Как остановить перетекание текста в Excel

В этом посте вы узнаете, что вызывает переполнение данных в следующих столбцах и как предотвратить перетекание текста в Excel.

При вводе длинного текста в ячейку вы можете заметить, что иногда он выливается в соседние столбцы, а иногда скрывается за соседними ячейками. Как Excel определяет, что делать, и как предотвратить перетекание слов в следующие ячейки?

Что заставляет слова перетекать в другие столбцы?

Знание обстоятельств, при которых текст выходит за пределы текущего столбца, может помочь вам лучше контролировать макеты ваших листов Excel. Итак, составим два списка.

Текст переливается

Чтобы содержимое ячейки вышло за границы ячейки, должны быть выполнены все следующие условия:

• Значение ячейки превышает ширину ячейки.
• Значение ячейки — текст. Длинные числа обычно преобразуются в экспоненциальное представление, а даты отображаются как ###, если ширина столбца недостаточна для отображения даты.
• Ни текущая, ни соседняя ячейка не объединяются.
• Соседняя ячейка абсолютно пуста — не содержит пробелов, непечатаемых символов, пустых строк и т.п.
• Перенос текста отключен.

Текст НЕ расплывается

Чтобы текст обрезался по краю ячейки, должно быть выполнено любое из следующих условий:

• Соседняя ячейка не пуста.
• Либо текущая, либо соседняя ячейка объединяются.
• Перенос текста включен.
• Показать формулы режим включен.
• Горизонтальное выравнивание ячейки установлено на Наполнять.

Теперь, когда вы знаете, что влияет на переполнение текста, вы можете разумно предположить, что выполнение любого требования из второго списка предотвратит переполнение ячеек Excel. И вы правы! Однако есть небольшая сложность – все условия, кроме одного, нужно внести некоторые визуальные изменения в лист. Какой безопасный вариант никак не повлияет на согласованность электронной таблицы? Очевидно, последний. А в следующем разделе представлены подробные шаги по его реализации.

Как предотвратить перетекание текста в Excel

Чтобы ячейки Excel не попадали в следующий столбец, выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки, которые вы хотите предотвратить от переполнения.
2. На Дом вкладка, в Выравнивание нажмите кнопку запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы).
   
3. На Выравнивание вкладка Формат ячеек диалоговом окне выберите Заполнить Горизонтальный выпадающий список.
   
4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Теперь данные в выбранных ячейках усекаются на границе ячейки.

Примечание. Этот метод работает корректно только в том случае, если все выделенные ячейки высыпаются — в этом случае текст будет корректно обрезан. Если какая-то ячейка содержит более короткий текст, Fill заполнит всю ячейку содержимым, повторяя его столько раз, сколько необходимо. Например, ячейка, содержащая слово «Эй!» может выглядеть как «Эй! Эй! Эй!».

Не допускайте попадания слов в следующие ячейки с помощью Wrap Text

Те из вас, кто знает, как работает функция переноса текста в Excel, могут скептически отнестись к этому методу. Действительно, включение переноса делает строки очень высокими:

Однако есть небольшой хитрый трюк, позволяющий избежать этого эффекта! Прежде чем оборачивать текст, вот что вам нужно сделать:

1. Выберите ячейки, которые вы хотите остановить от переполнения.
2. На Дом вкладка, в Клетки щелкните Формат > Высота строки.
   
3. Высота строки появится окно, показывающее текущую высоту выбранных ячеек. Нажмите ХОРОШО ничего не меняя, просто чтобы подтвердить текущую высоту строки. (В последних версиях Excel значение по умолчанию составляет 15 точек при 100% dpi. Если вы видите число, отличное от 15, сохраните его — высота строки Excel определяется размером шрифта и может отличаться на вашем листе).
   
4. На Дом вкладка, в Выравнивание нажмите кнопку «Перенос текста»:
   

Вот и все! При совместном использовании этих двух функций длинный текст обрезается по краю ячейки.

Кончик. Это работает и в обратном порядке. Если вы уже включили Перенести текст и теперь хотите избавиться от высоких строк, установите высоту строки по умолчанию (15 пунктов), как описано выше. Результатом будут нормальные строки, которые не перетекают в соседние пустые ячейки.

Еще один способ скрыть переполнение текста в Excel

А вот еще один удивительно простой способ удержать длинный текст в границах ячейки — просто наберите что-нибудь в соседней ячейке. Не хотите никаких дополнительных данных в вашем листе? Введите пробел 🙂 Слишком много переполненных ячеек? Введите пробел в диапазоне или во всем столбце, чтобы удалить переполнение из нескольких ячеек за один раз!

Вот шаги, чтобы скрыть длинный текст, выходящий за край ячейки:

1. Выберите диапазон пустых ячеек, смежных с переполненными ячейками. Или выберите весь столбец справа (если весь столбец пуст).
2. Введите пробел, и он появится в первой ячейке, как показано на скриншоте ниже.
3. Не нарушая выделения, нажмите Ctrl+Enter. Это добавит пробел в каждую ячейку выбранного диапазона.

Сделанный! Соседний столбец по-прежнему выглядит пустым, но текст слева в него не поступает.

Предотвратите переполнение текста в определенные ячейки

В некоторых ситуациях может возникнуть дополнительное препятствие — некоторые ячейки в соседнем столбце могут быть заполнены данными, а другие — нет. В результате содержимое некоторых ячеек будет продолжено в следующем столбце и далее, в то время как другие данные будут ограничены видимой частью их текущих ячеек. Это имеет тенденцию запутывать вещи и делает довольно уродливое представление.

Чтобы решить эту проблему, вводите пробел только в пустые ячейки столбца, в который переливаются данные (столбец C в нашем примере). Чтобы быстро выделить пустые ячейки, используйте кнопку Перейти к спец. особенность:

1. Выберите диапазон ячеек или весь столбец справа от переполненных ячеек.
2. На Дом вкладка, в Редактирование группа, нажмите Найти и выбрать > Перейти к Спец. Или нажмите F5, а затем щелкните Специальный… .
3. в Перейти к специальному диалоговом окне выберите «Пробелы» и щелкните ХОРОШО.
   
4. Выделив пустые ячейки, введите пробел и нажмите Ctrl + Enter. Пробел будет вставлен в каждую выбранную пустую ячейку.

Вуаля, никакие данные не перетекают в следующие столбцы, даже если соседняя ячейка пуста (на самом деле там есть пробел, но кто об этом узнает? 😉

Кончик. Первые два метода (выравнивание по горизонтали и высота строки + перенос текста) также будут работать в этом сценарии.

Это четыре быстрых и простых способа удалить переполнение ячеек в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также могут заинтересовать: