Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets

Финансы могут быть сложной задачей, но благодаря Google Sheets отслеживание ваших расходов не должно быть проблемой. Вам также не придется инвестировать в другое программное обеспечение.

Финансы могут быть сложной задачей, но благодаря Google Sheets отслеживание ваших расходов не должно быть проблемой. Вам также не придется инвестировать в другое программное обеспечение.

С помощью простого трекера расходов, созданного с помощью Google Sheets, вы можете отслеживать свои расходы и быть уверенными, что не перерасходуете.

Что должен включать в себя ваш трекер расходов?

Отслеживание своих расходов может показаться сложной задачей, если вы никогда не делали этого раньше, но простота поможет вам начать работу. Начните с создания двух листов в своей электронной таблице: один для записи ваших расходов, а другой для их суммирования и визуализации.

Первый рабочий лист должен содержать как минимум следующие 5 столбцов:

1. Местоположение: магазин, который вы посетили.
2. Категория: Тип приобретенного вами товара.
3. Сумма: общая сумма, которую вы заплатили в этой транзакции.
4. Дата: дата совершения покупки.
5. Месяц: месяц, в котором находится дата покупки. Этот столбец будет использоваться для создания сводки.

Возможно, вы захотите углубиться и отслеживать каждый отдельный элемент, но это добавит время к процессу и вы можете потерять интерес. Если вы склонны забывать, что купили в магазине, добавьте столбец для быстрых общих заметок или просто для отслеживания чеков.

Создавайте раскрывающиеся меню с цветовой кодировкой для категорий расходов в Google Таблицах.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 1.

Вы можете использовать раскрывающийся список в Google Таблицах, чтобы добавлять категории к вашим транзакциям. Это позволит вам быстро выбрать опцию всего за несколько кликов, вместо того, чтобы каждый раз вводить ее вручную. Это также помогает обеспечить единообразие введенных вами данных, чтобы вы могли легко найти и отсортировать их позже.

Вы можете выполнить следующие шаги:

1. Выделите столбец «Категория». Удерживая CMD или CTRL, снимите флажок с ячейки заголовка.
2. Щелкните правой кнопкой мыши или трекпадом. Или выберите «Вставить» в верхнем меню. Нажмите «Раскрывающийся список». Это откроет боковую панель.
3. Введите категории, которые вы хотите включить, в текстовое поле. Нажмите «Добавить еще один элемент», чтобы создать дополнительные параметры, или нажмите Enter или Return на клавиатуре.
4. Раскрасьте свои категории в раскрывающееся меню слева от текстового поля и нажмите «Готово».

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 2.

Затем, если вы захотите вернуться и отредактировать или добавить в раскрывающийся список, вы можете снова найти меню, щелкнув правой кнопкой мыши одну из ячеек и снова выбрав «Раскрывающийся список». Вы также можете получить к нему доступ через меню «Данные» в верхней части экрана, где вы выбираете «Проверка данных». Теперь вы найдете список правил и сможете выбрать правило, которое хотите использовать.

Формат инструмента отслеживания

Если вы хотите, чтобы форматирование даты и валюты было одинаковым во всех ячейках Google Таблиц, вот как это сделать:

Формат даты

Если вы используете столбец даты и хотите обеспечить единообразие, вы можете добавить к ячейкам определенное форматирование. Для этого:

1. Выделите весь столбец по букве вверху.
2. На панели инструментов нажмите «Другие форматы» — его символ — 123.
3. Выберите дату — рядом с ней находится пример того, как будет отображаться дата.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 3.

Альтернативно вы можете сделать это, перейдя в меню «Формат» вверху и в разделе «Число» выберите «Дата» или «Пользовательская дата и время».

Формат месяца

Вместо того, чтобы вводить месяц каждый раз при вводе какой-либо транзакции, лучше использовать функцию ТЕКСТ для автоматического извлечения и отображения названия месяца из даты покупки. Для этого перейдите в первую строку столбца Месяц и введите следующее:

=ТЕКСТ(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, “ммм”)

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 4.

Итак, если дата находится в ячейке D2, формула будет выглядеть так:

=ТЕКСТ(D2, «ммм»)

Это вернет первые три буквы месяца в столбце «Месяц». После применения к первой ячейке вы можете выделить первую ячейку и перетащить ее вниз, чтобы применить к другим ячейкам в столбце.

Формат валюты

Чтобы добавить форматирование валюты в столбец суммы, выделите весь столбец > Дополнительные форматы и щелкните знак доллара ($) на панели инструментов. Вы также можете найти эту опцию в меню «Формат» в разделе «Число». Здесь вы можете выбрать «Валюта», «Округленная валюта» и «Пользовательская валюта».

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 5.

Пользовательские валюты позволяют вам переключать способ отображения десятичных знаков и символов, указывать тип используемых вами долларов или полностью выбирать другую валюту.

Создайте сводку затрат с помощью функций

После того как вы создали таблицу для записи своих расходов, переключитесь на новую таблицу, чтобы суммировать свои расходы.

В ячейках B1–M1 введите первые три буквы названия каждого месяца. Столбец N будет использоваться для общих категорий. Аналогично со второй ячейки столбца А начните вводить категории расходов.

Обязательно укажите те же категории, что и в раскрывающемся списке на первом листе. После ввода всех категорий следующая ячейка в столбце будет использоваться для итоговой суммы за месяц.

Теперь, когда у вас есть базовая структура, пришло время использовать функцию СУММИФ для заполнения сводки. Эта функция суммирует выбранный диапазон, если соблюдено несколько условий.

В ячейку B2 введите формулу

=СУММИФ(Сумма чисел, включая месяц, Категория, категория, A2, Месяц, месяц, месяц. тянь, B1).

Затем сделайте все ссылки на ячейки абсолютными, выбрав ссылку на ячейку и нажав F4. Затем удалите знак $, который появляется перед цифрами 2 (в A2) и B (в B1).

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 6.

В примере функция будет выглядеть так:

=СУММИФ(Лист2!$C$2:$C$100,Лист2!$B$2:$B$100,$A2,Лист2!$E$2:$E$100,B$1)

После ввода формулы выберите ячейку B2 и перетащите вниз к последней ячейке перед строкой «Итог за месяц». Затем выберите весь диапазон от ячейки B2 до последней ячейки перед итогом за месяц и перетащите вправо до столбца M.

Затем в столбце N2 введите формулу =SUM(B2:M2) и перетащите вниз. Аналогичным образом используйте функцию СУММ в разделе «Итог за месяц», чтобы сложить расходы всех категорий, понесенные в определенном месяце.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 7.

Теперь, когда вы добавляете расходы в первый лист, Google Таблицы будут продолжать добавлять их в соответствующий месяц и категорию в сводке. Кроме того, вы можете увидеть, сколько вы тратите каждый месяц и сколько вы потратили на определенную категорию за год.

Визуализация затрат с помощью круговых диаграмм и спарклайнов

Чтобы лучше понять свои привычки расходования средств, вы можете визуализировать свои расходы с помощью Google Таблиц.

Сначала добавьте спарклайн, чтобы увидеть, как ваши расходы на определенную категорию меняются каждый месяц. В ячейку O2 введите формулу ниже:

=СПАРКЛИНИЯ(B2:M2)

Затем прокрутите вниз до последней категории. Вы также можете настроить внешний вид спарклайна.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 8.

Затем добавьте круговую диаграмму, чтобы увидеть разбивку общих затрат по категориям. Для этого выберите Вставка > Диаграмма. Это добавит новую диаграмму и откроет редактор диаграмм на боковой панели.

В раскрывающемся списке типа диаграммы выберите Круговая диаграмма или Круговая 3D-диаграмма. В разделе «Диапазон данных» добавьте диапазон N1:N8 (или любую другую ячейку). Затем нажмите «Добавить метку» и значок с четырьмя квадратами, чтобы выбрать диапазон данных для метки.

Здесь введите диапазон A1:A8 . Таблицы теперь будут отображать круговую диаграмму с разбивкой ваших затрат.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 9.

Используйте фильтры для просмотра категорий расходов.

Если вы хотите отсортировать или скрыть транзакции, вы можете добавить фильтры в свои Google Таблицы. Для этого выберите столбец, который хотите отсортировать, и нажмите значок «Создать фильтр» на панели инструментов. Рядом с заголовком столбца появятся три строки.

Нажмите на три линии, и вы увидите список опций. В столбцах категорий вы можете использовать фильтр по значению, чтобы быстро отобразить категорию. Используйте флажок под заголовком, чтобы выбрать или отменить выбор по имени.

Вы также можете использовать сортировку от А до Я в столбце суммы, чтобы просмотреть свои транзакции от наименее дорогих к самым дорогим, или Сортировку от Я до А для сортировки в обратном порядке.

Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Sheets. Изображение 10.

С помощью этого простого трекера расходов вы сможете четко отслеживать свои расходы. Кроме того, в отличие от шаблонов, которые вы загружаете из Интернета, если с вашей таблицей что-то пойдет не так, вы точно будете знать, как это исправить.

Вы можете использовать приложение Google Таблицы на своем телефоне, чтобы легко вводить транзакции на ходу. Таким образом, вам не придется иметь дело со всем в конце месяца. А еще лучше, вы можете создать электронную таблицу, чтобы заранее планировать свои расходы.

Изабелла Хамфри

Обновление от 11 января 2025 г.