Как исправить проблемы с форматированием Mail Merge в Word

В учебнике показано, как сохранить форматирование чисел, дат, процентов и валюты при слиянии почты из Excel в Word или изменить его по своему вкусу.

В одной из наших предыдущих статей мы рассмотрели, как выполнять слияние писем из Excel в Word для отправки персонализированных писем или сообщений электронной почты. Как оказалось, использование Word Mail Merge для автоматизации создания документа из рабочего листа Excel может вызвать множество проблем. Некоторые поля могут быть не заполнены или заполнены неверной информацией. Числа, правильно отформатированные в Excel, могут неправильно отображаться в документе Word. Почтовые индексы могут терять начальные нули. Приведенные ниже советы по устранению неполадок помогут вам решить типичные проблемы с форматированием Mail Merge.

Как слить почту и сохранить форматирование

При выполнении слияния с листа Excel некоторые числовые данные могут потерять форматирование после слияния. Проблемы обычно возникают с числами, отформатированными в процентах или валюте, или числами, содержащими ведущие нули, например почтовые индексы.

Причина: по умолчанию Microsoft Word использует соединение OLE DB, которое извлекает информацию, но не форматирует ее. В результате в документе Word данные отображаются в том формате, в котором они хранятся внутри Excel, а не в том формате, который применяется к ячейкам.

Чтобы проиллюстрировать проблему, взгляните на форматы исходных данных на листе Excel:

Теперь посмотрите, что происходит в документе слияния почты Word:

• Почтовый индекс – появляется без ведущего нуля. В Excel отображается начальный ноль, поскольку ячейка имеет настраиваемый числовой формат, например 00000. В Word отображается базовое значение (2451).
• Валюта – отображается без символа валюты, разделителя тысяч и десятичных знаков. В Excel число имеет формат Валюта (3000,00 долларов США). В Word отображается число в чистом виде (3000).
• Процент – обычно отображается как десятичное число, соответствующее процентам; в некоторых случаях – число с плавающей запятой. Например, 30%, отформатированные как проценты в Excel, могут отображаться как 0,3 или 0,299999999 в Word.
• Свидание – отображается в формате по умолчанию, установленном в настройках вашего региона. В нашем случае дата Excel 20 мая 22 преобразуется в 20.05.2022 в Word.

Решение: Чтобы Word отображал почтовые индексы, даты, цены, проценты и другие числовые значения в правильном формате, подключитесь к книге Excel с помощью динамического обмена данными (DDE).

Как использовать динамический обмен данными для подключения к листу Excel

Перед началом слияния выполните следующие действия в Microsoft Word.

1. Перейти к Файл > Параметры > Дополнительно.
2. Прокрутите вниз до Общий раздел, установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии и нажмите ХОРОШО.
   
3. Запустите слияние как обычно (подробные шаги здесь). Когда дело доходит до выбора получателей, выберите Использовать существующий список.
4. Перейдите к своей электронной таблице, выберите ее и нажмите Открытым (или дважды щелкните файл).
5. в Подтвердите источник данных в открывшемся диалоговом окне проверьте Показать все в левом нижнем углу, затем выберите Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls) и щелкните ХОРОШО.
   
6. Нажмите Вся таблицаа также ХОРОШО.
   

Для подключения Word к источнику данных Excel через DDE может потребоваться некоторое время, поэтому наберитесь терпения — в долгосрочной перспективе это сэкономит вам еще больше времени 🙂

Кончик. Чтобы Word не показывал несколько запросов при каждом открытии файла данных, снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии установите флажок после подключения к вашему списку рассылки.

Теперь все числовые значения в документе слияния Word сохраняют исходный формат.

Как отформатировать определенные поля слияния почты

Подключение к рабочему листу Excel через DDE — это самый быстрый способ решить все проблемы с форматированием за один раз. Если это решение по какой-либо причине вам не подходит, вы можете управлять форматированием данных Excel в Word, добавив числовой переключатель (ранее называемый переключателем изображения) в определенное поле слияния.

Цифровой переключатель — это своего рода маска, которая позволяет вам форматировать содержимое поля в документе Word так, как вы хотите. Чтобы добавить числовой переключатель, выполните следующие действия:

1. Выберите поле слияния, формат которого вы хотите изменить. Это может быть Свидание, Валюта, Процент или какое-то другое поле.
2. Нажмите Shift + F9, чтобы отобразить кодировку выбранного поля, или Alt + F9, чтобы отобразить коды всех полей в документе. Общий код поля выглядит примерно так: {Имя MERGEFIELD}.
3. Добавьте числовой код переключения в конец поля.
4. Когда курсор находится в любом месте поля, нажмите F9, чтобы обновить его.
5. Нажмите Shift + F9 или Alt + F9 еще раз, чтобы скрыть код поля, а затем просмотрите результат.

Следующие примеры познакомят вас с несколькими типичными сценариями.

Слияние почты: числовой формат

Чтобы числа отображались в правильном формате (в том же или другом формате, чем в файле Excel), используйте следующие числовые коды переключения.

Цифровой переключатель Пример Описание \# 0 3000 Округленное целое число \# ,0 3 000 Округленное целое число с разделителем тысяч \# ,0.00 3 000.00 Число с двумя десятичными знаками и разделителем тысяч

Например, чтобы отформатировать целое число с разделителем тысяч, используйте числовой переключатель \# ,0, чтобы Число поле меняется на:

{ Номер MERGEFIELD\# ,0 }

Слияние почты: формат валюты

Чтобы отформатировать валюту в почтовом слиянии, используйте следующие коды:

Числовой переключатель Пример Описание \# $,0 $3000 Округленный целый доллар с разделителем тысяч \# $,0.00 $3000.00 Доллар с двумя десятичными знаками и разделителем тысяч \# “$,0.00;($,0.00);’-‘” ( $3000,00) Доллар с отрицательными числами в скобках и дефисом для нулевых значений.

Например, чтобы применить формат доллара при слиянии, добавьте числовой переключатель \# $,0 в поле «Валюта»:

{ MERGEFIELD Валюта\# $,0 }

В результате число 3000 форматируется как 3000 долларов без десятичных знаков.

Кончик. Приведенные выше примеры относятся к долларовому формату почтового слияния. Вместо знака доллара ($) вы можете использовать любые другие символы валюты, например € или же £.

Слияние почты: процентный формат

Способ форматирования процентов в документе слияния почты Word зависит от того, как исходные значения отформатированы на листе Excel.

Если Общий или же Число формат используется в Excel, соответствующий номер появится в Word. Чтобы отформатировать это число как процент, добавьте один из следующих числовых переключателей.

Числовой переключатель Значение Excel Значение слова Описание \# 0,00% 30 30,00% Форматирует число как процент с двумя десятичными знаками \# 0% 30 30% Форматирует число как округленный целый процент

Например, чтобы отформатировать число как целый процент, отредактируйте Процент поле следующим образом:

{ MERGEFIELD Процент\# 0% }

В результате число 50 форматируется как 50%.

Если к ячейкам Excel применяется процентный формат, Word будет отображать фактическое значение за процентным форматированием, которое представляет собой десятичное число. Например, значение Excel, равное 50 %, в Word будет отображаться как 0,5. Чтобы преобразовать его в проценты, вам нужно сначала умножить десятичную дробь на 100, а затем использовать соответствующий числовой переключатель. Вот подробные шаги:

1. Выберите поле слияния, которое вы хотите отформатировать в процентах, например, «Процент». Обратите внимание, кавычки должны быть включены в выбор.
2. Нажмите Ctrl + F9, чтобы обернуть выделенное поле другим, например: { «Percent» }
3. Отредактируйте поле, чтобы получить одно из следующего:
   • Целые округленные проценты: {=«Percent»*100\# 0%}
   • Процент с двумя знаками после запятой: {=«Процент»*100\# 0,00%}
4. Поместите курсор в любое место поля и нажмите F9, чтобы обновить его.
   

