Как безопасно обмениваться файлами с OneDrive
Из этого краткого руководства вы узнаете, как безопасно обмениваться файлами в OneDrive, чтобы ваша важная информация никогда не сбиваться с пути.
В предыдущей статье мы обсудили несколько различных способов обмена документами в OneDrive, и вы можете спросить себя, какой из них лучше. Боюсь, на этот вопрос невозможно ответить, потому что по большей части это зависит от ситуации и ваших конечных целей. Тем не менее, я определенно могу показать вам самый безопасный способ.
Вот как мы рекомендуем делиться файлами OneDrive с пользователями наших общих шаблонов электронной почты и всеми, кто хочет предотвратить попадание важной информации в чужие руки:
- В OneDrive переместите все файлы, которыми вы хотите поделиться с кем-либо, в одну папку. При необходимости создайте несколько вложенных папок в этой папке. Основное преимущество этого подхода заключается в том, что вместо управления разрешениями для нескольких файлов вы получаете единую точку управления всеми своими документами.
- Выберите созданную папку и нажмите кнопку «Поделиться» в верхнем меню или рядом с папкой.
В качестве примера я поместил все файлы, используемые в моих шаблонах электронной почты, в папку с именем Файлы для шаблонов и теперь я собираюсь поделиться этой папкой со своими товарищами по команде:
- В появившемся диалоговом окне измените выбор на «Конкретные люди». В зависимости от уровня разрешений, который вы хотите предоставить другим пользователям (редактирование или только просмотр), установите или снимите флажок Разрешить редактирование поле и нажмите Применить.
- В поле Кому введите адреса электронной почты получателей. При желании добавьте к ним сообщение, если хотите. Когда закончите, нажмите Отправить.
Кончик. Если вы хотите отправить персональное сообщение, нажмите кнопку Перспектива значок внизу, чтобы создать новое электронное письмо со встроенной ссылкой в Outlook Online.
Как только указанные лица получат ваше сообщение, они смогут быстро получить доступ к общей папке, нажав кнопку «Открыть», содержащую встроенную ссылку.
Вот и все! Теперь вы можете быть уверены, что доступ к вашим файлам получат только доверенные люди. Даже если ссылка по ошибке отправлена не тому человеку или где-то размещена, она не будет работать ни для кого, кроме указанных вами пользователей.