Как отправлять электронные письма в формате HTML в Outlook и прекратить преобразование в обычный текст
В этом руководстве представлены подробные инструкции о том, как отправлять электронные письма в формате HTML в Outlook и сделать HTML форматом по умолчанию. Благодаря советам по устранению неполадок вы сможете решить любые проблемы с форматированием и остановить преобразование электронной почты в обычный текст.
Отправка электронных писем в формате HTML в Outlook позволяет создавать визуально привлекательные и профессионально отформатированные сообщения с использованием индивидуального дизайна, цветов и макетов. Этот подход идеален не только для создания информационных бюллетеней и маркетинговых кампаний, но и для придания стиля личным электронным письмам, независимо от того, общаетесь ли вы с друзьями или обращаетесь к деловым партнерам.
Вот простое руководство, которое поможет вам легко отправить электронное письмо в формате HTML в Outlook:
Примечание. Если вы хотите встроить собственный HTML-код непосредственно в сообщение, ознакомьтесь с нашим руководством «Как вставить HTML-код в электронную почту Outlook».
Форматы электронной почты Outlook
При составлении электронных писем в Outlook у вас есть возможность выбрать один из трех различных форматов: HTML, обычный текст и расширенный текстовый формат (RTF). Каждый формат имеет свои преимущества и варианты использования в зависимости от ваших потребностей и возможностей почтового клиента получателя.
Выбор между этими форматами зависит от ваших коммуникационных целей — нужна ли вам простота, визуальная привлекательность или совместимость с конкретными системами электронной почты. Давайте рассмотрим различия.
HTML-формат
HTML (язык гипертекстовой разметки) — наиболее универсальный и широко используемый формат электронной почты. Он позволяет создавать стильные сообщения с различными элементами дизайна, такими как изображения, ссылки, цвета, шрифты и макеты. HTML — идеальный формат для информационных бюллетеней, рекламных писем и фирменной коммуникации, где важно визуальное представление.
Технически, когда вы отправляете электронное письмо в формате HTML в Outlook, оно содержит две версии сообщения: одну в HTML-разметке и одну в виде обычного текста. Когда почтовый клиент получателя получает сообщение в формате HTML, он определяет, может ли он отображать сообщение в HTML, на основе своих функций, пользовательских настроек, настроек безопасности и т. д. Если почтовый клиент не может отображать HTML, он показывает простой текст. версия электронной почты.
Преимущества:
- Эстетичные презентации и профессиональный дизайн
- Интерактивные элементы, такие как кнопки и ссылки.
- Поддерживается большинством почтовых клиентов.
Соображения:
- Некоторые почтовые клиенты или настройки безопасности могут блокировать изображения, определенные стили или функции HTML, поэтому важно проверить свой дизайн на совместимость.
Простой текстовый формат
Обычный текст — самый простой доступный формат. Электронные письма в виде обычного текста не поддерживают никакого форматирования, изображений или гиперссылок и включают только неформатированный текст. Этот формат гарантирует, что ваша электронная почта будет читаема на любом устройстве или почтовом клиенте, независимо от его возможностей. Электронные письма в формате обычного текста идеально подходят для прямого общения, когда форматирование не требуется, например, для внутренних заметок или простых сообщений.
Преимущества:
- Высокая совместимость со всеми почтовыми клиентами
- Легкий и быстрый для отправки/получения
- Часто рассматривается как более безопасный, поскольку не содержит встроенных ссылок или мультимедиа.
Соображения:
- Не хватает визуальных элементов, что может снизить вовлеченность для определенных целей.
Расширенный текстовый формат
Rich Text Format (RTF) — это золотая середина между HTML и обычным текстом. Он допускает некоторые основные параметры форматирования, такие как жирный шрифт, курсив, различные размеры шрифта, маркеры и другие простые стили. Однако он не поддерживает расширенные функции и возможности дизайна HTML. Вложения отображаются в виде значков в теле сообщения, а не под заголовком темы, как в HTML и обычных текстовых электронных письмах.
RTF — это формат, специфичный для Microsoft, поддерживаемый только некоторыми почтовыми приложениями, такими как Microsoft Exchange версий 4.0 и 5.0 и классический Outlook. В других почтовых клиентах электронные письма в формате RTF могут отображаться неправильно, что делает их менее полезными для внешнего общения.
Соображения:
- Ограниченная совместимость с почтовыми клиентами сторонних производителей, что приводит к потенциальным проблемам с отображением.
- В первую очередь полезен для внутреннего использования; менее подходит для внешних коммуникаций.
- RTF — это устаревший формат, который Microsoft больше не разрабатывает активно, что делает его все более устаревшим.
Как отправить электронное письмо в формате HTML в Outlook
Чтобы отправить электронное письмо в формате HTML в классическом (старом) Outlook, выполните следующие действия:
- Создайте новое сообщение. Начните с создания нового сообщения или нажмите «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать» в существующем электронном письме.
- Выведите сообщение (при необходимости). Если вы отвечаете или пересылаете письмо в области чтения, нажмите «Всплывающее окно» в заголовке сообщения, чтобы открыть электронное письмо в новом окне. Если вы уже работаете в отдельном окне, пропустите этот шаг.
- Установите формат HTML. В окне сообщения перейдите на вкладку «Формат текста» и в группе «Формат» выберите HTML.
- Отформатируйте свою электронную почту. Используйте встроенные параметры форматирования (например, стили шрифтов, цвета, изображения и таблицы), чтобы настроить электронную почту. Вы также можете вставлять гиперссылки, маркеры и другие элементы дизайна.
- Отправьте электронное письмо в формате HTML. Добавьте получателей и напишите тему. Если вы удовлетворены дизайном, нажмите «Отправить», чтобы доставить электронное письмо.
Выполнив эти шаги, вы сможете создавать электронные письма в формате HTML прямо в Outlook и эффективно общаться, используя собственное форматирование и стиль.
Как изменить формат электронной почты на HTML в новом Outlook и в Интернете
Чтобы изменить обычное текстовое сообщение на HTML в новом Outlook и в Интернете, выполните следующие действия:
- Начните с создания нового сообщения или ответа на существующее письмо или его пересылки.
- Если вы работаете в области чтения, нажмите «Всплывающее окно», чтобы открыть сообщение в новом окне. Если вы уже работаете в отдельном окне, пропустите этот шаг.
- В окне сообщения перейдите на вкладку «Параметры».
- На ленте нажмите «Переключиться на HTML», чтобы изменить формат электронной почты.
- Используйте параметры форматирования на вкладках «Сообщение» и «Формат текста», чтобы оформить свое электронное письмо. Вы можете настроить шрифты, цвета, выравнивание и вставлять такие элементы, как изображения и гиперссылки.
Вот как вы можете легко переключить свое обычное текстовое сообщение на HTML в новом Outlook, что позволит вам воспользоваться доступными параметрами форматирования.
Кончик. Если вы не видите кнопку «Переключиться на HTML» на вкладке «Параметры», это означает, что сообщение уже находится в формате HTML. Чтобы переключиться на обычный текст, нажмите кнопку T на ленте.
Как сделать электронную почту Outlook в формате HTML
Чтобы сделать HTML форматом по умолчанию для всех новых сообщений в Outlook, вам нужно сделать следующее:
- В классическом (старом) Outlook перейдите на вкладку «Файл».
- В нижней части левой панели нажмите «Параметры».
- В окне «Параметры Outlook» выберите «Почта».
- В разделе «Создать сообщения» найдите раскрывающееся меню «Создать сообщения в этом формате» и выберите HTML из списка.
- Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения.
Примечание. Установка HTML в качестве формата по умолчанию применяется только к новым сообщениям. Ответы и пересылки сохранят формат исходного письма. Однако вы все еще можете отправлять такие сообщения в HTML если необходимо.
Как установить HTML по умолчанию в новом Outlook и в Интернете
Чтобы сделать HTML форматом по умолчанию в новом Outlook и веб-приложении, сделайте следующее:
- В правом верхнем углу окна Outlook нажмите «Настройки» (значок шестеренки).
- В окне «Настройки» выберите «Почта» > «Написать и ответить».
- В разделе «Формат сообщения» выберите HTML в раскрывающемся меню «Написать сообщение».
- Нажмите «Сохранить», чтобы применить новый формат электронной почты по умолчанию.
Примечание. В новом Outlook формат электронной почты по умолчанию задается на уровне учетной записи. Если у вас несколько учетных записей, выберите целевую в верхней части раздела «Формат сообщения», прежде чем вносить изменения.
Как запретить преобразование электронных писем в обычный текст в Outlook
Если классический Outlook преобразует все входящие электронные письма в обычный текст и отображает уведомление «Мы преобразовали это сообщение в обычный текстовый формат» вверху каждого электронного письма, вполне вероятно, что настройки вашего Центра управления безопасностью настроены на чтение всех сообщений в виде обычного текста.
Чтобы электронные письма не конвертировались в обычный текст, вам необходимо отключить этот параметр. Вот как:
- В классической версии Outlook выберите «Файл» > «Параметры».
- В окне «Параметры Outlook» выберите «Центр управления безопасностью» на левой панели, а затем нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
- На левой панели перейдите в раздел «Безопасность электронной почты».
- В разделе «Чтение в виде обычного текста» снимите флажок «Читать всю стандартную почту в виде обычного текста».
- Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения.
После внесения этого изменения Outlook больше не будет преобразовывать входящие электронные письма в обычный текст, и вы сможете просматривать их в исходном формате.
Если в Outlook отключена опция «Чтение в виде обычного текста», но вы по-прежнему получаете электронные письма в виде обычного текста, ознакомьтесь со следующим разделом, чтобы узнать о других потенциальных причинах этой проблемы.
Почему Outlook преобразует сообщения в обычный текст?
Если вы заметили, что Outlook преобразует ваши сообщения в обычный текст, такое поведение может быть вызвано несколькими причинами. Понимание этих причин может помочь вам решить проблему и убедиться, что ваши электронные письма отображаются в нужном формате.
Настройки безопасности электронной почты
Одна из наиболее распространенных причин, по которой Outlook преобразует сообщения в обычный текст, связана с настройками безопасности Центра управления безопасностью. Если Читать почту в виде обычного текста если опция включена, Outlook автоматически отображает все входящие электронные письма в виде обычного текста, чтобы защитить вас от потенциально опасного содержимого.
Проблемы совместимости
Другой причиной могут быть проблемы совместимости с почтовым клиентом получателя. Некоторые почтовые клиенты могут не полностью поддерживать форматирование HTML, в результате чего Outlook преобразует сообщение в обычный текст, чтобы оно оставалось читаемым. В этом случае попросите получателя проверить настройки своего почтового клиента.
Пользовательские настройки в Outlook
Проблема может быть связана с предпочтениями пользователя. Если вы или получатель настроили свой Outlook на использование обычного текста в качестве формат электронной почты по умолчаниюOutlook будет придерживаться этих настроек и соответствующим образом преобразовывать сообщения. Это может произойти как с отправленными, так и с полученными электронными письмами, в зависимости от индивидуальных предпочтений.
Политика электронной почты
В некоторых организациях политики электронной почты могут требовать использования обычного текста для всех сообщений. Это часто делается, чтобы снизить риск угроз безопасности и гарантировать доступность электронных писем для всех получателей, независимо от их почтового клиента или устройства. Если вы используете Outlook в рабочей среде, это может быть причиной.
Настройки Exchange-сервера
Если вы используете Outlook с сервером Exchange, определенные настройки на стороне сервера могут преобразовывать входящие и/или исходящие сообщения в обычный текст. Обратитесь к системному администратору, чтобы проверить, применяется ли этот параметр и можно ли его изменить.
Сторонние надстройки или антивирусное программное обеспечение
Некоторые надстройки или антивирусные инструменты могут удалять форматирование из электронных писем в качестве меры предосторожности для защиты от потенциальных угроз, таких как вредоносный код или фишинговые ссылки. Если они активны, возможно, они преобразуют сообщения в обычный текст.
Для устранения неполадок попробуйте временно отключить антивирусное программное обеспечение или определенные надстройки в Outlook, чтобы проверить, сохраняется ли проблема. Если электронные письма отображаются правильно после отключения этих инструментов, возможно, вам придется изменить их настройки, чтобы разрешить форматирование HTML. Обязательно повторно включите антивирусы после того, как вы определили причину, чтобы обеспечить безопасность вашей системы.
Поврежденный профиль Outlook
Наконец, поврежденный профиль Outlook может вызвать различные проблемы, включая преобразование электронных писем в обычный текст. Если ни одно из других решений не помогло, попробуйте создать новый профиль Outlook и проверить, сохраняется ли проблема.
Понимая эти причины, вы можете предпринять соответствующие шаги для настройки параметров или связаться со своим ИТ-отделом, чтобы ваши электронные письма отображались в желаемом формате. Если проблема не устранена, соберите дополнительную информацию о том, когда она возникла. Учитывайте такие факторы, как почтовый клиент получателя, версия Outlook, операционная система или любые повторяющиеся шаблоны. Эта информация может помочь вам или вашим ИТ-специалистам более эффективно диагностировать и решить проблему.
В заключение, отправка электронных писем в формате HTML в Outlook является ключом к поддержанию профессионализма и эстетического качества ваших сообщений. Следуя инструкциям, описанным в этом руководстве, вы сможете легко настроить параметры, устранить распространенные проблемы и каждый раз уверенно отправлять красиво отформатированные электронные письма 😊