   Примечание. Поле слияния, содержащее формулу, будет отображать значение, а не имя поля, даже если оно не находится в режиме предварительного просмотра. Не волнуйтесь, это нормальное поведение. Чтобы убедиться, что значение не является статическим, щелкните стрелки в Предварительный просмотр результатов группа для переключения между получателями. Чтобы просмотреть код поля, выберите значение и нажмите одновременно клавиши Shift + F9. Если все сделано правильно, вы увидите что-то вроде этого:
   { = {MERGEFIELD Percent } * 100 \# 0% }

Слияние почты: формат даты и времени

Как и в случае с числами и валютой, вы можете изменить формат даты при слиянии с помощью числового переключателя. В таблице ниже перечислены коды для нескольких часто используемых форматов даты/времени.

Числовой переключатель Пример \@ “M/d/yyyy” 20.05.2022 \@ “d-MMM-yy”} 20-May-22 \@ “d MMMM yyyy”} 20 May 2014 \@ “ddd, d MMMM yyyy” Пт, 20 мая 2022 г. \@ “dddd, d MMMM yyyy” Пятница, 20 мая 2022 г. \@ “dddd, MMMM dd, yyyy” Пятница, 20 мая 2022 г. \@ “h:mm AM/PM” 10:45 PM \@ “чч:мм” 10:45 \@ “чч:мм:сс” 10:45:32

Например, чтобы применить полный формат даты, измените формат поля слияния даты следующим образом:

{ MERGEFIELD Дата\@ “дддд, мммм дд, гггг” }

Советы и примечания:

• В числовом переключателе даты/времени верхний регистр М используется для месяцев и строчных букв м для минут.
• Помимо кодов, перечисленных выше, вы можете использовать любые другие пользовательские форматы даты и времени.

Как изменить формат текущей даты и времени в слиянии почты Word

Чтобы вставить текущую дату и текущее время в документ слияния, вы можете использовать следующие сочетания клавиш:

• Alt+Shift+D — вставить поле ДАТА, отображающее текущую дату.
• Alt+Shift+T — вставить поле TIME, отображающее текущее время.

Это добавит дату и время в формате по умолчанию. Чтобы изменить его, вы можете использовать цифровой переключатель, как описано выше. Или вы можете применить желаемое форматирование даты/времени визуально.

1. Выберите Свидание или же Время поле, формат которого вы хотите изменить.
2. Нажмите Shift + F9, чтобы отобразить кодировку поля, которая может выглядеть примерно так: {DATE \@ “M/d/yyyy”}
3. Щелкните правой кнопкой мыши выбранное поле и выберите «Редактировать поле…» в контекстном меню.
   
4. в Подано диалоговом окне выберите нужный формат для Свидание поле и нажмите ХОРОШО.
   

   Кончик. Если вы хотите сохранить форматирование при обновлении, установите соответствующий флажок в правом нижнем углу.

Как избежать потери начальных нулей при слиянии почты

Во всех числовых значениях при слиянии начальные нули удаляются. Чтобы почтовые индексы и другие номера проходили через слияние без потери нулей, они должны быть отформатированы как текст.

Для этого выберите столбец с цифрами и выберите Текст в Формат номера коробка на Дом вкладка

Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши выбранный столбец, а затем нажать Формат ячеек… . в Формат ячеек диалоговое окно, которое открывается на Число вкладка, выберите Текста затем щелкните ХОРОШО.
подключиться к листу Excel через DDE. Это сохранит исходные числовые форматы Excel, включая предшествующие нули.

Вот как можно решить проблемы с форматированием слияния и отформатировать поля так, как вы хотите. Спасибо за чтение!

Вас также могут заинтересовать