Как использовать функцию внешнего общего доступа в Office 365

По этой причине в этой статье TipsMake обсудит с вами, что такое функция внешнего общего доступа, различные уровни внешних пользователей, а затем расскажет, как обмениваться контентом извне. Office 365.

Что такое внешний доступ?

С внешней стороны внешний доступ в Office 365 — это возможность доставлять документы или контент пользователям, работающим за пределами предприятия.

Изнутри внешний доступ может означать совершенно другое, в зависимости от того, передается ли контент анонимно внешним пользователям или аутентифицированным внешним пользователям.

Кто такие анонимные пользователи?

Документом или папкой можно поделиться с внешними пользователями через анонимную ссылку, что означает, что лицо, получающее доступ к документу, не может быть идентифицировано. Эти гостевые пользователи называются «анонимными пользователями».

Если вы выберете этот вариант, ваш документ будет виден всем, у кого есть доступ к ссылке, и они также могут переслать его другим внешним пользователям. Важно отметить, что документы, содержащие конфиденциальную или личную информацию, никогда не должны передаваться таким образом.

Лицо, отправляющее документ, может принять решение о разрешении доступа «только для просмотра» или «для редактирования» с указанием даты истечения срока действия. По сути, разрешения предоставляются гиперссылке, а не пользователю.

Кто такой аутентифицированный внешний пользователь?

Другой способ обмена контентом — с аутентифицированными внешними пользователями, то есть вы приглашаете пользователей по электронной почте, которые им необходимо войти в систему с аутентифицированной учетной записью, прежде чем они смогут получить доступ к контенту.

Как только они примут приглашение, они автоматически добавятся в папку организации как внешние пользователи, но смогут получить доступ только к тем элементам, которыми вы с ними поделились. Опять же, важно убедиться, что вы не предоставляете им доступ ко всему веб-сайту, если он содержит конфиденциальную или личную информацию.

Чтобы увидеть, принимает ли пользователь приглашение, вы можете сделать это, просмотрев ожидающее приглашение в настройках, а затем перейдя на вкладку «Запросы доступа и приглашения», или вы можете вручную выполнить поиск гостевых имен пользователей в организации. каталог.

Как поделиться документами с внешними пользователями в Office 365

Попросив свою ИТ-группу настроить внешний общий доступ для SharePoint или OneDrive, вы готовы поделиться своими документами с внешними пользователями.

Совместное использование документов или папок SharePoint или OneDrive с анонимными пользователями

Шаг 1. В SharePoint или OneDrive перейдите в «Библиотеку документов SharePoint» или «OneDrive для бизнеса (ваш)», где находится документ или папка, к которой вы хотите предоставить общий доступ. Затем выберите его, отметив кружок слева от документа или папки.

Изображение 1: как использовать функцию внешнего общего доступа в Office 365

Шаг 2: Выберите «Поделиться» и «Кто угодно» в настройках ссылки. Это определяет, может ли гостевой пользователь редактировать документ, а затем убедитесь, что вы установили дату истечения срока действия гиперссылки.

Шаг 3: Затем выберите Применить. Вам будет предоставлена ​​ссылка, которую вы можете скопировать или отправить по электронной почте выбранным внешним пользователям, для доступа к которой им не потребуется входить в систему.

Делитесь документами с аутентифицированными внешними пользователями

Шаг 1. Процесс обмена документами или папками с аутентифицированными пользователями так же прост, как создание анонимной ссылки. Перейдите к настройкам связывания, отсюда выберите опцию «Определенные люди» и добавьте адреса электронной почты пользователей, которыми вы хотите поделиться, а также уровень доступа, который вы хотите им предоставить.

Изображение 2: как использовать функцию внешнего общего доступа в Office 365

Сверху два других параметра, доступных под «Любой», — это параметры, которые вы можете использовать для обмена документами с пользователями, уже находящимися в папке организации.

Шаг 2. После выбора «Применить» вы можете скопировать ссылку в буфер обмена или отправить ссылку по электронной почте. Это покажет вам, что только люди, которых вы специально пригласили, смогут получить доступ к этому документу. Вы также сможете увидеть, у кого в настоящее время есть доступ к документу.

Шаг 3: Приглашение к документу будет отправлено гостевому пользователю, и его нужно будет принять. После того, как они примут приглашение, им нужно будет войти в систему с надежным адресом электронной почты, и они будут добавлены в папку своей организации.

Совместное использование сайта SharePoint с внешними пользователями, прошедшими проверку подлинности

Шаг 1. Процесс предоставления доступа ко всему сайту SharePoint внешним аутентифицированным пользователям почти такой же, как описано выше. Перейдите на сайт и нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.

Шаг 2. После выбора этого элемента появится всплывающее окно, в котором вы можете добавить личные адреса электронной почты пользователей, которых хотите пригласить на свой веб-сайт.

Шаг 3: После этого пользователь получит приглашение войти в систему и получить доступ к веб-сайту. Как и выше, если пользователь принимает приглашение, он добавляется в папку организации.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *