Как сделать скрытую копию в Outlook вручную и автоматически

Знаете ли вы, что такое слепая копия и чем она отличается от копии? Как показать и скрыть строку Bcc? Как автоматически создавать скрытую копию для каждого отправляемого вами сообщения электронной почты или как всегда выполнять скрытую копию самостоятельно? Если нет, то все ответы вы найдете в этой статье.

Если ваша работа каким-либо образом связана с общением по электронной почте, вы можете часто слышать от своих коллег такую ​​просьбу: «Не могли бы вы прислать мне копию скрытой копии?» Или что-то менее вежливое от вашего босса: «Обязательно ставьте мне скрытую копию в каждом электронном письме, которое вы отправляете этому клиенту!» Но что на самом деле означает BCC и в чем разница между CC и BCC?

Ответ очень простой. В терминах электронной почты CC означает «точная копия», а BCC означает «слепая копия». Чтобы отправить копию своего сообщения кому-либо еще, вы можете добавить этого человека в поле «Копия» или «СК». Разница заключается в том, что адреса CC видны всем остальным получателям (т. е. всем, кто указан в полях «Кому», «Копия» и «СК»), в то время как получатели скрытой копии не видны никому, даже человеку, указанному в поле «Кому».

Далее в руководстве вы узнаете, как:

Как добавить скрытую копию в Outlook

По умолчанию поле BCC скрыто в Outlook, поэтому вы не можете его увидеть, когда пишете новое сообщение или отвечаете на чье-то электронное письмо. Если вы хотите отправить скрытую копию, сначала вам нужно сделать так, чтобы появилось поле BCC. Инструкция очень простая 🙂

Чтобы отобразить строку скрытой копии в Outlook, выполните следующие действия:

  1. В составляемом сообщении перейдите на вкладку «Параметры» > группу «Показать поля» и нажмите кнопку «Скрытая копия».
  2. В поле «Скрытая копия» введите адреса вручную или выберите контакты из адресной книги.
  3. Нажмите Отправить, когда закончите.

Вот и все! Отныне вы всегда будете видеть поле «Скрытая копия» при создании электронного письма в Outlook.
Добавьте строку BCC в Outlook.

Если вы отвечаете на электронное письмо из области чтения (он же встроенный ответ), вы найдете кнопку «Скрытая копия» на вкладке «Сообщение» в группе «Показать поля»:
Показывать поле Bcc при использовании встроенного ответа.

Как скрыть скрытую копию в Outlook

Чтобы отключить поле скрытой копии для будущих сообщений, сделайте следующее:

  1. Создайте новое электронное письмо или начните отвечать на существующее.
  2. Если сообщение открывается в новом окне, перейдите на вкладку «Параметры» > группу «Показать поля» и нажмите кнопку «Скрытая копия», чтобы отключить ее.

    Если сообщение открывается в области чтения, нажмите кнопку «Скрытая копия» на вкладке «Сообщение» на ленте.

Как добавить скрытую копию в Outlook 365 для Интернета

При использовании Outlook 365 в браузере вы можете отобразить поле Bcc следующим образом:

  1. Начните создавать новое сообщение или ответ.
  2. Нажмите синюю ссылку Bcc в правом верхнем углу.
    Добавьте скрытую копию в Outlook 365 для Интернета.

Вот и все! После нажатия синяя ссылка исчезнет, ​​и появится строка Bcc.
Строка скрытой копии отображается в Outlook Online.

В отличие от настольной версии Outlook, это не одноразовая настройка. Вам придется повторить описанные выше шаги, чтобы поле скрытой копии отображалось в каждом отдельном электронном письме. Чтобы поле BCC всегда отображалось в Outlook 365 онлайн, следуйте приведенным ниже инструкциям.

Как всегда показывать поле BCC в Outlook 365

Чтобы всегда отображать поле «СК» в Outlook 365 на рабочем столе, просто щелкните значок кнопка скрытой копии на ленте в любом сообщении, которое вы создаете или на которое отвечаете. Во всех последующих сообщениях, которые вы отправляете, поле BCC будет отображаться автоматически.

Чтобы всегда отображать поле скрытой копии при создании нового сообщения, ответе и пересылке электронной почты в Microsoft 365 Outlook Online и Outlook.com, вам нужно сделать следующее:

  1. Войдите в Outlook в Интернете.
  2. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.
  3. В нижней части открывшейся панели «Параметры» нажмите ссылку «Просмотреть все параметры Outlook».
  4. На экране «Настройки» выберите «Почта» > «Создать и ответить».
  5. Прокрутите вниз до Формат сообщения раздел и выберите параметр Всегда показывать скрытую копию.
  6. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Всегда показывать поле Bcc в Outlook 365.

Как автоматически сделать скрытую копию в Outlook

Если вы хотите автоматически создавать скрытую копию для каждого отправляемого вами электронного письма или определенных электронных писем, в Outlook нет простого способа сделать это. Вы можете ожидать найти такую ​​опцию среди правил Outlook, но, к сожалению, они позволяют только автоматизировать отправку копий CC.

Это были плохие новости. Хорошей новостью является то, что у нас есть надстройка Auto BCC для Outlook, которая компенсирует упущение Microsoft 🙂

Как настроить правило скрытой копии в Outlook

Настройка правила слепого копирования с помощью надстройки Auto BCC очень похожа на создание стандартного правила Outlook, поэтому мы закончим всего за пару минут.

  1. На вкладке AbleBits.com щелкните Auto BCC.
    Надстройка автоматической скрытой копии

  2. В диалоговом окне Auto BCC нажмите кнопку New Rule.
  3. Теперь вы видите диалоговое окно «Создать новое правило». Первое, что вам нужно сделать, это решить, хотите ли вы автоматически использовать скрытую копию для всех электронных писем, отправленных из всех ваших учетных записей Outlook, или только в том случае, если сообщение удовлетворяет определенным условиям.
    • Для скрытой копии всех сообщений электронной почты выберите параметр Применить правило для всех исходящих сообщений во всех профилях.
    • Для скрытой копии определенных сообщений электронной почты выберите параметр Применять правило, только если сообщение соответствует определенным условиям, а затем выберите нужные условия.

    Настройте правило автоматической скрытой копии в Outlook.

  4. В поле BCC введите адрес(а) электронной почты вручную или нажмите кнопку «Выбрать получателей» справа, а затем выберите получателей из адресной книги Outlook.
  5. Когда закончите, нажмите OK.

Это было довольно легко и быстро, как и было обещано, не так ли? 🙂

Дополнительные сведения см. в разделе Как использовать Auto BCC для Outlook.

Как всегда копировать себя в Outlook

Может быть несколько причин, по которым вы можете захотеть автоматически выполнять скрытую копию каждый раз, когда отправляете сообщение в Outlook. Например, хранить в одном месте копии всех отправленных вами сообщений с разных аккаунтов и устройств. В этом случае функция Always BCC Myself будет очень кстати, и некоторые почтовые клиенты, такие как Gmail или Apple, предоставляют ее. В этом отношении Microsoft Outlook остался позади, потому что такой возможности нет даже в Outlook 365 и Outlook.com.

В качестве альтернативы вы можете настроить правило Outlook для копирования каждого сообщения из папки «Отправленные» в папку «Входящие» или любую другую папку по вашему выбору. Или вы можете использовать одно из следующих решений.

Как всегда использовать скрытую копию в Outlook с помощью быстрых шагов

Быстрые действия — это встроенная функция Outlook 365 — 2013, которая позволяет выполнять определенную последовательность действий одним щелчком мыши. И вот как вы можете настроить его так, чтобы он всегда оставался скрытым:

  1. На вкладке «Главная» в группе «Быстрые действия» нажмите «Создать новый». Появится диалоговое окно «Редактировать быстрый шаг».
  2. В поле «Имя» введите короткое, но описательное имя для вашего правила, например, «Скрытая копия».
  3. В разделе «Действия» выберите «Ответить» в раскрывающемся списке.
  4. Щелкните ссылку Показать параметры.
    Создайте новый быстрый шаг для ответов.

  5. Щелкните ссылку Добавить скрытую копию.
    Щелкните ссылку Добавить скрытую копию.

  6. Введите свой адрес электронной почты в поле «Скрытая копия», назначьте горячую клавишу правилу и нажмите «Готово».
    Настройте быстрый шаг для самостоятельной скрытой копии в Outlook.

Как использовать правило Quick Step BCC:

При отправке нового электронного письма или ответе на существующее нажмите назначенную клавишу быстрого доступа, чтобы вставить свой адрес электронной почты в поле СК.

Дополнительные сведения см. в разделе Как использовать быстрые действия в Outlook.

