Как проверить орфографию в Excel
Учебник показывает как выполнить проверку орфографии в Excel вручную, с помощью кода VBA и с помощью специального инструмента. Вы узнаете, как проверять орфографию в отдельных ячейках и диапазонах, на активном листе и во всей книге.
Хотя Microsoft Excel не является программой обработки текстов, в ней есть несколько функций для работы с текстом, в том числе средство проверки орфографии. Однако проверка орфографии в Excel не совсем такая же, как в Word. Он не предлагает расширенных возможностей, таких как проверка грамматики, и не подчеркивает слова с ошибками при вводе. Но, тем не менее, Excel предоставляет базовые функции проверки орфографии, и этот учебник научит вас, как использовать большинство из них.
Как сделать проверку орфографии в Excel
Независимо от того, какую версию вы используете, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или более раннюю версию, в Excel есть 2 способа проверки орфографии: кнопка на ленте и сочетание клавиш.
Просто выберите первую ячейку или ячейку, с которой вы хотите начать проверку, и выполните одно из следующих действий:
- Нажмите клавишу F7 на клавиатуре.
- Нажмите кнопку Правописание на Обзор вкладка, в Проверка группа.
Это выполнит проверку орфографии на активном листе:
При обнаружении ошибки, Написание появляется диалоговое окно:
Чтобы исправить ошибку, выберите соответствующую опцию в разделе Предложенияи щелкните значок Изменять кнопка. Слово с ошибкой будет заменено выбранным, а следующая ошибка будет доведена до вашего сведения.
Если «ошибка» на самом деле не является ошибкой, выберите один из следующих вариантов:
- Чтобы игнорировать текущую ошибку, нажмите Игнорировать один раз.
- Чтобы игнорировать все ошибки, такие же, как текущая, нажмите Игнорировать все.
- Чтобы добавить текущее слово в словарь, нажмите Добавить в словарь. Это гарантирует, что то же самое слово не будет считаться ошибкой при следующей проверке орфографии.
- Чтобы заменить все ошибки, такие же, как текущая, выбранным предложением, нажмите Изменить все.
- Чтобы позволить Excel исправить ошибку по своему усмотрению, щелкните Автозамена.
- Чтобы установить другой язык проверки правописания, выберите его в Словарь языка выпадающий ящик.
- Чтобы просмотреть или изменить параметры проверки орфографии, щелкните значок Опции… кнопка.
- Чтобы остановить процесс коррекции и закрыть диалоговое окно, нажмите кнопку Отмена кнопка.
Когда проверка орфографии будет завершена, Excel покажет вам соответствующее сообщение:
Проверка правописания отдельных ячеек и диапазонов
В зависимости от вашего выбора проверка орфографии Excel обрабатывает различные области рабочего листа:
Выбрав одну ячейку, вы указываете Excel выполнить проверку орфографии на активном листе, включая текст в верхнем и нижнем колонтитулах, комментарии и графику. Выбранная ячейка является отправной точкой:
- Если выбрать первую ячейку (A1), проверяется весь лист.
- Если вы выберете какую-либо другую ячейку, Excel начнет проверку орфографии с этой ячейки до конца рабочего листа. Когда последняя ячейка будет проверена, вам будет предложено продолжить проверку в начале листа.
Чтобы проверить орфографию в одной конкретной ячейке, дважды щелкните эту ячейку, чтобы войти в режим редактирования, а затем запустите проверку орфографии.
Чтобы проверить орфографию в диапазоне ячеек, выберите этот диапазон и запустите проверку орфографии.
Чтобы проверить только часть содержимого ячейки, щелкните ячейку и выберите текст для проверки в строке формул или дважды щелкните ячейку и выберите текст в ячейке.
Как проверить орфографию на нескольких листах
Чтобы проверить сразу несколько рабочих листов на наличие орфографических ошибок, выполните следующие действия:
- Выберите вкладки листа, которые вы хотите проверить. Для этого нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, щелкая вкладки.
- Нажмите клавишу проверки орфографии (F7) или щелкните значок Написание кнопка на Обзор вкладка
Excel проверит орфографические ошибки на всех выбранных листах:
Когда проверка орфографии завершена, щелкните правой кнопкой мыши выбранные вкладки и нажмите Разгруппировать листы.
Как проверить правописание всей книги
Чтобы проверить орфографию на всех листах текущей книги, щелкните правой кнопкой мыши вкладку любого листа и выберите «Выбрать все листы» в контекстном меню. Выделив все листы, нажмите F7 или щелкните значок Написание кнопка на ленте. Да, это так просто!
Как проверить орфографию текста в формулах
Обычно Excel не проверяет текст, основанный на формуле, поскольку ячейка на самом деле содержит формулу, а не текстовое значение:
Однако, если вы войдете в режим редактирования, а затем запустите проверку орфографии, это сработает:
Конечно, вам нужно будет проверять каждую ячейку в отдельности, что не очень хорошо, но все же такой подход может помочь вам устранить орфографические ошибки в больших формулах, например, в многоуровневых вложенных операторах ЕСЛИ.
Проверка орфографии в Excel с помощью макроса
Если вам нравится автоматизировать вещи, вы можете легко автоматизировать процесс поиска неправильно написанных слов в своих рабочих листах.
Макрос для проверки орфографии на активном листе
Что может быть проще нажатия кнопки? Может быть, эта строка кода 🙂
Sub SpellCheckActiveSheet() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub
Макрос для проверки правописания всех листов активной книги
Вы уже знаете, что искать орфографические ошибки на нескольких листах, вы выбираете соответствующие вкладки листа. Но как проверить скрытые листы?
В зависимости от вашей цели используйте один из следующих макросов.
Чтобы проверить все видимые листы:
Sub SpellCheckAllVisibleSheets() Для каждой рабочей книги в ActiveWorkbook.Worksheets Если wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Next wks End Sub
Чтобы проверить все листы в активной книге, видимые и скрытые:
Sub SpellCheckAllSheets () для каждой недели в ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Next wks End Sub
Выделение слов с ошибками в Excel
Этот макрос позволяет найти слова с ошибками, просто просматривая лист. Он выделяет ячейки, содержащие одну или несколько орфографических ошибок, красным цветом. Чтобы использовать другой цвет фона, измените код RGB в этой строке: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).
Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 Для каждой ячейки в ActiveSheet.UsedRange Если не Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Тогда cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) count = count + 1 End If Следующая ячейка Если count > 0, то MsgBox count & “Ячейки, содержащие слова с ошибками, были найдены и выделены.” Else MsgBox “Слов с ошибками не найдено.” End If End Sub
Как использовать макросы для проверки орфографии
Загрузите наш образец рабочей тетради с Макросы для проверки орфографиии выполните следующие действия:
- Откройте загруженную книгу и включите макросы, если будет предложено.
- Откройте свою книгу и переключитесь на лист, который хотите проверить.
- Нажмите Alt + F8, выберите макрос и нажмите «Выполнить».
Образец книги содержит следующие макросы:
- SpellCheckActiveSheet – выполняет проверку орфографии на активном листе.
- SpellCheckAllVisibleSheets – проверяет все видимые листы в активной книге.
- ПравописаниеПроверитьВсеЛисты – проверяет видимые и невидимые листы в активной книге.
- Выделите ячейки с ошибками – изменяет цвет фона ячеек, содержащих неправильно написанные слова.
Вы также можете добавить макросы на свой лист, следуя этим инструкциям: Как вставить и запустить код VBA в Excel.
Например, чтобы выделить все ячейки с орфографическими ошибками в текущей электронной таблице, запустите этот макрос:
И получить следующий результат:
Изменить настройки проверки орфографии Excel
Если вы хотите изменить поведение проверки орфографии в Excel, щелкните Файл > Опции > Проверкаа затем установите или снимите следующие параметры:
- Игнорировать слова в верхнем регистре
- Игнорировать слова, содержащие цифры
- Игнорировать интернет-файлы и адреса
- Отметить повторяющиеся слова
Все варианты говорят сами за себя, может быть, кроме языковых (могу объяснить про принудительное применение строгого ё в русском языке, если кому-то интересно 🙂
На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию:
Проверка орфографии Excel не работает
Если проверка орфографии не работает должным образом на вашем листе, попробуйте эти простые советы по устранению неполадок:
Кнопка правописания неактивна
Скорее всего, ваш рабочий лист защищен. Проверка орфографии Excel не работает на защищенных листах, поэтому сначала вам придется снять защиту с листа.
Вы находитесь в режиме редактирования
В режиме редактирования только ячейка, которую вы редактируете в данный момент, проверяется на наличие орфографических ошибок. Чтобы проверить весь лист, выйдите из режима редактирования и запустите проверку орфографии.
Текст в формулах не проверяется
Ячейки, содержащие формулы, не проверяются. К текст проверки орфографии в формулевойдите в режим редактирования.
Найдите опечатки и опечатки с помощью Fuzzy Duplicate Finder
В дополнение к встроенной функции проверки орфографии Excel, пользователи нашего Ultimate Suite могут быстро находить и исправлять опечатки с помощью специального инструмента, который находится на Способности Инструменты вкладка под Найти и заменить:
При нажатии кнопки «Поиск опечаток» открывается панель «Нечеткий поиск дубликатов» в левой части окна Excel. Вам необходимо выбрать диапазон для проверки на наличие опечаток и настроить параметры поиска:
- Максимальное количество разных персонажей – ограничить количество различий для поиска.
- Минимальное количество символов в слове/ячейке – исключить из поиска очень короткие значения.
- Ячейки содержат отдельные слова, разделенные – установите этот флажок, если ваши ячейки могут содержать более одного слова.
После правильной настройки параметров нажмите кнопку Искать опечатки.
Надстройка начинает поиск значений, которые отличаются 1 или более символами, указанными вами. После завершения поиска вам будет представлен список найденных нечетких совпадений, сгруппированных в узлы, как показано на снимке экрана ниже.
Теперь вы должны установить правильное значение для каждого узла. Для этого разверните группу и нажмите на значок галочки в Действие столбец рядом с правильным значением:
Если узел не содержит нужного слова, щелкните в Правильное значение поле рядом с корневым элементом, введите слово и нажмите Enter.
Присвоив правильные значения всем узлам, нажмите кнопку «Применить», и все опечатки на вашем листе будут исправлены за один раз:
Вот как вы выполняете проверку орфографии в Excel с помощью Fuzzy Duplicate Finder. Если вам интересно попробовать этот и более 70 профессиональных инструментов для Excel, вы можете загрузить пробную версию нашего Ultimate Suite.
