Как создать шаблон в Outlook с вложением

Эта статья проведет вас через процесс создания шаблонов электронной почты Outlook с вложениями, что позволит вам легко и эффективно просматривать электронные письма.

Представьте себе: вы завалены работой, и набирать одно и то же содержимое электронной почты снова и снова кажется бесконечной рутиной. Что ж, хорошая новость заключается в том, что Outlook прикрывает вас своей замечательной функцией — шаблонами электронной почты с вложениями.

Вот в чем дело: эти шаблоны подобны вашему секретному оружию для эффективного общения. Они позволяют создавать повторно используемые черновики электронной почты, которые уже включают файлы, которые вам нужно отправить. Таким образом, отправляете ли вы обновления проекта, предложения клиентов или приглашения на мероприятия, вы можете сосредоточиться на самом важном без хлопот по электронной почте.

Как создать шаблон Outlook с вложением

Создать шаблон электронной почты в Outlook с вложениями очень просто. Просто выполните следующие действия:

1. Начните с составления сообщения, которое вы хотите использовать в качестве шаблона.
2. Прикрепите нужный файл(ы) к электронному письму.
   

3. На вкладке «Файл» нажмите «Сохранить как».
4. В поле Имя файла дайте имя вашему шаблону.
5. В раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
6. Убедитесь, что в диалоговом окне отображается правильный путь к шаблонам Outlook, а именно:
   C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
   

7. Наконец, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить только что созданный шаблон.

Дополнительные сведения см. в статье Как создавать шаблоны электронной почты в Outlook.

Как создать шаблон электронного письма с вложением в Outlook, используя пользовательскую форму

Использование пользовательских форм в Outlook считается передовым методом, предназначенным в первую очередь для профессионалов. Однако для наших целей мы можем достичь нашей цели, используя стандартную форму вместо разработки новой. Будьте уверены, это более простой подход, который полностью удовлетворит наши потребности. Итак, давайте погрузимся вместе, пока я проведу вас через пошаговый процесс.

Начните с включения вкладки «Разработчик», которая по умолчанию не отображается в Outlook. Чтобы включить его, щелкните правой кнопкой мыши ленту, выберите «Настроить ленту». Под списком основных вкладок в правой части диалогового окна «Настроить ленту» установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК».

А теперь выполните следующие действия, чтобы добавить вложение в шаблон электронной почты:

1. На вкладке «Разработчик» в группе «Пользовательские формы» нажмите «Выбрать форму».
   

2. В диалоговом окне «Выбор формы» убедитесь, что в поле «Искать в» отображается параметр «Библиотека стандартных форм». Выберите «Сообщение» в качестве типа формы и нажмите «Открыть».
   

3. В окне составления письма введите желаемую тему и текст письма. Это будет контентом по умолчанию для всех электронных писем, основанных на этом шаблоне.
4. Чтобы прикрепить файлы к шаблону, нажмите кнопку «Прикрепить файл» на вкладке «Сообщение», а затем выберите необходимые файлы на своем компьютере.
   

5. После того, как вы составили электронное письмо и прикрепили файлы, пришло время сохранить шаблон. Чтобы сохранить шаблон электронной почты с вложениями в Outlook, щелкните вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как». Укажите описательное имя для вашего шаблона и выберите Шаблон Outlook (*.oft) в качестве типа файла. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы завершить процесс.

   Важная заметка! Не изменяйте папку назначения по умолчанию, в которой сохраняются шаблоны электронной почты:
   C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
   

Как добавить вложения в шаблоны в Outlook

Чтобы добавить вложение в существующий шаблон электронной почты в Outlook, выполните следующие действия.

1. На вкладке «Разработчик» нажмите «Выбрать форму». Кроме того, вы можете нажать «Новые элементы» > «Другие элементы» > «Выбрать форму» на вкладке «Главная».
2. В диалоговом окне «Выбор формы» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в». Эта опция позволяет вам получить доступ к вашим пользовательским шаблонам электронной почты.
3. Выберите шаблон, который вы хотите использовать в качестве основы для своего электронного письма с вложениями.
4. Прикрепите файлы, которые вы хотите добавить в свой шаблон.
5. Сохраните шаблон как файл шаблона Outlook (*.oft).

Следуя этим шагам, вы можете быстро изменить любой существующий шаблон электронной почты, чтобы включить вложения по вашему выбору. Это позволяет персонализировать шаблоны Outlook с соответствующими файлами, делая их готовыми к использованию всякий раз, когда вам нужно отправлять электронные письма с вложениями.

Как получить доступ и использовать шаблоны электронной почты Outlook с вложениями

К сожалению, использование встроенных шаблонов электронной почты в Outlook не так удобно, как хотелось бы, требуя глубокого погружения в меню и параметры.

Чтобы открыть шаблон электронной почты Outlook с вложением, вам нужно сделать следующее:

1. На вкладке «Главная» нажмите «Новые элементы», затем «Другие элементы», а затем «Выбрать форму». Либо нажмите «Выбрать форму» на вкладке «Разработчик».
2. В появившемся диалоговом окне «Выбор формы» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в».
3. Вы увидите список всех ваших шаблонов электронной почты. Выберите нужный и нажмите Открыть.

Теперь окно составления электронной почты будет заполнено содержимым, включая вложения, из выбранного вами шаблона. Отсюда вы можете изменить электронное письмо по мере необходимости, добавить получателей и отправить электронное письмо как обычно.

Кончик. Чтобы еще больше упростить процесс, вы можете закрепить шаблон на панели задач или создать ярлык на рабочем столе, как описано в руководстве по ссылке выше.

Общие шаблоны электронной почты Outlook с вложениями

Теперь, когда вы узнали, как создать шаблон электронной почты с вложением в Outlook, используя стандартные средства, давайте рассмотрим еще более быстрый и удобный метод: общие шаблоны электронной почты. В отличие от разбросанных по всему интерфейсу функций встроенных шаблонов Outlook, общие шаблоны электронной почты переносят все функции прямо в окно сообщения, поэтому вы можете выполнять все манипуляции в одной панели.

Вот 4 простых шага для создания шаблона Outlook с вложением:

1. При создании нового шаблона или редактировании существующего нажмите кнопку Вложения сообщений на панели инструментов.
   

2. Выберите расположение ваших целевых файлов: OneDrive, SharePoint или URL-адрес.
   

3. Выберите файл, который хотите прикрепить.
   

4. Сохраните свой шаблон. Сделанный!

Чтобы вставить свой шаблон с вложением в сообщение, просто нажмите кнопку «Вставить» рядом с ним.

Вот и все! Одним щелчком мыши у вас есть полностью подготовленное электронное письмо, готовое к работе. Больше не нужно ломать голову в поисках нужных слов или искать неуловимые файлы для прикрепления. Все, что вам нужно, находится прямо здесь, в вашем шаблоне, и ждет, когда его настроят и отправят.

Готовы попробовать? Загрузите бесплатную версию общих шаблонов электронной почты на Источник приложений Майкрософт и откройте экономящее время решение для создания всевозможных шаблонов в Outlook.

Вас также могут заинтересовать