Как создать динамические шаблоны электронной почты Outlook для текущего пользователя

Прочитав эту запись в блоге, вы узнаете, как автоматически переключать изображения, вложения и текст в общем шаблоне Outlook в зависимости от текущего пользователя.

Допустим, у вас есть действительно хороший шаблон, и ваши товарищи по команде с удовольствием использовали бы его в своей переписке, но вы застряли на том, чтобы сделать этот шаблон динамическим. Проблема в том, что каждый из ваших коллег хотел бы получать разные изображения, отдельные вложения и определенный текст, добавляемый в шаблон каждый раз, когда они его используют. Итак, когда шаблон будет вставлен в тело письма другим человеком, все это должно измениться автоматически.

Вы считаете, что такая задача слишком сложна? Ничего подобного… для нашей умной надстройки Shared Email Templates 🙂 Всего несколько шагов, и динамический шаблон Outlook для вашей команды будет готов.

Шаг 1. Подготовьте таблицу Excel

Во-первых, убедитесь, что у вас есть все необходимые переменные в одной и той же таблице Excel, сохраненной, скажем, в OneDrive. Как бы Вы это сделали? Проверьте как структуру, так и содержимое вашей таблицы:

Крайний левый столбец таблицы должен содержать адреса электронной почты ваших коллег. Они будут своего рода ориентирами для общих шаблонов электронной почты. С их помощью надстройка сможет найти подходящее изображение, вложение и текст для каждого человека.
Все остальные столбцы зарезервированы для элементов, которые будут динамически вставляться в электронное письмо. Я имею в виду фрагменты текста и ссылки на файлы, которые интересуют ваших товарищей по команде. Обязательно создайте эти ссылки с надстройкой Shared Email Templates, как описано ниже, иначе они не будут работать должным образом.

Шаг 2. Создайте правильный контент для таблицы

На этом этапе ваша таблица может выглядеть так:

Адреса электронной почты, на которые зарегистрированы учетные записи общих шаблонов электронной почты ваших товарищей по команде, находятся в столбце A. Адреса электронной почты на моих скриншотах вымышлены — просто для примера 🙂

Столбец B («Изображение»), столбец C («Текст») и столбец D («Вложение») все еще пусты и должны быть заполнены. Давайте получим соответствующие данные для них.

Изображения для вставки: как получить ссылку, которая будет работать

Запустите общие шаблоны электронной почты.
Нажмите кнопку «Новый шаблон», а затем нажмите кнопку Вставить макрос значок.
Вы увидите список всех макросов надстройки. Найдите и выберите этот: ~%InsertPictureFromOneDrive.
Выберите файл, содержащий одно из изображений, которые вы хотите поменять местами.
Примечание. Не забудьте поделиться этими файлами заранее. В противном случае ваши коллеги не будут иметь к ним доступа.
Заполните поля Вставить изображение диалоговое окно (так, как вам нужно) и нажмите «Вставить».
Найди Просмотр HTML а также Просмотр содержимого шаблона значки на панели инструментов редактора. Они соседи 🙂 Нажмите на любой из них:
Выберите и скопируйте макрос ~%InsertPictureFromOneDrive вместе с созданной ссылкой:
Вставьте скопированную строку в таблицу Excel.
Примечание. Убедитесь, что адрес электронной почты вашего товарища по команде, для которого предназначено изображение, находится в той же строке:
Таким же образом получите ссылки на другие изображения и вставьте их в соответствующие строки:

Текст для добавления: как правильно оформить

Теперь пришло время заняться текстом.

Если вас устраивает простой текст, который вообще не имеет форматирования, просто введите необходимые выдержки один за другим в отдельной ячейке (конечно, справа от соответствующего адреса электронной почты). Надстройка перенесет этот текст в ваш шаблон как есть.

Вы бы предпочли выделить некоторые фразы жирным шрифтом, цветом или курсивом? Если это так, отформатируйте их с помощью стандартных тегов HTML или позвольте надстройке сделать это за вас. Вот как:

Создайте новый шаблон, нажав кнопку «Новый шаблон».
Наберите текст, который нужен любому из ваших коллег, и отформатируйте его с помощью значков на панели инструментов редактора:
Когда вы закончите, нажмите кнопку Просмотр HTML значок, чтобы скопировать строки, которые вы увидите в Просмотр HTML окно:
Кончик. Вы также можете скопировать эти строки из Просмотр содержимого шаблона.
Вставьте строки в таблицу Excel. Не забывайте, что они должны быть в той же строке, что и адрес электронной почты человека, который заинтересован в использовании этого текста:
Кончик. Если в вашем тексте есть разрывы строк, выберите интересующую ячейку и вставьте текст непосредственно в строку формул, чтобы избежать разделения.
Таким же образом заполните остальные столбцы:

Файлы для прикрепления: Как получить ссылку, которая будет работать

Что касается файлов, которые необходимо прикрепить, обработайте их макросом ~%AttachFromOneDrive:

Запустите общие шаблоны электронной почты и нажмите «Новый шаблон».
Перейдите на панель инструментов редактора, нажмите Вставить макроси выберите ~%AttachFromOneDrive.
Найдите и выберите один из тех общих файлов, которые ваши коллеги хотели бы прикрепить.
Нажмите Просмотр HTML или же Просмотр содержимого шаблона.
Выберите весь макрос ~%AttachFromOneDrive — от тильды до закрывающей квадратной скобки:
Скопируйте и вставьте выбранную строку в таблицу Excel:
Сделайте это для всех интересующих файлов:

Шаг 3. Создайте набор данных из файла Excel

Преобразуйте таблицу Excel в набор данных общих шаблонов электронной почты. Вот подробная инструкция: Подключить таблицу Excel.

Шаг 4. Сделайте шаблон Outlook динамическим

Наконец, ваш набор данных готов, и все, что вам нужно сделать, это изменить свой шаблон.

Как добавить изображение для текущего пользователя

Пусть два наших макроса — ~%DatasetValue и ~%ProfileProperty — работают на вас 🙂

Найдите существующий шаблон, который вы хотите сделать динамическим, и откройте его в Редактировать режим. (Или создайте новый шаблон с нуля, если хотите.)
Решите, где именно появится изменяющееся изображение, и поместите туда курсор.
Нажмите на Вставить макрос значок и выберите ~%DatasetValue из списка.
В диалоговом окне макроса, которое вы увидите, сделайте следующее:
- Выберите необходимый набор данных (в моем случае «NewTeam_members»).
- Выберите столбец, содержащий возвращаемые значения (в моей таблице Excel это «Изображение»).
- Выберите любой элемент в разделе “Ключевое значение“, чтобы удалить его, и введите “~%ProfileProperty[EmailAddress]” вместо.
Щелкните Вставить и сохранить.

Поздравляю! 🙂 Вы только что вложили макрос ProfileProperty в макрос DatasetValue. Хотите знать, для чего? 🙂 Макрос ProfileProperty принесет адрес электронной почты текущего пользователя и, таким образом, «укажет» правильное направление для макроса DatasetValue. В свою очередь, макрос DatasetValue отследит нужную ячейку в вашем наборе данных и извлечет интересующее изображение, которое возвращает макрос ~%InsertPictureFromOneDrive.

Как добавить определенный текст для текущего пользователя

Способ предоставления текущему пользователю определенного фрагмента текста существенно не отличается от получения для него другого изображения:

Вернитесь к редактированию шаблона, чтобы снова вставить макрос ~%DatasetValue.
в Значение набора данных диалоговое окно, выберите нужный набор данных, выберите столбец с текстовыми фрагментами (я выберу «NewTeam_members» и «Текст») и выберите любую строку в Ключевое значение выпадающее меню, чтобы заменить его на “~%ProfileProperty[EmailAddress]”:
Вставьте макрос и сохраните шаблон.

Отныне макросы, работающие в коалиции, легко найдут адрес электронной почты текущего пользователя в указанном наборе данных и вернут нужный вашему коллеге текст.

Как добавить вложение для текущего пользователя

С отработанной легкостью 🙂 вставьте еще один макрос DatasetValue в текст вашего шаблона. На этот раз это необходимо для того, чтобы каждому пользователю было выведено индивидуальное приложение.

в Редактировать режим, нажмите Вставить макрос и выберите ~%DatasetValue.
Заполните поля диалогового окна макроса, выбрав правильный набор данных (я выберу «NewTeam_members»), выбрав столбец с макросами ~% AttachFromOneDrive в нем (я выберу «Attachment») и поместив «~% ProfileProperty[EmailAddress]”вместо любого элемента из Ключевое значение список:
Нажмите «Вставить» и сохраните шаблон.

Хорошо пойти 🙂

Ура, ваш динамический шаблон готов 🙂 Только что измененная часть может выглядеть так:

Если я являюсь текущим пользователем, шаблон, вставленный в тело сообщения электронной почты, будет включать в себя приведенное ниже вложение, изображение и текст:

Если текущим пользователем является мой коллега Алексей, тот же набор макросов принесет ему другую комбинацию вставляемых элементов:

Если текущий пользователь — моя коллега Катя, вставленное вложение, изображение и текст будут такими:

Теперь вы знаете секрет создания динамических шаблонов электронной почты Outlook и можете поделиться им со своими коллегами. Или… можно оставить себе и стать незаменимым для своей команды 😉