Импорт контактов из Excel в Outlook за 3 быстрых шага
В этой статье я покажу вам, как импортировать контакты из Excel в Outlook 2016-2010. Вы найдете три простых шага для экспорта ваших контактов. Преобразуйте свои данные в формат .csv, импортируйте их в Outlook с помощью специального мастера и сопоставьте заголовки Excel с соответствующими полями.
В сентябре мы опубликовали статью, в которой показано, как экспортировать контакты Outlook в Excel. В сегодняшней публикации рассматривается импорт контактов из Excel в Outlook.
Excel — удобное место для хранения ваших контактных данных. Вы можете обрабатывать свои данные разными способами: объединять несколько файлов с электронными письмами, удалять дубликаты, обновлять поля во всех элементах одновременно, объединять несколько контактов в один, пользоваться формулами и параметрами сортировки. После того, как ваши данные будут сформированы так, как вам нужно, вы можете экспортировать контакты из Excel в Outlook. Вам необходимо выполнить три основных шага:
Кончик. Дополнительные способы импорта контактов описаны в разделе Импорт контактов в Outlook из файла CSV или PST.
Подготовьте контактные данные Excel для импорта в Outlook
Самый простой способ подготовить контакты для добавления из Excel в Outlook — сохранить книгу в формате CSV. Этот подход работает для любой версии Office и позволяет забыть о некоторых проблемах, таких как именованные диапазоны или пустые контакты.
- В своей книге откройте лист с контактными данными, которые вы хотите импортировать в Outlook.
- Нажмите Файл и выберите Сохранить как вариант.
- Выберите место для сохранения файла.
- Вы увидите Сохранить как диалоговое окно. Выберите вариант CSV (с разделителями-запятыми) от Сохранить как тип выпадающий список и нажмите Сохранять.
- Вы увидите следующее сообщение от Excel: Выбранный тип файла не содержит книг, содержащих несколько листов.
Это сообщение сообщает вам об ограничении файла CSV. Не волнуйтесь, исходная рабочая тетрадь останется без изменений. Просто нажмите ХОРОШО.
- После нажатия ХОРОШОвы, вероятно, увидите другое сообщение: Некоторые функции в вашей книге могут быть потеряны, если вы сохраните ее в формате CSV (с разделителями-запятыми)..
Это информационное уведомление можно игнорировать. Таким образом, вы можете нажать Да чтобы сохранить текущий рабочий лист в формате CSV. Исходная книга (файл .xlsx) будет закрыта, и вы также можете заметить, что имя вашего текущего листа изменится.
- Закройте новый CSV-файл.
Теперь вы готовы добавить контакты в Outlook.
На этом шаге вы увидите, как импортировать контакты из Outlook в Excel с помощью Мастер импорта и экспорта.
- Откройте Outlook, перейдите к Файл > Открыть и экспортировать и нажмите на опцию Импорт Экспорт.
- Ты получишь Мастер импорта и экспорта. Выберите вариант Импорт из другой программы или файла а затем щелкните Следующий кнопка.
- На Импорт файла шаг мастера, выбрать Значения, разделенные запятыми и нажмите Следующий.
- Нажми на Просматривать и найдите файл .csv, который хотите импортировать.
На этом шаге вы также увидите переключатели под Опции позволяя вам не импортировать дубликаты, заменять существующие контакты или создавать повторяющиеся элементы. Если вам довелось экспортировать контактную информацию в Excel и вы хотите импортировать ее обратно в
Outlook, обязательно выберите самый первый переключатель. - Нажмите на Следующий кнопку, чтобы выбрать место назначения для ваших электронных писем. Контакты папка должна быть выбрана по умолчанию. Если это не так, вы можете прокрутить вверх или вниз, чтобы найти файл. Также можно выбрать другую папку.
- После нажатия Следующий, вы увидите флажок Импортируйте «Ваше имя файла.csv» в папку: Контакты. Пожалуйста, не забудьте выбрать его.
Пожалуйста, не нажимайте Заканчивать пока что. Вам потребуется связать некоторые столбцы в файле CSV с полями контактов в Outlook. Это позволит импортировать ваши контакты из Excel в Outlook именно так, как вы хотите. Продолжайте читать, чтобы получить шаги.
Сопоставьте столбцы Excel с соответствующими полями Outlook
Чтобы данные из ваших импортированных контактов отображались в соответствующих полях Outlook, используйте кнопку Сопоставить настраиваемые поля диалоговое окно на последнем шаге Мастер импорта и экспорта.
- Выбирать Импортируйте «Ваше имя файла.csv» в папку: Контакты чтобы активировать кнопку Сопоставить настраиваемые поля…. Нажмите на эту кнопку, чтобы увидеть соответствующее диалоговое окно.
- Вы увидите Из: а также К: панели на Сопоставить настраиваемые поля диалог. Из: содержит заголовки столбцов из вашего CSV-файла. Под К, вы увидите стандартные поля Outlook для контактов. Если поле соответствует столбцу в CSV-файле, вы увидите свой столбец под Сопоставлено с.
- Поля Имя, Имяа также Фамилия являются стандартными полями Outlook, поэтому, если контактные данные в вашем файле содержат какие-либо из этих имен контактов, вы можете продолжить.
- Вероятно, вам также потребуется выполнить ручное сопоставление. Например, в вашем файле телефон контакта находится в столбце Номер телефона. В Outlook есть множество полей для телефонных номеров, таких как Бизнес, Дом, Автомобиль и так далее. Таким образом, вы можете найти подходящее совпадение, прокручивая К: панель.
- Когда вы найдете правильный вариант, например, Рабочий телефонпросто выберите Номер телефона под Из. Затем перетащите его на Рабочий телефон в К: панель.
Теперь вы можете увидеть Номер телефона заголовок столбца рядом с Рабочий телефон поле.
- Перетащите другие элементы с левой панели в подходящие поля Outlook и щелкните Заканчивать.
Ваши контакты успешно добавлены в Outlook из Excel.
Теперь вы знаете, как экспортировать контакты Excel в Outlook 2010-2013. Вам просто нужно создать файл .csv с электронными письмами, импортировать его в Outlook и сопоставить соответствующие поля. Если вы столкнетесь с трудностями при добавлении контактов, не стесняйтесь задавать свой вопрос ниже. Это все на сегодня. Будьте счастливы и преуспевайте в Excel.