Как сохранить электронную почту Outlook в формате PDF: одну, несколько, с вложениями

Хотите убедиться, что у вас есть цифровая резервная копия важных сообщений Outlook? Сохранение ваших электронных писем в формате PDF — лучший вариант. В этой статье мы покажем вам, как преобразовать электронное письмо в PDF во всех приложениях Outlook: классических, новых и веб-приложениях.

Вы когда-нибудь натыкались на электронное письмо в Outlook, которое слишком хорошо, чтобы просто лежать в почтовом ящике? Может быть, это важный трудовой договор, заветный бабушкин рецепт или забавный мем от друга. Что бы это ни было, будьте готовы открыть для себя очень простой способ преобразования этого электронного письма в PDF-файл – это все равно, что дать вашим сообщениям вторую жизнь!

Как сохранить электронную почту Outlook в формате PDF

Хотя классическое приложение Outlook не включает PDF в качестве одного из встроенных типов файлов «Сохранить как», оно предлагает опцию «Печать в PDF», которая позволяет легко конвертировать ваши сообщения в формат PDF. Вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. Откройте сообщение. В классическом настольном приложении Outlook откройте электронное письмо, которое хотите преобразовать в PDF.
2. Доступ к меню печати. Откройте меню «Файл» в верхнем левом углу окна Outlook и выберите «Печать». Альтернативно вы можете использовать сочетание клавиш печати Ctrl + P.
   

3. Выберите PDF-принтер. В раскрывающемся меню «Принтер» выберите Microsoft Print to PDF.
   

4. Отрегулируйте настройки (необязательно). Перед печатью вы можете нажать кнопку «Параметры печати», чтобы настроить параметры, например, какие страницы включать. Для более расширенных настроек, таких как ориентация страницы, шрифты, верхний или нижний колонтитул, перейдите в «Параметры страницы».
   

5. Распечатать. Как только все будет настроено по вашему вкусу, нажмите «Печать».
   

6. Сохранить как PDF. Появится диалоговое окно, предлагающее назвать PDF-файл и выбрать желаемое местоположение. После того, как вы это сделали, нажмите «Сохранить».
   

И вуаля! Ваша электронная почта Outlook преобразуется в файл PDF. Перейдите в папку назначения, чтобы еще раз убедиться, что все преобразовано правильно. Этот простой процесс преобразует ваши сообщения Outlook в доступные, общие и безопасные PDF-документы.

Примечание. Параметр «Печать в PDF» доступен только в Windows 10 и Windows 11, в Outlook 2010 или более поздней версии. Если вы не нашли эту функцию в Outlook, вы можете сначала сохранить электронную почту в формате HTML, а затем преобразовать ее в PDF, как описано в разделе этот пример.

Кончик. Как и сообщения, ваш календарь и контакты Outlook также готовы к преобразованию в PDF:

Как сохранить электронную почту в формате PDF в новом Outlook и веб-приложении

Новое приложение Outlook и онлайн-версия имеют функцию прямого сохранения в PDF, которая упрощает процесс преобразования важных сообщений в универсальный читаемый формат.

Вот как можно сохранить электронную почту в формате PDF в новом Outlook и в Интернете:

1. Начните с открытия сообщения, которое вы хотите преобразовать.
2. Нажмите кнопку «Печать» на верхней панели инструментов. Если он не отображается сразу, нажмите на три точки («Дополнительные параметры») в правом верхнем углу и выберите «Печать» в раскрывающемся меню.
   

3. Ваше сообщение откроется в новом окне. В левом верхнем углу этого окна нажмите «Печать».
   

4. Появится окно предварительного просмотра печати. Вместо отправки электронного письма на принтер выберите вариант «Сохранить как PDF» или «Microsoft Print в PDF». Здесь вы также можете настроить такие параметры, как макет и список страниц, которые следует включить. Чтобы получить дополнительные параметры, такие как размер бумаги, масштаб и поля, нажмите «Дополнительные настройки», чтобы расширить свой выбор.
   

5. Если вас устраивает предварительный просмотр, нажмите «Сохранить».
6. Вам будет предложено выбрать, где хранить PDF-файл. Имя файла будет автоматически создано на основе темы вашего электронного письма, но вы можете изменить его по своему усмотрению. Выберите пункт назначения и нажмите «Сохранить».
   

Таким образом, ваша электронная почта теперь представляет собой новый блестящий PDF-файл, готовый для любых целей — будь то архивирование, совместное использование или просто ведение цифрового бумажного журнала.

Примечание. Снимки экрана для этого раздела были сделаны в новом Outlook для Windows. В веб-приложении Outlook некоторые элементы интерфейса могут выглядеть немного иначе, но основные шаги остаются неизменными. Все дело в нажатии правильных кнопок в правильном порядке, и ваши сообщения будут сохранены в формате PDF в кратчайшие сроки 🙂

Как конвертировать несколько писем Outlook в PDF

Если вы хотите объединить несколько электронных писем в один файл PDF, процесс практически такой же, как преобразование одного сообщения, с небольшим изменением в начале.

