Как использовать слияние в Word для объединения текста

Функция слияния писем доступна во всех версиях Word от Word 2007 до Word 2019. В статье ниже вы узнаете, как использовать функцию слияния писем в Word.

Инструкции по использованию слияния почты в Word

Прежде всего, вам необходимо подготовить файл Excel с полным списком имен и файл Word с шаблоном пригласительного письма или контентом, который будет объединен.

Шаг 1:

В интерфейсе Word с формой нажмите Рассылки, а затем нажмите Начать слияние, отображенное ниже. Продолжайте нажимать Пошаговый мастер слияния.

Шаг 2:

В интерфейсе, отображающем шаги, сначала вы выбираете тип сообщения, которое мы составляем, включая:

1. Письма: Тип пригласительного письма.
2. Сообщения электронной почты: Электронная почта.
3. Конверты: Конверты.
4. Метки: Отправка по метке.
5. Каталог: Почта по категориям.

Затем нажмите кнопку «Далее».

Шаг 3:

На этом этапе вы выберете шаблон письма, с которым будете объединять текст, включая:

1. Использовать текущий документ: использовать текущий открытый шаблон сообщения.
2. Начните с шаблона: используйте шаблон письма в Word.
3. Начать с существующего документа: использовать существующие или созданные шаблоны писем, сохраненные в Word.

Нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 4:

На этом шаге мы выбираем данные, взятые из файла Excel, содержащего список имен. Нажмите Browse…, чтобы выбрать файл Excel.

Теперь отображается интерфейс в Word с листами документа Excel. Щелкните на листе, содержащем данные, которые вы хотите использовать, а затем щелкните OK, чтобы продолжить.

На этом этапе будет отображено полное содержимое столбцов в файле Excel. Вы можете выбрать или снять отметку с информации в интерфейсе. Нажмите OK, чтобы продолжить. Затем нажмите Next, чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 5:

На этом этапе у вас будет возможность написать больше или отредактировать информацию в слиянии, если вы не закончили писать форму. Если форма полностью написана, пропустите этот шаг и нажмите Далее, чтобы продолжить.

Шаг 6:

На этом этапе щелкните место, куда вы хотите вставить содержимое, затем нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите получить, в первую очередь имя человека.

В это время будет отображаться имя поля. Чтобы также отобразить имя человека, посмотрите на столбец содержимого с правой стороны, щелкните стрелку у Получателя, чтобы изменить элементы в списке. Сразу же отобразится имя человека, который хочет заполнить список.

Далее, нажмите на другой контент ниже, чтобы заполнить информацию. Мы также нажимаем на Вставить поле слияния, а затем выбираем поле контента, вот позиция. Затем название заголовка, соответствующее названию выше, будет отображено в виде файла Excel. Если вы нажмете на стрелку у Получателя, содержимое полей немедленно изменится.

На этом этапе вы можете сразу же нажать кнопку «Распечатать приглашение», и все готово.

Наконец, нажмите «Далее», чтобы завершить процесс слияния писем в Word.

Шаг 7:

После завершения нажмите кнопку «Завершить и объединить» и выберите «Отправить сообщения по электронной почте» ниже.

Затем заполните содержимое письма, которое вы хотите отправить, и нажмите OK, чтобы открыть Outlook на вашем компьютере и отправить письмо через Outlook. В случае использования Gmail, вы должны сохранить его как отдельный doc-файл, а затем отправить по электронной почте.

Лесли Монтойя

Обновление 10 июля 2024 г.