как создать и использовать

В статье объясняется, что такое Quick Steps в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 и Outlook 2013, и как интегрировать их в рабочий процесс электронной почты, чтобы автоматизировать повторяющиеся действия и исключить ненужные клики.

Делая одно и то же изо дня в день, больше всего раздражает необходимость делать это каждый раз с нуля. Что бы вы сказали, если бы вместо утомительных многоступенчатых процессов вы могли выполнять свои электронные письма одним нажатием кнопки? Это то, о чем Outlook Quick Steps.

Быстрые действия с Outlook

Быстрые шаги в Outlook — это своего рода ярлыки, которые позволяют выполнять определенную последовательность действий одним щелчком мыши.

Например, если вы часто перемещаете или копируете входящие сообщения в какую-либо папку для последующего просмотра, быстрый шаг может ускорить выполнение задачи. Или вы можете автоматически отправить ответ и удалить исходное сообщение, чтобы ваш почтовый ящик не засорялся ненужными электронными письмами. Что особенно полезно, так это возможность включать несколько действий в один шаг. Например, вы можете переместить сообщение в определенную папку, пометить его как непрочитанное, переслать своим товарищам по команде и добавить скрытую копию своему менеджеру, и все это с помощью одного ярлыка!

Еще одна замечательная особенность Quick Steps заключается в том, что они полностью настраиваемые, поэтому вы можете автоматизировать практически любые рутинные операции с помощью пользовательской команды.

Чтобы настроить Quick Steps в Outlook, вы можете выбрать один из следующих подходов:

• Настройте шаги по умолчанию.
• Создайте свой собственный.
• Продублируйте и отредактируйте любой из существующих шагов.

Далее мы подробно обсудим каждый вариант, чтобы вы могли сразу же приступить к использованию этой замечательной функции.

Быстрые действия доступны во всех современных настольных версиях, включая Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013. В Outlook Online эта функция не поддерживается.

Быстрые шаги по умолчанию в Outlook

Microsoft Outlook имеет пять предустановленных шагов. Вы можете найти их на Дом вкладка, в Быстрые шаги группа:

• Переместить в — перемещает выбранное письмо в указанную папку и отмечает его как прочитанное.
• Менеджеру – пересылает выбранное сообщение вашему менеджеру. Если в вашей организации используется Microsoft 365 или Exchange Server, имя руководителя может находиться в глобальном списке адресов и автоматически вставляться в поле «Кому». в противном случае вы можете указать его вручную.
• Электронная почта команды — пересылает выбранное сообщение вашим коллегам. В зависимости от того, как администратор Exchange Server настроил ваш почтовый ящик, адреса членов вашей команды могут быть обнаружены и заполнены Outlook. Если нет, вам придется заполнить их самостоятельно.
• Готово — сообщение помечается как прочитанное и завершенное, а затем перемещается в указанную папку.
• Ответить и удалить — открывает ответ на выбранное сообщение, а затем перемещает исходное сообщение в Удаленные объекты папка.

Эти предопределенные шаги почти готовы для использования, «почти» здесь ключевое слово. При попытке использовать встроенный быстрый шаг в первый раз вам будет предложено настроить его. Но не расстраивайтесь — настройка не сложнее, чем выбор целевой папки или адрес электронной почты. Чтобы лучше понять, как это работает, давайте рассмотрим практический пример.

Допустим, вы хотите переслать данное сообщение своему руководителю. Вы нажимаете на Менеджеру шаг, и Первая настройка появляется окно. Что вам нужно сделать, это просто ввести адрес электронной почты менеджера в поле К… поле и нажмите Сохранять.

Чтобы получить дополнительные параметры, нажмите кнопку «Параметры» в левом нижнем углу, а затем нажмите «Показать параметры» под К… коробка:

Теперь вы можете установить приоритет, пометить сообщение или указать адреса электронной почты для копий Cc и Bcc.

Советы:

• Чтобы включить больше действий в один и тот же шаг, щелкните значок Добавить действие кнопка.
• Чтобы быстрый шаг выполнялся, не отрывая рук от клавиатуры, вы можете назначить ему определенную комбинацию клавиш — см. Быстрая клавиша коробка в нижней части окна.

Как создать Quick Step в Outlook

Если ни один из встроенных шагов не автоматизирует набор необходимых вам действий, вы можете легко создать свой собственный. Чтобы настроить быстрый шаг с нуля, вам нужно сделать следующее:

1. в Быстрые шаги нажмите «Создать новый».
   
2. в Редактировать быстрый шаг диалоговое окно, самое первое, что вы делаете, это называете свой шаг. Для этого введите описательный текст в Имя поле, например Ответить и следить.
   
3. Далее выберите действие, которое хотите выполнить. Нажмите на Выберите действие раскрывающемся списке, прокрутите список и выберите соответствующий вариант. Некоторые действия предоставят вам дополнительные параметры для выбора позже.

   В этом примере наша цель — ответить на сообщение с помощью шаблона, поэтому мы выбираем «Ответить всем».
   

4. Чтобы настроить свой ответ, щелкните ссылку Показать параметры под К… поле, а затем введите свой ответ в поле Текст коробка. При желании вы можете добавить получателей копии и/или скрытой копии, пометить сообщение и установить приоритет. Поскольку мы намерены продолжить работу, мы установили Флаг к На этой неделе.
   
5. Если ваш быстрый шаг не должен ограничиваться одним действием, нажмите кнопку «Добавить действие» и выберите второе действие. В нашем случае это перемещение сообщения в Следовать за папка.
   
6. Аналогичным образом настройте все остальные действия, которые вы хотите выполнить. Например, вы можете переслать исходное сообщение своим коллегам или переслать электронное письмо в качестве вложения своему руководителю.
7. При желании назначьте быстрому шагу одну из предопределенных клавиш быстрого доступа.
8. При желании введите всплывающую подсказку, которая будет отображаться при наведении указателя мыши на этот быстрый шаг (это может быть особенно полезно, когда у вас много разных элементов).

   После всех настроек наш окончательный шаблон Quick Steps выглядит следующим образом:

   • Он выполняет три действия: отвечает шаблоном (1), перемещает исходное сообщение в специальную папку, чтобы продолжить работу позже (2), пересылает сообщение коллегам (3).
   • Его можно вызвать, нажав сочетание клавиш Ctrl + Shift + 1 (4).
   • Подсказка, напоминающая, что на самом деле делает этот быстрый шаг, появится, когда вы наведете на него курсор (5).

   

9. Когда закончите, нажмите «Готово», и ваш только что созданный быстрый шаг сразу же появится на ленте.
   

Как дублировать существующий быстрый шаг

В ситуации, когда вы хотите создать быстрый шаг, очень похожий на тот, который у вас уже есть, но с небольшим изменением (например, переслать сообщение другому человеку или перейти в другую папку), самый быстрый способ — продублировать существующий элемент. Вот как:

1. в Быстрые шаги группа, щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу.
2. в Управление быстрыми шагами В открывшемся окне выберите шаг, который хотите скопировать, и нажмите Дублировать.
   
3. в Редактировать быстрый шагвведите другое имя, при необходимости измените действия и нажмите «Готово».

Как использовать быстрые шаги в Outlook

Чтобы выполнить действия, включенные в быстрый шаг, просто выберите сообщение, а затем либо щелкните быстрый шаг на ленте, либо нажмите назначенную ему комбинацию клавиш.

Имейте в виду, что не все действия выполняются автоматически. В случае Отвечать или же Вперед, откроется ответное или переадресованное сообщение, чтобы вы могли просмотреть его и внести необходимые изменения. Сообщение будет отправлено только тогда, когда вы нажмете кнопку Отправлять кнопка. При необходимости вы можете отозвать отправленное электронное письмо.

Активны только те шаги, которые доступны в данный момент времени. Те, которые недоступны, выделены серым цветом, указывая на то, что вы не можете использовать их прямо сейчас. Например, если сообщение не выбрано, из всех встроенных шагов Электронная почта команды будет активен, потому что другие значения по умолчанию применяются к существующему сообщению.

Как управлять, изменять и удалять Quick Steps

Чтобы управлять быстрыми действиями, щелкните стрелку запуска диалогового окна в правом нижнем углу окна. Быстрые шаги группа:

Это откроет Управление быстрыми шагами окно со следующими параметрами:

1. Редактировать — изменить существующий быстрый шаг, либо стандартный, либо ваш пользовательский.
2. Дублировать — сделать копию выбранного быстрого шага.
3. Удалить – безвозвратно удалить выбранный элемент.
4. Стрелки вверх и вниз — переупорядочивайте быстрые шаги на ленте.
5. Новый — создать новый быстрый шаг.
6. Восстановить настройки по умолчанию — восстановить стандартные быстрые шаги до исходного состояния и удалить созданные вами. Поскольку это действие нельзя отменить, пожалуйста, хорошо подумайте, прежде чем выполнять сброс.

Помимо Управление быстрыми шагами диалоговом окне выше, вы можете быстро изменить, скопировать или удалить конкретный элемент, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав действие из контекстного меню:

Где хранятся быстрые шаги Outlook?

Быстрые шаги Outlook находятся в скрытой папке в вашем почтовом ящике или PST-файле.

Если вы используете учетную запись POP3, вы можете просто импортировать исходный файл .pst на новый компьютер, и Quick Steps также будет перемещаться вместе с ним (конечно, если все сделано правильно). Дополнительные сведения см. в разделе Как экспортировать и импортировать файл .pst.

Для пользователей Exchange никаких специальных действий не требуется — как только вы настроите свою учетную запись Exchange на новом компьютере, ваши Быстрые шаги будут там.

Для учетных записей IMAP миграция сложнее — вы можете использовать инструмент MFCMAPI для доступа к данным вашего почтового ящика и экспорта/импорта Quick Steps на новый компьютер.

Вот как можно создавать и использовать Quick Steps в Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также могут заинтересовать