Ограничение: самый большой недостаток этого подхода заключается в том, что самостоятельная BCC не происходит автоматически. Вам нужно нажимать клавиши быстрого доступа Quick Step BCC каждый раз, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Как автоматически сделать скрытую копию в Outlook

Чтобы полностью автоматизировать отправку копий скрытой копии себе, используйте надстройку Auto BCC, описанную в предыдущем разделе.

Надстройка позволяет вам выбрать, следует ли копировать все сообщения, отправленные со всех ваших учетных записей, или только те, которые соответствуют указанным условиям.

Чтобы копировать каждое сообщение, которое вы отправляете, выберите «Применить правило для всех исходящих сообщений во всех профилях» и введите свой собственный адрес электронной почты в поле «СК».
Автоматически устанавливайте скрытую копию для каждого сообщения, которое вы отправляете.

Чтобы самостоятельно выполнять скрытую копию только для некоторых сообщений, выберите параметр Применять правило только в том случае, если сообщение соответствует определенным условиям, а затем определите нужные условия.

В качестве примера я создал правило для скрытой копии сообщений, отправленных из моего личного кабинета и содержащих слово «Важно» в теме:
Авто Скрытая копия автоматически для сообщений, удовлетворяющих определенным условиям.

Как просмотреть получателей скрытой копии сообщений, которые вы отправляете в Outlook

Бывает ли у вас ситуация, когда вы не можете вспомнить, прикрывали ли вы кого-то BCC или нет? В этом случае вы можете проверить получателей скрытой копии отправленного вами сообщения электронной почты. Вот как:

  1. Перейдите в папку «Отправленные» в Outlook.
  2. Найдите интересующее письмо и откройте его. Если были отправлены какие-либо слепые копии, вы увидите имена/адреса получателей скрытой копии в разделе заголовка сообщения.

Да, это так просто!
Просмотр получателей скрытой копии отправленных сообщений.

Как просмотреть скрытую копию получателей электронной почты, которую вы получаете

В любой версии Outlook невозможно увидеть получателей скрытой копии входящих писем. Ни за что. Единственный человек, который может видеть имена скрытых копий, — это отправитель сообщения.

БКК это хорошо или плохо? Лучшие практики для слепого копирования

Вы можете найти разные мнения в Интернете, большинство из которых склоняются к тому, что скрытая копия скрыта, потому что получатели слепы и не могут видеть, кто еще читает электронную почту, что делает личную переписку менее конфиденциальной и больше похожей на спам. В этом определенно есть доля соли, но, с другой стороны, любой инструмент, даже самый приличный и благонамеренный, может стать злонамеренным в руках дурака.

Итак, каковы передовые методы и случаи использования скрытой копии при отправке электронной почты нескольким получателям? Скрытая копия хороша, когда вы отправляете деловое обезличенное электронное письмо большому количеству людей, которые не обязательно знают друг друга. На самом деле никого не волнует, скольким получателям отправляется сообщение, и никто не хочет прокручивать десятки имен в поле «Кому». Добавление сотни адресов в поле «Кому» в любом случае не сделает вашу электронную почту личной. Более того, если кто-то захотел ответить и по рассеянности нажал кнопку «Ответить всем», это могло закончиться массовым спамом 🙂

Когда отправлять копии скрытой копии:

  • Если получатель ожидает копию вашего сообщения. Это действительно важно, так как предполагаемому получателю может потребоваться принять меры, чтобы пометить вас как надежного отправителя. Дополнительные сведения см. в разделе, как добавить имена в список надежных отправителей.
  • Скопируйтесь, чтобы хранить копии всех отправленных вами сообщений под одной крышей.

Когда не отправлять копии скрытой копии:

  • Не делайте Bcc людям, которые этого не ожидают. Помните, что многие фильтры нежелательной почты помечают сообщения с копиями скрытой копии как спам, поэтому у вашей электронной почты есть хорошие шансы попасть прямо в папку нежелательной почты.
  • Не добавляйте список рассылки в поле СК. Это может вызвать путаницу у людей, которые сортируют свою электронную почту с помощью правил Outlook, поскольку по большей части их правила настраиваются на основе поля «Кому» или «Копия».
  • Не включайте в сообщение слишком много получателей скрытой копии. Помимо того, что использование скрытой копии является излюбленным приемом спамеров, большинство поставщиков услуг электронной почты устанавливают ограничения на общее количество получателей электронной почты (включая имена в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»).

Вот как скрытая копия в Outlook. Если вы знаете более эффективное или элегантное решение, поделитесь им в комментариях. Спасибо за чтение!

Вас также могут заинтересовать

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *