Как импортировать контакты в Outlook (из файлов CSV и PST)

В этом руководстве рассказывается о двух способах импорта контактов в настольный компьютер Outlook из файла .csv и .pst, а также показано, как перенести контакты в Outlook Online.

Могут быть разные причины, по которым вы можете захотеть перенести контакты в адресную книгу Outlook. Например, вам досталась внешняя база данных со списком контактов, или вы выполняете миграцию с другого почтового сервера, или, возможно, вы настраиваете новую учетную запись. Какой бы ни была причина, Outlook предоставляет простой способ импортировать все ваши контакты за один раз.

Кончик. Если ваши контакты хранятся в Excel, вам будет полезен следующий туториал: Как импортировать контакты в Outlook из Excel.

Microsoft Outlook позволяет импортировать контакты из файлов двух типов: PST и CSV.

PST (персональная таблица хранения). Это специальный формат файла для хранения данных в Outlook, клиенте Exchange и другом программном обеспечении Microsoft. В файле .pst контакты уже имеют правильный формат и не требуют дополнительных изменений.

Дополнительные сведения см. в разделе Как экспортировать контакты Outlook в файл PST.

CSV (значения, разделенные запятыми). Если вы храните свою контактную информацию в Excel или другой программе для работы с электронными таблицами или экспортируете свои контакты из другого поставщика услуг электронной почты, например Gmail или Yahoo Mail, они, как правило, будут в файле .csv, который можно импортировать в Outlook с помощью нескольких настроек:

• Если сведения о контакте содержат некоторые символы, которых нет в английском алфавите, например, арабский, кириллический, китайский или японский, такие контакты могут быть неправильно импортированы. Чтобы предотвратить возможные проблемы, экспортируйте контакты в файл CSV UTF-8, если такая возможность вам доступна, или преобразуйте CSV в UTF-8 с помощью Excel.
• Убедитесь, что значения в вашем CSV-файле разделены запятыми. В зависимости от вашей локали по умолчанию устанавливается другой разделитель списка. Например, во многих европейских странах разделителем списка по умолчанию является точка с запятой. Но Outlook поддерживает только запятую в качестве разделителя полей, поэтому перед импортом CSV-файла в Outlook необходимо заменить точку с запятой или любые другие разделители запятыми.

В приведенных ниже руководствах вы найдете подробное руководство по экспорту контактов в файл CSV:

В самом простом виде ваш файл .csv может выглядеть следующим образом:

Чтобы импортировать контакты из CSV-файла в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook 2013, выполните следующие действия:

1. В Microsoft Outlook нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт.
   
2. Импорт и экспорт запускается мастер. Вы выбираете Импорт из другой программы или файла и нажимаете Следующий.
   
3. Чтобы импортировать контакты CSV в Outlook, выберите «Значения, разделенные запятыми» и нажмите Следующий.
   
4. На этом этапе вам нужно сделать несколько вариантов:
   • Нажмите кнопку «Обзор», найдите и дважды щелкните файл .csv, чтобы выбрать его.
   • Выберите, как обрабатывать повторяющиеся элементы контактов.

   Когда закончите, нажмите Следующий.
   

   Как обрабатывать повторяющиеся контакты:

   • Заменить дубликаты импортированными элементами. Выберите этот вариант, если информация в CSV-файле является более полной или более актуальной, чем информация в вашем Outlook.
   • Разрешить создание дубликатов (дефолт). Если вы не хотите потерять ни единого бита информации, разрешите Outlook создавать повторяющиеся элементы, просматривать их и объединять сведения об одном и том же человеке в один элемент.
   • Не импортировать повторяющиеся элементы. Этот вариант можно выбрать, если вы хотите импортировать только новые контакты и оставить все существующие контакты нетронутыми.
5. Под целевой учетной записью электронной почты выберите папку «Контакты» и нажмите Следующий.
   
6. Если вы импортируете контакты CSV, которые вы ранее экспортировали из Outlook, список контактов имеет требуемый формат, поэтому вы можете нажать «Готово», чтобы немедленно начать импорт контактов.

   Если вы импортируете контакты из Excel или из почтового приложения, отличного от Outlook, вам может потребоваться сопоставить некоторые столбцы в файле CSV с полями контактов Outlook. В этом случае щелкните Сопоставить настраиваемые поля и перейдите к следующему шагу.
   

7. Если на предыдущем шаге вы нажали кнопку «Сопоставить настраиваемые поля», появится соответствующее диалоговое окно:
   • На левой панели под Извы увидите имена столбцов из вашего CSV-файла.
   • На правой панели под Квы увидите стандартные поля контактов Outlook.

   Если имя столбца в CSV-файле точно соответствует полю Outlook, столбец сопоставляется автоматически и отображается в Сопоставлено с.

   Если имя столбца не соответствует какому-либо полю Outlook, вам придется выполнить сопоставление вручную. Для этого перетащите столбец с левой панели и поместите его рядом с соответствующим полем на правой панели. Например, в нашем импортированном CSV-файле есть столбец с именем Должность и мы сопоставляем его с Название работы поле. Чтобы найти совпадение, щелкните знак «плюс» рядом с подходящим полем на правой панели, чтобы развернуть его.
   

   Когда все столбцы сопоставлены, нажмите ХОРОШОи обратно в Импорт файла диалоговое окно, нажмите Заканчивать.

8. Outlook показывает окно прогресса, чтобы вы знали, что он начал импортировать ваши контакты. Когда окно прогресса закроется, процесс будет завершен. При импорте очень маленького списка контактов окно прогресса может не отображаться.

Чтобы убедиться, что все ваши контакты CSV были импортированы в Outlook, щелкните значок Люди значок на панели навигации, чтобы просмотреть список контактов.

В некоторых ситуациях вам может понадобиться импортировать контакты из файла PST, а не из CSV. Это особенно полезно, когда:

• Вы переносите контакты из одной учетной записи Outlook в другую.
• Вы перемещаете контакты с одного компьютера на другой.
• Вы хотите перенести все элементы Outlook, включая электронные письма, контакты, встречи и задачи.

В этом случае сначала необходимо экспортировать контакты в файл PST, а затем импортировать их в новую учетную запись или на ПК с помощью Импорт Экспорт мастер обсуждался в предыдущем разделе.

Вот шаги для импорта контактов в Outlook из PST-файла:

1. В Outlook щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт.
2. Выберите «Импорт из другой программы или файла» и нажмите Следующий.
3. Выберите файл данных Outlook (.pst) и нажмите Следующий.
   
4. Нажмите кнопку «Обзор» и выберите PST-файл, который вы хотите импортировать.

   Под Опциивыберите, как поступать с повторяющимися элементами, а затем щелкните Следующий. Обратите внимание, что при импорте из PST по умолчанию Заменить дубликаты импортированными элементами.
   

5. Если ваш PST-файл защищен паролем, вас попросят указать его.
6. Это ключевой шаг для правильного импорта контактов, поэтому обязательно сделайте это правильно:
   • Под Выберите папку для импорта изВыбрать Файл данных Outlook если вы хотите импортировать PST полностью. Или разверните его и выберите для импорта только конкретную подпапку, Контакты в нашем случае.
   • Если целевая учетная запись/почтовый ящик в данный момент выбрана в области навигации, вы можете выбрать Импорт элементов в текущую папку вариант. В противном случае проверьте Импортировать элементы в ту же папку в и выберите почтовый ящик или файл данных Outlook, в который необходимо импортировать контакты.
   • Когда закончите, нажмите Готово.

   

Outlook сразу же начнет импортировать контакты. Когда окно прогресса исчезнет, ​​импорт будет завершен.

Как и в случае с настольным компьютером Outlook, для импорта контактов в Outlook Online вам понадобится файл CSV. Для достижения наилучших результатов файл должен иметь кодировку UTF-8, корректно работающую для всех языков.

Чтобы импортировать контакты в Outlook Online, выполните следующие действия:

1. Войдите в свой Outlook в Интернете или же Outlook.com учетная запись.
2. В левом нижнем углу страницы щелкните значок «Люди»:
   
3. В правом верхнем углу страницы нажмите «Управление»> «Импорт контактов».
   
4. Нажмите кнопку «Обзор», выберите файл CSV и нажмите Открытым.
5. С файлом CSV в поле нажмите «Импорт».
   

Если файл .csv содержит какие-либо контакты, которые уже существуют в вашей учетной записи Outlook, будут созданы повторяющиеся элементы, но ни один из ваших существующих контактов не будет заменен или удален.

Вот как можно импортировать контакты в настольный компьютер Outlook и в Интернете. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также могут заинтересовать