Как создать шаблон электронной почты в Outlook
В этом руководстве объясняется, как создавать, сохранять и использовать стандартные шаблоны электронной почты Outlook. Вы также узнаете, как отвечать с помощью шаблона в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 и 2010.
Шаблоны электронной почты Outlook — действительно мощная функция, хотя ее часто недооценивают. Мало кто знает, что существуют шаблоны для писем Outlook, и еще меньше людей знают, как правильно их создавать и использовать.
Представьте, сколько времени вы могли бы сэкономить, если бы вместо того, чтобы набирать один и тот же текст снова и снова, вы просто нажали бы на шаблон, и красиво оформленное сообщение электронной почты с предварительно проверенной и, следовательно, всегда точной информацией готово к отправке!
Как создать шаблон электронной почты в Outlook
В этом разделе объясняется, как создавать и сохранять шаблоны электронной почты на примере Outlook 2010. В более поздних версиях это работает точно так же, с возможными незначительными отличиями в цветовой схеме и дизайне ленты Outlook.
Чтобы создать шаблон электронной почты в Outlook, выполните следующие действия:
- Составьте новое сообщение обычным способом (Вкладка «Главная» > «Новая электронная почта»). Не забудьте добавить все данные, которые вы хотите сохранить в своем шаблоне, например основной текст, тему, вложение, адрес получателя, если это необходимо, и т. д.
Например, вы создали новый дизайн своей рассылки и теперь хотите сохранить его как шаблон электронной почты:
- Переключиться на Файл вкладку и нажмите кнопку Сохранить как.
- Выберите Шаблон Outlook (*.oft) в раскрывающемся списке Тип файла и дайте новому шаблону соответствующее имя.
Важный! Не изменяйте папку назначения, в которой сохраняются шаблоны электронной почты, иначе Outlook не сможет их найти. По умолчанию Outlook сохраняет все файлы шаблонов в эту папку:
C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Кончик. Таким же образом вы можете создать шаблон из любого существующего сообщения электронной почты, которое вы либо отправили, либо получили. Просто откройте его из папки Outlook, скажем Отправленные вещипереключитесь на Вкладка «Файл» и нажмите Сохранить как.
Как использовать шаблоны электронной почты в Outlook
Чтобы создать сообщение на основе шаблона электронной почты, выполните следующие действия:
- На Дом вкладка, нажмите Новые предметы > Больше товаров > Выберите Форма.
- в Выберите форму в появившемся диалоговом окне выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе от Смотреть в выпадающий список. Это отобразит список всех шаблонов электронной почты, которые у вас есть в настоящее время. Выберите нужный и нажмите Открыть.
Вот и все! Новое сообщение будет создано на основе выбранного шаблона с тем же текстом, темой, форматированием, изображениями и т. д.
Кончик. Чтобы уменьшить количество кликов, необходимых для открытия шаблона, вы можете разместить Выберите форму кнопку прямо на ленте. У нас есть специальное руководство о том, как добавить пользовательскую кнопку на ленту Excel. В Outlook действия точно такие же.
Как редактировать шаблон электронной почты Outlook
Чтобы изменить существующий шаблон, откройте его как сообщение электронной почты (как описано выше) и внесите нужные изменения. После этого снова сохраните шаблон под тем же именем, как описано в Сохранение шаблона Outlook. Сделанный!
Как закрепить шаблоны на панели задач или создать ярлык на рабочем столе
Если вы часто используете в своей работе один или несколько шаблонов, перейдите к Разработчик tab каждый раз может показаться довольно долгим. В этом случае вы можете создать ярлык и разместить его на рабочем столе или закрепить шаблон на панели задач. Последний вариант кажется даже лучшим, так что давайте продолжим.
- Перейдите в папку, где находятся все шаблоны Outlook: C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
- Найдите нужный, выберите его и перетащите к значку Outlook на панели задач. Это закрепит шаблон в контекстном меню значка Outlook.
- В следующий раз, когда вам понадобится отправить электронное письмо с шаблоном в Outlook, щелкните правой кнопкой мыши значок Outlook на панели задач и выберите нужный шаблон. Как показано на скриншоте ниже, вы можете закрепить несколько шаблонов, которые используете чаще всего.
Если вы больше не хотите, чтобы определенный шаблон электронной почты отображался на панели задач, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Открепить от этого списка.
Если вы предпочитаете иметь ярлык шаблона на рабочем столе, щелкните шаблон правой кнопкой мыши и выберите Отправить на > Рабочий стол.
Это создаст ярлык на вашем рабочем столе, и вы будете щелкать его всякий раз, когда захотите создать новое сообщение с этим шаблоном.
Как поделиться шаблонами электронной почты Outlook
Шаблон Outlook представляет собой обычный файл (.oft), поэтому вы можете выбрать любой шаблон из папки, в которой хранятся все шаблоны Outlook (C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates) и отправить его в виде вложения или сохранить в сетевой ресурс.
Автоматически применять шаблон ко всем новым сообщениям в качестве темы Outlook (канцелярские товары)
Если вы хотите использовать определенный шаблон для всех новых электронных писем, вам нужно сначала создать HTML-шаблон, а затем установить его в качестве темы электронной почты Outlook. Например, вы можете захотеть использовать определенный шрифт или цвет фона во всех отправляемых вами сообщениях электронной почты.
Вот шаги для создания HTML-шаблона электронной почты для Outlook:
- Создайте новое сообщение электронной почты и оформите его по своему усмотрению.
- Переключиться на Файл нажмите кнопку Сохранить как и сохраните электронное письмо в виде HTML-файла в папку «Канцелярские товары» здесь:
C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
Вы также можете создать шаблон электронной почты Outlook с помощью любого другого HTML-редактора и сохранить полученный HTML-файл в той же папке. - Чтобы установить только что созданный шаблон в качестве темы электронной почты Outlook по умолчанию, перейдите к Вкладка «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Создать сообщения» и нажмите кнопку Канцелярские товары и шрифты.
- Найдите свой шаблон электронной почты в списке тем Outlook и нажмите ХОРОШО чтобы установить его в качестве темы электронной почты по умолчанию.
С этого момента ваш новый шаблон электронной почты Outlook будет автоматически применяться ко всем сообщениям, которые вы создаете.
Где найти бесплатные шаблоны писем?
В Интернете есть множество бесплатных готовых к использованию шаблонов для всех возможных сценариев и случаев. Вот несколько примеров:
Конечно, шаблоны Outlook предоставляют множество полезных функций, которые могут сэкономить вам много времени. Но если вы ежедневно отправляете десятки повторяющихся писем, возможностей встроенных шаблонов Outlook может оказаться недостаточно. Например, что, если вы хотите ответить шаблоном в Outlook? И если вы создали несколько десятков шаблонов для разных случаев, как вы могли бы просмотреть их содержимое, чтобы выбрать наиболее подходящий? А если бы можно было вставить шаблон в сообщение одним щелчком мыши!
Звучит как список пожеланий для команды Microsoft Outlook? 🙂 Как бы фантастично это ни звучало, все эти возможности уже реализованы в наших собственных шаблонах для писем Outlook, и в следующем разделе показано, как их использовать.
Общие шаблоны электронной почты — быстрый способ ответить с помощью шаблона в Outlook
Если вы ищете шаблоны электронной почты, которые можно использовать в любое время с любого устройства (включая настольный и онлайн-версию Outlook, Windows и Mac), вам наверняка понравятся наши новые общие шаблоны электронной почты. Этот инструмент не требует переключения на другие вкладки, создания ярлыков на рабочем столе и тому подобного. Все делается прямо в окне сообщения электронной почты:
- Напишите сообщение, как обычно, и сохраните его как шаблон.
- Включите ссылки и изображения.
- Прикрепите файлы, если необходимо.
- Поместите заполняемые или раскрывающиеся поля, где это необходимо.
- Нажмите, чтобы вставить шаблон.
После создания шаблона вы можете использовать его лично или поделиться им со своими товарищами по команде.
Скриншот ниже дает представление о том, как могут выглядеть ваши шаблоны электронной почты:
Это было просто краткое введение в этот удивительный инструмент. Я приглашаю вас заглянуть на эту страницу, чтобы открыть для себя еще много интересных возможностей!
