаг 3: Добавьте названную область данных в Проверку данных: Наконец, добавьте область данных в Проверку данных и укажите источник для раскрывающегося списка.

Шаг 4: Установите входное сообщение для проверки данных (необязательно): на этом шаге будет добавлено сообщение, которое поможет пользователям использовать электронную таблицу.

Теперь перейдите к пошаговой инструкции по созданию раскрывающегося списка в Excel.

1. Создайте область данных

Чтобы добавить список элементов в раскрывающийся список с помощью проверки данных, необходимо создать список в электронной таблице и присвоить имя диапазону, содержащему список. Этот список может находиться на том же листе или на другом листе, что и раскрывающийся список. Пользователи могут легко следить за установкой приоритета для диапазона ячеек в раскрывающемся списке.

В этом уроке мы создадим раскрывающийся список, содержащий несколько различных продуктов на Листе 2. Введите каждый элемент в отдельную ячейку, столбец или строку, затем выберите элементы, назовите выбранный диапазон в поле «Имя» и нажмите Enter.

1. Ввод данных в Excel быстрее

2. Управляйте входными данными с помощью проверки данных.

Перейдите на рабочий лист, содержащий раскрывающийся список, щелкните вкладку «Данные», а затем щелкните «Проверка данных» в разделе «Инструменты для работы с данными».

3. Добавьте названную область данных в Проверку данных.

На вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Разрешить». Мы будем использовать имя именованного диапазона на предыдущем шаге, введите следующее в поле «Источник».

= Еда

Замените “Food” своим именем данных, затем нажмите OK.

Игнорировать пустое поле выбрано по умолчанию, это позволяет выбрать ячейку, а затем снять флажок, не выбирая элемент. Если вы хотите выбрать параметр из раскрывающегося списка, снимите флажок «Игнорировать пустое».

4. Настройте уведомления о вводе данных для проверки данных.

Если вы хотите создать сообщение, отображаемое при выборе ячейки в раскрывающемся списке, щелкните вкладку «Сообщение ввода», выберите поле «Показать сообщение ввода, когда ячейка выбрана» и заполните поля «Заголовок» и «Сообщения ввода». Кроме того, вы также можете использовать вкладку «Предупреждение об ошибке», чтобы добавить сообщение, которое появляется, когда недопустимый ввод в раскрывающийся список (например, если кто-то ввел в поле вместо выбора параметра). Выберите «Показать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных», затем выберите «Стиль» и заполните поля «Заголовок и сообщение об ошибке», нажмите «ОК».

Стрелка появляется только в том случае, если ячейка, содержащая раскрывающийся список, выбрана и расположена справа от ячейки. Если раскрывающийся список содержит более восьми элементов, вы увидите полосу прокрутки в раскрывающемся списке при нажатии стрелки.

Как поставить книгу наверх

Редактировать или удалить область данных

Чтобы изменить или удалить именованный диапазон, используйте диспетчер имен, перейдите на вкладку «Формулы», а затем выберите «Диспетчер имен» в разделе «Определенные имена».

Чтобы изменить имя диапазона в диалоговом окне «Диспетчер имен», выберите «Имя» в списке и нажмите кнопку диапазона ячеек в нижней части диалогового окна. Затем выберите диапазон и снова нажмите кнопку зонтика на эскизе диалогового окна «Диспетчер имен». Затем нажмите кнопку с зеленой галочкой, чтобы сохранить новый диапазон с выбранным именем.

Кроме того, вы можете изменить имя, выбрав его в списке, нажав «Изменить», изменив имя в диалоговом окне «Изменить имя» и нажав «ОК» или изменив диапазон ячеек в диалоговом окне «Изменить имя». Чтобы удалить имя, выберите в списке «Имя» и нажмите «Удалить».

Создать зависимый раскрывающийся список

Зависимый раскрывающийся список – это список параметров, которые различаются в зависимости от параметров в основном раскрывающемся списке. Например, при выборе Пицца в раскрывающемся списке второй зависимый раскрывающийся список будет содержать типы пиццы. Если вы выберете китайский язык, варианты в зависимом раскрывающемся списке будут содержать разные типы китайских блюд.

Перед началом вернитесь к ранее созданному раскрывающемуся списку и создайте раскрывающийся список «Любимая еда», если вы еще этого не сделали. Теперь создадим еще три списка и назовем их. Введите список для каждого параметра в основном раскрывающемся списке, затем назовите этот список в поле «Имя» и нажмите Enter. Сделайте то же самое с оставшимися списками.

Имена других списков должны соответствовать параметрам в основном раскрывающемся списке. Например, список содержит файлы cookie, которые будут называться Cookies. Два других списка в красном поле, как показано ниже, называются «Пицца» и «Китайская».

Перед созданием зависимого раскрывающегося списка выберите элемент в основном раскрывающемся списке. Затем выберите ячейку, в которую вы хотите добавить зависимый раскрывающийся список.

