Как создать автотекст в Word

Вы устали от необходимости многократно вводить один и тот же текст в Microsoft Word? Если вам часто приходится вводить такие вещи, как названия и адреса компаний или какой-либо популярный текст для многих типов документов, функция автотекста в Word станет отличным помощником.

Вы можете хранить текстовые блоки в автотексте и легко вставлять их в любой документ Word разными способами. Сегодня TipsMake.com покажет вам, как создавать, редактировать и удалять автотекст, а также некоторые простые способы их вставки в любой документ Word.

Управление автотекстом в Microsoft Word

1. Показывать разметку абзацев в документах
2. Создать новый автотекст
3. Вставить автотекст из вкладки “Вставить”
4. Вставить автотекст с автозаполнением
5. Добавить автотекст на панель быстрого доступа
6. Создать ярлык для автотекста
7. Изменить содержимое автотекста
8. Редактировать существующие свойства AutoTex
9. Удалить автотекст

Показывать разметку абзацев в документах

Если вы хотите отформатировать все сегменты, включая последний абзац, сохраненные вместе с текстом в записи автотекста, выберите последний знак абзаца. Знак ¶ в конце каждого абзаца сохраняет формат этого сегмента. Если был применен какой-либо формат символов, например полужирный или курсив, он будет автоматически сохранен в автотексте.

Если вы не видите абзацы в документе, щелкните вкладку «Главная». В разделе «Абзац» щелкните значок ¶. Теперь вы можете увидеть последний абзац и выделить его.

Создать новый автотекст

Чтобы создать новый автотекст, выберите текст, который вы хотите добавить в коллекцию автотекста. Или, если у вас нет доступного текста, введите текст в документ и выберите его.

На вкладке «Вставка» щелкните «Быстрые части» в разделе «Текст». Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите в подменю «Сохранить выделение в галерее автотекста».

Вы можете видеть другие элементы в библиотеке автотекста, например, элементы, которые вы скопировали в Spike.

Примечание. Вы также можете увидеть параметр «Сохранить выделенный фрагмент в галерее быстрых деталей», доступный в нижней части меню «Быстрые детали». Этот параметр добавляет выделенный текст как запись быстрых частей, а не автотекст. Быстрые части и записи автотекста являются строительными блоками и сохраняются для дальнейшего использования. Вы можете сохранить запись как быструю часть, но сегодняшнее содержание статьи относится только к автотексту.

Откроется диалоговое окно «Создать новый стандартный блок». Введите имя для автотекста в разделе «Имя». Затем в статье будет показано, как импортировать автотекст в документ, просто набрав несколько символов. Для этого вы должны сделать первую часть имени автотекста отличной от остального автотекста. Если имя записи совпадает с именем других записей, вам придется ввести больше символов, поэтому Word не знает, какой элемент вы хотите вставить.

Убедитесь, что автотекст выбран в раскрывающемся списке Галерея (этот параметр установлен по умолчанию).

Общие выбраны по умолчанию в раскрывающейся категории Категория. В этом примере единственный вариант – General. Но вы также можете создать собственную категорию, выбрав «Создать новую категорию» в раскрывающемся списке. Введите имя настраиваемой категории в диалоговом окне «Создать новую категорию» и нажмите «ОК». Новые категории будут добавлены и автоматически выбраны в раскрывающемся списке.

Вы можете ввести описание автотекста, чтобы уточнить его предполагаемое использование. Если элемент уже очищен, описание не требуется.

Автотекст хранится в шаблонах, а не в документах. Таким образом, эти элементы будут доступны в любом документе в соответствии с ранее сохраненным шаблоном. Стандартный шаблон – это вариант по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранить в. Вы можете сохранить автотекст в настраиваемом шаблоне. В примере будут сохранены настройки по умолчанию и новая запись будет сохранена в шаблоне Normal.dotm.

Примечание. Чтобы сохранить автотекст в настраиваемом шаблоне, этот шаблон должен быть открыт, чтобы он был доступен в раскрывающемся списке «Сохранить в».

Наконец, в разделе «Параметры» есть несколько опций:

1. Чтобы вставить автотекст на отдельную страницу документа, выберите «Вставить содержимое на отдельную страницу». Этот параметр прерывает текст из автотекста из остальной части документа с помощью функции разрывов страниц.
2. Чтобы вставить автотекст в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, выберите «Вставить содержимое в отдельный абзац».
3. Для всего остального содержимого выберите «Вставить только содержимое».

Затем нажмите ОК.

Когда вы закрываете последний открытый документ Word, отображается следующее диалоговое окно, если этот параметр включен, предлагая вам сохранить шаблон Normal.

Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить шаблон «Normal.dotm» с добавленным автотекстом.

Примечание. Если Word не предлагает сохранить шаблон Normal после внесения изменений, см. Раздел ниже, чтобы включить этот параметр.

Если вы не получаете указанное выше диалоговое окно и хотите, чтобы вас попросили сохранить шаблон Normal при изменении, перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно». В разделе «Сохранить» справа выберите поле «Запрашивать перед сохранением». Затем нажмите ОК.

Вставить автотекст из вкладки “Вставить”

Есть несколько простых способов вставить автотекст в документы Word. Первый способ – использовать кнопку «Быстрые детали».

В разделе «Текст» на вкладке «Вставка» щелкните «Быстрые части».

Наведите указатель мыши на автотекст в меню и щелкните элемент автотекста, который вы хотите вставить, из подменю.

Вставить автотекст с автозаполнением

Другой способ вставить автотекст – начать вводить имя этого элемента. В небольшом всплывающем окне отображается часть соответствующего автотекста и предлагается нажать клавишу «Ввод» для вставки. Нажмите Enter, чтобы вставить запись в документ в месте курсора. Вы также можете нажать F3, чтобы вставить соответствующий элемент.

В документ вставляется содержимое автотекста, включая исходный формат и разрывы строк.

Если вы не видите предложение автозаполнения, когда начинаете вводить имя автотекста, значит, опция Показать предложения автозаполнения не включена.

Чтобы включить эту опцию, перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно».

В разделе «Параметры редактирования» установите флажок «Показать предложения автозаполнения» и нажмите кнопку «ОК».

Теперь вы увидите всплывающее окно автотекста при вводе его имени. Нажмите Enter, чтобы вставить.

Добавить автотекст на панель быстрого доступа

Вы можете ускорить и упростить вставку записей автотекста, добавив кнопку автотекста на панель быстрого доступа.

Щелкните стрелку вниз на панели инструментов быстрого доступа и выберите Дополнительные команды.

Появится экран панели быстрого доступа в диалоговом окне “Параметры Word”.

Выберите «Все команды» из раскрывающегося списка «Выбрать команды из».

Затем выберите Автотекст в списке слева и нажмите Добавить, чтобы добавить кнопку Автотекст в список справа. Щелкните ОК.

Чтобы вставить автотекст, нажмите кнопку «Автотекст» на панели быстрого доступа и выберите элемент в меню.

Создать ярлык для автотекста

Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, вы можете добавить ярлык (ярлык) для созданного автотекста.

Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите «Настроить ленту».

Откроется экран «Настроить ленту» в диалоговом окне «Параметры Word».

Внизу списка команд слева нажмите «Настроить» рядом с «Сочетания клавиш».

В разделе «Категории» диалогового окна «Настройка клавиатуры» выберите «Стандартные блоки».

Затем выберите свой автотекст в поле “Стандартные блоки” справа. Например, выберите запись MyAddress.

Поместите курсор в поле «Нажать новую комбинацию клавиш» и нажмите сочетание клавиш, которое хотите использовать.

Щелкните Назначить.

Ярлык был добавлен в поле «Текущие ключи». Щелкните “Закрыть”.

Нажмите ОК в диалоговом окне “Параметры Word”, чтобы закрыть его.

Теперь вы можете использовать новый ярлык для вставки автотекста.

Изменить содержимое автотекста

Что делать, если вам нужно изменить созданную запись автотекста? Возможно, вы переехали в новое место и, например, вам нужно изменить адрес в Автотексте.

Сначала введите весь измененный элемент в новый или существующий документ Word. Затем выберите его в последнем абзаце, если вы хотите сохранить формат.

На вкладке «Вставка» щелкните «Быстрые части» в разделе «Текст». Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите «Сохранить выделение в галерее автотекста» в нижней части подменю.

В диалоговом окне «Создание нового стандартного блока» введите то же имя, что и существующий автотекст, который вы хотите изменить, в поле «Имя», а затем нажмите «ОК».

Нажмите Да, когда вас спросят: «Вы хотите переопределить запись стандартного блока?» .

Теперь вы можете вставить обновленный автотекст в любой новый или существующий документ Word.

Примечание. Изменение автотекста НЕ изменяет содержимое в ранее вставленных местах. Измененный автотекст используется только всякий раз, когда вы вставляете его после изменения.

Редактировать существующие свойства AutoTex

Помимо изменения содержимого автотекста, вы также можете изменить свойства этой записи, такие как сортировка, описание или шаблон, который в ней сохранен.

Чтобы изменить свойства автотекста, щелкните «Быстрые части» в разделе «Текст» на вкладке «Вставка» и выберите «Организатор стандартных блоков».

В диалоговом окне «Организатор стандартных блоков» вы увидите полный список всех соответствующих строительных блоков и имен, а также шаблоны галереи, категории и шаблонов, к которым они принадлежат. Строительные блоки перечислены в галерее в алфавитном порядке, определяя тип каждого строительного блока.

Вверху списка вы найдете автотекст. Выберите один из элементов, свойства которого нужно изменить, и нажмите «Изменить свойства».

Отображается диалоговое окно «Изменить стандартный блок» с параметрами, аналогичными параметрам поля «Изменить стандартный блок», используемым для создания автотекста.

Внесите любые изменения в поля Галерея, Категория, Описание, Сохранить в и Параметры. Дополнительные сведения об этих полях см. В новом разделе «Создание автотекста» в верхней части статьи. Затем нажмите ОК.

Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения подтверждения, чтобы сохранить изменения и переопределить автотекст.

Удалить автотекст

Если вы решите, что другой автотекст вам не нужен или вы не хотите его использовать, его можно удалить.

Чтобы удалить автотекст из списка стандартных блоков, щелкните «Быстрые части» в разделе «Текст» на вкладке «Вставка», затем выберите «Организатор стандартных блоков».

Выберите автотекст, который нужно удалить, в списке стандартных блоков.

Затем щелкните Удалить.

Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы удалить запись и удалить ее из списка стандартных блоков.

Нажмите «Закрыть» в диалоговом окне «Организатор стандартных блоков», чтобы вернуться к рабочему документу.

Автотекст – отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при импорте Word. Вы также можете автоматизировать задачи в Word с помощью макросов, чтобы сэкономить время и повысить производительность.

Надеюсь, у вас все получится.