Избегайте дубликатов в Excel — автоматически выделяйте дубликаты в новых записях.
Эта статья покажет вам, как избежать дублирования в столбцах таблицы с помощью встроенных инструментов Excel. Решение работает для Excel 2016, 2013, 2010, и вам потребуется всего несколько минут, чтобы применить его к своей таблице.
Вы работаете с большой таблицей в Excel и постоянно добавляете в конец новые данные. Это может быть список счетов за этот месяц или список ваших новых клиентов в этом году.
Таблица не помещается на экране, и ваши глаза не могут охватить ее целиком. Вы уже избавились от дубликатов в нем. Вы убедились, что все записи строк уникальны, долго проверяя таблицу вручную или запустив надстройку Duplicate Remover за 2 минуты. Конечно, такую красоту не хочется портить, но каждый день вводится много новых данных и приходится раз за разом проверять дубликаты.
Хотите, чтобы данные автоматически проверялись на наличие дубликатов сразу после их ввода? Как только вы вводите текстовое поле и нажимаете Enter, поле сразу же выделяется, меняет цвет фона или цвет текста, тем самым предупреждая вас о том, что в этом столбце есть поле выше с точно такими же данными, как вы видите его в скриншот ниже. Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать просто и быстро.
Как динамически выделять дубликаты
Возьмем в качестве примера небольшой стол на 6 клиентов. У нас есть клиент идентификаторы, имена, телефонные номераа также электронные письма. В реальной жизни обычно десятки полей и тысячи клиентов.
Мы добавим динамическую проверку дубликатов в столбцах электронной почты и телефона. Как только вы наберете номер телефона, который уже находится в ячейке выше, ячейка автоматически изменит формат. Он предложит вам проверить, является ли это новым клиентом, и вы случайно ошиблись (или клиент ошибся в своих данных), или это старый клиент, данные которого вы пытаетесь заполнить снова.
Примечание. Некоторые столбцы таблицы (например, пол) могут наоборот содержать только дубликаты (мужской, женский, возможно, третий (другой) пол в некоторых странах), но набор значений определен. Вы можете ввести данные, выбрав из раскрывающегося списка параметры в этих столбцах, это сэкономит ваше время и поможет вам избежать опечаток, таких как «женщина, женщина» вместо «Женщина». Хотите узнать, как это сделать? – Добро пожаловать в наш блог на следующей неделе.
Кончик. если вам нужно автоматически сравнивать входные данные со столбцом в другой таблице, например с черным списком телефонных номеров, см. Как сравнить два столбца в Excel и выделить дубликаты.
1. Подготовьте стол
Если ваш список представляет собой обычный диапазон в Excel, вы не увидите “Инструменты таблицы” на ленте после нажатия на любую запись.
Сначала нужно сделать из него полноценную таблицу Excel: выделить любую ячейку с данными и нажать Ctrl+T на клавиатуре. Убедитесь, что Excel правильно распознал заголовки вашей таблицы, когда вы видите Создать таблицу диалоговое окно; вы увидите флажок “В моей таблице есть заголовки” выбрано в данном случае, и нажмите Ok.
После реорганизации данных в таблицу вы получите автоматически отформатированный список, формулы будут автоматически скопированы в новые строки и т. д. Вы можете увидеть все преимущества таблицы Excel и узнать, как ее создавать и применять здесь.
2. Выберите все ячейки в столбце, который вы хотите проверить на наличие уникальных значений.
Просто подведите курсор мыши к заголовку столбца, пока он не изменится на стрелку вниз, и щелкните по нему левой кнопкой мыши.
3. Примените условное форматирование к столбцу
Далее откройте Дом вкладку ленты в Excel и щелкните значок Условное форматирование значок.
Выбирать Правила выделения ячеек -> Дублирует значения… из списка, который вы видите.
4. Установите формат для ячеек с дубликатами
Выберите один из типовых форматов из списка “значения с“список в”Повторяющиеся значения“; нажмите OK, чтобы применить форматирование.
Вы также можете выбрать “Пользовательский формат” в стандартном диалоговом окне “Формат ячеек” и настройте цвет и размер шрифта, цвет фона, линию границы и цвет так, как вам нравится, например, полужирный шрифт и ярко-желтый фон.
5. Все!
Теперь, когда вы вводите номер телефона, который уже есть в списке, и старая, и новая ячейка будут выделяться ярким цветом, чтобы привлечь ваше внимание.
