Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook

Gmail, Yahoo и Outlook предлагают мощные инструменты фильтрации, которые дают вам контроль над всем.

Управление почтовым ящиком часто может показаться утомительным. Поскольку рабочие электронные письма, рекламные акции и информационные бюллетени постоянно поступают, важные сообщения легко затеряются. К счастью, Gmail, Yahoo и Outlook предлагают мощные инструменты фильтрации, которые позволяют вам оставаться в курсе событий.

Как фильтровать электронную почту в Gmail

Gmail предлагает мощную систему фильтрации, которая поможет вам систематизировать входящие сообщения. Вы можете автоматически сортировать, помечать, архивировать, удалять или помечать электронные письма на основе различных критериев.

Чтобы создать фильтр, откройте свой почтовый ящик Gmail и щелкните значок фильтра рядом с строкой поиска вверху. Откроется окно расширенного поиска с множеством опций. Вот что они делают:

1. Введите адрес электронной почты в поле «От», чтобы фильтровать сообщения с этого адреса. Используйте подстановочный знак * (например, *@domain.com), чтобы отфильтровать все электронные письма из определенного домена.
2. Поле «Кому» хорошо работает с псевдонимами Gmail. Например, если вы зарегистрировались в LinkedIn, используя John+LinkedIn@gmail.com, вы можете легко фильтровать сообщения из LinkedIn.
3. Поле «Тема» позволяет фильтровать сообщения, в строке темы которых есть определенные слова.
4. Опции «Содержит» и «Не содержит» позволяют сканировать электронные письма на наличие определенных слов. Вы также можете использовать операторы поиска Gmail для поиска по нескольким словам.
5. Раскрывающиеся меню «Размер» и «Дата» в диапазоне позволяют фильтровать электронные письма по размеру или дате получения электронного письма.
6. Используйте поле «Содержит вложения», если вы хотите найти электронные письма только с вложениями.
7. Установите флажок «Исключить разговоры о сообщениях», чтобы исключить сообщения из вашего Google Chat.
8. Используйте раскрывающееся меню «Поиск», чтобы отфильтровать данные по определенному существующему ярлыку.

Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Изображение 1.

По завершении нажмите кнопку «Создать фильтр» . Вы также можете нажать кнопку «Поиск», чтобы протестировать фильтр и убедиться, что он показывает соответствующие электронные письма.

Далее вам нужно будет решить, что произойдет с электронными письмами, которые соответствуют этому фильтру, установив соответствующие флажки. Например, вы можете пометить их как прочитанные, заархивировать, переслать на другой адрес или присвоить метку. Если вы хотите, чтобы фильтр также применялся к существующим электронным письмам, установите флажок «Также применять фильтр к X соответствующим разговорам».

Когда вы закончите, нажмите «Создать фильтр», чтобы завершить процесс. Вы можете просмотреть, изменить или удалить фильтры Gmail в любое время.

Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Изображение 2.

Совет . Если создание фильтра кажется вам слишком сложным или вы не уверены, какой фильтр создать, Gmail может вам помочь. Просто выберите существующее сообщение в папке «Входящие», затем нажмите трехточечное меню и выберите «Фильтровать подобные сообщения». Откроется окно фильтра с несколькими предварительно заполненными полями на основе выбранного вами сообщения.

Как настроить фильтры почты Yahoo

Yahoo Mail предлагает несколько удобных функций фильтрации электронной почты, которые помогут вам эффективно управлять своим почтовым ящиком. Хотя он не предлагает столько дополнительных опций, как Gmail, фильтры Yahoo по-прежнему полезны для организации вашего почтового ящика.

Чтобы настроить фильтры в Yahoo Mail, откройте папку «Входящие», нажмите «Настройки» и выберите «Дополнительные настройки» (значок из трех точек). Перейдите на вкладку «Фильтры» слева и нажмите «Добавить новый фильтр», чтобы начать работу, и используйте следующие параметры:

1. От: фильтрация сообщений от определенных отправителей или доменов.
2. Кому: фильтровать электронные письма, отправленные на определенный адрес.
3. Тема: фильтрация по определенным ключевым словам в строке темы.
4. Содержание: фильтрация электронных писем, содержащих определенные слова или фразы в тексте.

Для каждой категории фильтров («От», «Кому», «Тема» и «Содержимое») вы можете выбрать различные условия, такие как «Содержит», «Не содержит», «Начинается с» или «Заканчивается на», что позволяет создавать собственные фильтры на основе определенных ключевых слов. Кроме того, Yahoo Mail позволяет учитывать регистр при фильтрации, что полезно, если вы ищете определенные фразы, написанные заглавными буквами, например аббревиатуры или важные ключевые слова.

После того, как вы заполнили необходимые критерии фильтра, вы можете выбрать папку, в которую нужно переместить соответствующие электронные письма. Затем нажмите Сохранить.

Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Изображение 3.

Обратите внимание, что Yahoo применяет ваши фильтры сверху вниз. Поэтому, просматривая список фильтров, убедитесь, что самый важный фильтр находится вверху, поскольку он будет иметь приоритет, если сообщение соответствует нескольким фильтрам. Вы также можете редактировать или удалять существующие фильтры на этой странице.

Как фильтровать электронную почту в Outlook

Наконец, если вы используете Microsoft Outlook в качестве почтового клиента, вы можете фильтровать сообщения с помощью правил Outlook. Откройте приложение Outlook или перейдите на Outlook.com и щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу. Затем перейдите в «Почта» > «Правила» и нажмите кнопку «Добавить новое правило» .

Примечание. Поскольку новый Outlook для Windows аналогичен веб-версии, следующие шаги применимы как к настольной, так и к веб-версии Outlook.

Затем введите имя для своего фильтра, а затем используйте раскрывающееся меню «Добавить условие», чтобы установить условие. Вы увидите несколько вариантов, сгруппированных по категориям. Например, одна категория — Меня зовут , где вы можете выбрать такие параметры, как «Я в строке «Кому», «Я в строке «Копия», «Меня нет в строке «Кому» и так далее. Если вы хотите добавить дополнительные условия, нажмите «Добавить еще одно условие» под первым полем.

После настройки условий в раскрывающемся меню «Добавить условие» укажите, что Outlook должен делать с электронным письмом. Например, вы можете переместить или скопировать сообщение в папку, удалить его или даже закрепить сообщение, чтобы оно оставалось вверху папки «Входящие» для удобства использования. Другие полезные действия включают пометку сообщения как важного или пересылку его на другой адрес.

Установите флажок Добавить действие, если вы не хотите больше запускать правила после выполнения этого правила. Вы также можете выбрать опцию «Запустить правило сейчас», чтобы применить его к существующим электронным письмам. Наконец, нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс.

Ваш фильтр Outlook готов. Вы можете повторить описанные выше шаги, если вам нужно создать дополнительные фильтры.

Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Изображение 4.

И все! Теперь вы знаете, как настраивать и использовать фильтры для эффективной организации входящих сообщений. Потратьте некоторое время на изучение параметров фильтрации, предлагаемых вашим провайдером электронной почты, и настройте их в соответствии со своими личными потребностями — ваш почтовый ящик скажет вам спасибо!

Сэмюэл Дэниел

Обновление от 23 декабря 2024 г.