Вот краткое описание, которое поможет вам экспортировать несколько электронных писем из Outlook в PDF:

1. Выберите все интересующие сообщения. Для этого щелкните каждое сообщение, удерживая клавишу Ctrl, или используйте клавишу Shift, чтобы выбрать диапазон электронных писем. Чтобы выбрать все сообщения в определенной папке, используйте сочетание клавиш Ctrl + A.
2. Выделив целевые электронные письма, нажмите «Файл» > «Печать» или нажмите Ctrl + P для просмотра ярлыков.
3. В меню печати убедитесь, что выбран параметр Microsoft Print to PDF, затем нажмите «Печать».
4. Выберите, где вы хотите сохранить вывод.
5. Дайте новому PDF-файлу имя, по которому его будет легко найти, и нажмите «Сохранить».

Вот и все готово! Ваши сообщения теперь аккуратно объединены в один PDF-файл.

Примечание. Как и в случае с другими расширенными функциями, печать нескольких электронных писем в PDF — это особая особенность классического настольного приложения Outlook. В новой версии Outlook и онлайн-версии в настоящее время нет прямого способа выполнения этой задачи.

Как конвертировать электронные письма Outlook в PDF с вложениями

Ваши сообщения Outlook могут содержать не только основной текст. Вложения в электронных письмах от коллег, родственников и друзей часто содержат настоящие сокровища. Будь то важный рабочий документ или любимый семейный фотоальбом, вложение также можно преобразовать в PDF вместе с самим сообщением. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам:

1. Установите «Печать в PDF» в качестве принтера по умолчанию. Outlook всегда отправляет вложения на принтер по умолчанию, поэтому этот шаг является ключевым, если вы хотите, чтобы вложения автоматически сохранялись в PDF. Перейдите в «Настройки системы» > «Bluetooth и устройства» > «Принтеры и сканеры», найдите Microsoft Print to PDF и нажмите кнопку «Установить по умолчанию».
   

2. Выберите целевые электронные письма. В Outlook откройте электронное письмо с вложениями, которые вы хотите сохранить в формате PDF. Или вы можете выбрать несколько сообщений из списка.
   

3. Откройте меню «Печать». Нажмите «Файл» > «Печать» или используйте сочетание клавиш Ctrl + P.
4. Выберите «Печать в PDF». В меню печати убедитесь, что в разделе «Принтеры» выбрана опция Microsoft Print to PDF.
5. Включить печать прикрепленных файлов. Нажмите «Параметры печати», чтобы получить доступ к дополнительным настройкам. В появившемся диалоговом окне установите флажок Печатать вложенные файлы.
   

6. При необходимости настройте дополнительные параметры. Не стесняйтесь настраивать дополнительные параметры, чтобы все было правильно.
7. Проверьте предварительный просмотр. На этом этапе может быть представлено только содержимое сообщения без вложений. Но не волнуйтесь, Outlook попросит вас открыть вложения на следующем шаге.
8. Сохраните электронное письмо в формате PDF. При появлении запроса выберите папку назначения для полученного PDF-файла и дайте ему имя.
9. Сохраните вложение в формате PDF. Некоторые типы файлов, возможно, придется открыть, прежде чем их можно будет распечатать. В таких случаях Outlook отобразит сообщение с просьбой открыть или сохранить вложения. Выберите «Открыть» (не «Сохранить», так как при этом прикрепленные файлы будут сохранены в текущих форматах). Затем выберите место для вложений и назовите их по своему усмотрению.
   

Готово и вытерто! Ваша электронная почта и вложения теперь будут преобразованы в отдельные PDF-файлы. Если вы выбрали несколько сообщений, они будут объединены в один PDF-файл, причем каждое вложение будет сохранено в отдельном PDF-файле.

Примечание. Этот метод применим к классическому приложению Outlook. К сожалению, в Outlook в Интернете и новом приложении Outlook прямая печать вложений из электронного письма невозможна. В этих версиях вам необходимо сначала сохранить каждое вложение в исходном формате, а затем преобразовать его с помощью предпочитаемого вами PDF-редактора или онлайн-конвертера.

Сохранение электронной почты Outlook в PDF в старых версиях

Если ваше приложение старше Outlook 2010 или ваша система предшествует Windows 10, у вас не будет утилиты прямой печати в PDF. Но не волнуйтесь: вы все равно можете экспортировать сообщения Outlook в PDF-файлы с помощью простого обходного пути.

Шаг 1. Преобразование электронного письма в формат HTML

1. Откройте интересующее сообщение.
2. Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как».
3. В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла (по умолчанию — тема сообщения) и выберите папку, в которой его следует сохранить.
4. В раскрывающемся списке «Тип файла» выберите «HTML» и нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Конвертируйте HTML-файл в PDF.

1. Запустите Microsoft Word и нажмите «Файл» > «Открыть».
2. Найдите HTML-файл, который вы сохранили ранее, и выберите его.
3. Открыв HTML-документ, нажмите «Файл» > «Сохранить как».
4. В раскрывающемся списке типов файлов выберите PDF (*.pdf) и нажмите «Сохранить».

Вот и все! Вы только что превратили свою электронную почту Outlook в PDF-файл без новых необычных функций. Это скорее ручной процесс, но он выполняет свою работу даже в старых версиях Outlook и Windows.

И вот оно — преобразование электронных писем в PDF в различных версиях Outlook. Теперь вы можете хранить важные сообщения в формате, к которому можно легко получить доступ и поделиться ими, независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете. Разве технологии не удивительны? 😉

Вас также может заинтересовать