Щелкните вкладку «Данные», а затем щелкните «Проверка данных» в разделе «Инструменты для работы с данными». Выберите Список в раскрывающемся списке Разрешить. Введите следующий текст в поле «Источник», замените «$ B $ 2» ссылкой на ячейку, содержащую ваш основной раскрывающийся список, но не забудьте сохранить символы доллара в ссылке на ячейку, которая является абсолютной ссылкой на эту ячейку. не изменится даже при копировании или перемещении ссылочной формулы в эту ячейку.

1. Это самые основные функции Excel, которые вам необходимо понять.

= КОСВЕННО ($ B $ 2)

ДВССЫЛ возвращает ссылку, указанную в текстовой строке, в данном случае текст из выбранной опции в основном раскрывающемся списке в ячейке B2. Например, если вы выберете китайский язык в главном раскрывающемся списке, = INDIRECT ($ B $ 2) вернет ссылку на китайский язык. Таким образом, второй раскрывающийся список содержит записи на китайском языке. Затем нажмите ОК.

Список в раскрывающемся списке «Любимое блюдо» в приведенном ниже примере изменяется в зависимости от выбора в основном раскрывающемся списке «Любимое блюдо».

Копировать и проецировать раскрывающийся список

Чтобы скопировать раскрывающийся список с контролем данных в другие ячейки, нажмите Ctrl + C и Ctrl + V в ячейке, которую вы хотите скопировать, чтобы скопировать список и сохранить формат.

Если вы просто хотите скопировать раскрывающийся список с контролем данных, но не хотите сохранять формат, выберите ячейку, которую хотите скопировать, и нажмите Ctrl + C, затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Вставить» в разделе «Буфер обмена», выберите Специальная вставка.

1. 10 способов использовать функцию вставки в Excel

В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите «Проверка» в разделе «Вставить» и нажмите кнопку «ОК».

Примечание: вы должны быть очень осторожны при работе с раскрывающимся списком в Excel. При копировании ячейки, не содержащей раскрывающегося списка, в ячейку, содержащую раскрывающийся список, этот список будет утерян. Excel не отображает уведомление об операции, но вы все равно можете отменить ее, нажав Ctrl + Z.

Выберите все ячейки, содержащие раскрывающийся список

Поскольку кнопка со стрелкой не отображается в раскрывающемся списке, если ячейка не выбрана, трудно определить, какая ячейка содержит раскрывающийся список. Вы можете применять разные форматы к ячейкам в раскрывающемся списке, чтобы их было легче различать. Но сначала нужно найти все выпадающие списки. Есть способ выбрать все ячейки, содержащие раскрывающийся список. Сначала выберите поле, содержащее раскрывающийся список, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Найти и выбрать» в разделе «Редактирование», затем выберите «Перейти к специальному».

В диалоговом окне «Перейти к специальному» выберите «Проверка данных». Параметр «Все» в разделе «Проверка данных» выберет все ячейки, в которых применяются правила управления данными. Параметр «То же» выбирает только ячейки в раскрывающейся книге с использованием тех же правил управления данными, что и выбранная ячейка.

Выберите вариант, соответствующий вашим данным, здесь выберите Все, потому что в раскрывающемся списке используются другие правила, затем нажмите ОК.

Выбраны два раскрывающихся списка.

Теперь вы можете отформатировать эти ячейки, чтобы отличать их от других ячеек.

Способ сделать стрелку в выпадающем списке появляется всегда

Кнопки со стрелками в раскрывающемся списке исчезнут, если ячейки не выбраны. Мы решим эту проблему, навсегда добавив кнопку со стрелкой справа от раскрывающегося списка.

Чтобы создать стрелку, которая всегда отображается в раскрывающемся списке, сделайте снимок экрана, содержащий стрелку в списке, затем возьмите стрелку, вставьте изображение в поле справа от раскрывающегося списка, чтобы вы увидели стрелку кнопку, даже если вы не выбираете раскрывающийся список. При выборе раскрывающегося списка на вставленном изображении появится кнопка со стрелкой.

Для начала загрузите файл со стрелкой drop-down-arrow.png (щелкните ссылку правой кнопкой мыши и выберите Сохранить ссылку как). Затем установите флажок справа от раскрывающегося списка и перейдите на вкладку «Вставка».

Щелкните Иллюстрации и выберите Изображение.

В диалоговом окне «Вставить рисунок» перейдите к расположению загруженного файла выше и выберите файл, затем нажмите «Вставить».

Изображение вставляется слева от ячейки.

Удалить раскрывающийся список в ячейке

Чтобы удалить раскрывающийся список в ячейке, выберите это поле и откройте диалоговое окно «Проверка данных» (перейдите на вкладку «Данные» и щелкните «Проверка данных» в разделе «Инструменты для работы с данными»), нажмите кнопку «Очистить все». Для параметров в диалоговом окне «Проверка данных» будут установлены значения по умолчанию, затем нажмите «ОК».

Выпадающий список был удален, и для окна будет восстановлен формат по умолчанию. Если при удалении раскрывающегося списка выбрана опция, в эту ячейку будет введено значение этой опции.

Если вы не хотите сохранять какое-либо значение при удалении раскрывающегося списка, вы можете скопировать пустую ячейку и вставить ее в поле, содержащее раскрывающийся список, который будет удален.

См. Также: Обзор дорогих ярлыков в Microsoft Excel