Excel 2016 — Урок 8: Как форматировать числа в Excel (Числовые форматы)

Когда вы импортируете данные в таблицу Excel, по умолчанию всегда используется общий формат, чтобы форматы Excel могли отображать и вычислять правильный формат фактических данных. Вам необходимо установить формат. для этого. Давайте узнаем о числовых форматах с TipsMake.com в Excel 2016!

Формат чисел в Excel

При работе с электронными таблицами лучше использовать числовые форматы, которые подходят для ваших данных. Числовые форматы указывают точный тип данных, который вы используете в электронной таблице, например, процент (%), валюта ($), временные метки, даты и т. д.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о числовых форматах в Excel:

Зачем использовать числовой формат?

Форматирование чисел в Excel не только делает вашу электронную таблицу более удобной для чтения, но и упрощает ее использование. Когда вы применяете числовой формат, вы сообщаете электронной таблице, какой именно тип значения хранится в ячейке. (Например, формат даты сообщает электронной таблице, что вы вводите определенную календарную дату .) Это позволяет электронной таблице лучше понимать данные, помогая гарантировать сохранение согласованности данных и формул. Ваш рассчитан правильно.

Если вам не нужно использовать определенный числовой формат, электронная таблица обычно применяет общий числовой формат по умолчанию. Однако глобальный формат может применить некоторые незначительные изменения форматирования к вашим данным.

Применить форматирование чисел

Как и другие типы форматирования, такие как изменение цвета шрифта, вы применяете числовые форматы, выбирая ячейки и выбирая нужные параметры форматирования. Существует два основных способа выбора числового формата:

Перейдите на вкладку «Главная», щелкните раскрывающееся меню «Формат числа» в группе «Число» и выберите нужный формат.

Вы можете нажать одну из команд быстрого форматирования чисел под раскрывающимся меню.

Кроме того, вы можете выделить нужные ячейки и нажать Ctrl + 1 на клавиатуре, чтобы получить доступ к другим параметрам форматирования чисел.

В этом примере мы применили числовой формат «Денежный», чтобы добавить символ валюты ($) и отобразить два десятичных знака для любого числового значения.

Если вы выберете любую ячейку с числовым форматом, вы увидите фактическое значение ячейки в строке формул. Электронная таблица будет использовать это значение для формул и других вычислений.

Используйте правильный числовой формат.

Существует больше способов форматирования чисел, чем выбор ячеек и применение формата. Электронные таблицы могут автоматически применять различные числовые форматы в зависимости от того, как вы вводите данные. Это означает, что вам нужно будет ввести данные таким образом, чтобы программа их понимала, а затем убедиться, что ячейки используют соответствующий числовой формат.

Например, на изображении ниже показано, как использовать числовые форматы для дат, процентов и времени:

Теперь, когда вы больше знаете о том, как работают числовые форматы, давайте рассмотрим некоторые различные числовые форматы.

Процентные форматы

Одним из самых полезных числовых форматов является процентный формат (%). Он отображает значения в виде процентов, например 20% или 55%. Это особенно полезно при выполнении таких расчетов, как налог с продаж или проценты. Когда вы вводите знак процента (%) после числа, к этой ячейке автоматически применяется процентный числовой формат.

В математической теории процент также может быть записан в виде десятичной дроби. Так, 15% равно 0,15; 7,5% равно 0,075; 20% равно 0,20; 55% равно 0,55 и больше.

Во многих случаях процентное форматирование полезно. Например, на изображениях ниже обратите внимание, как ставка налога с продаж отформатирована по-разному для каждого рабочего листа (5, 5% и 0,05):

Как вы видите, расчет в таблице слева работает неправильно. Без процентного формата таблица думает, что мы хотим умножить $22.50 на 5, а не на 5%. И хотя таблица справа все еще работает без процентного форматирования, таблицу посередине читать легче.

Форматы даты

Всякий раз, когда вы работаете с датами, вам понадобится использовать форматы дат, чтобы сообщить электронной таблице, что вы ссылаетесь на определенные календарные даты, например, 15 июля 2014 года. Форматы дат также позволяют вам работать с набором функций дат, которые используют информацию о времени и дате для вычисления ответа.

Электронные таблицы не понимают информацию так, как это делают люди. Например, если вы введете в ячейку October, электронная таблица не будет знать, что вы вводите дату, поэтому она будет обрабатывать ее как любой другой текст. Вместо этого, при вводе даты, вам нужно будет использовать определенный формат, который понимает ваша электронная таблица, например, месяц/день/год (или день/месяц/год в зависимости от страны, в которой вы находитесь). В примере ниже мы введем 12/10/2014 как October 12, 2014. Затем электронная таблица автоматически применит формат числа даты к этой ячейке.

Теперь, когда у нас есть правильно отформатированная дата, мы можем делать с этими данными много других вещей. Например, мы могли бы использовать дескриптор для продолжения дат по столбцу, чтобы в каждой ячейке отображалась другая дата:

Если формат даты не применяется автоматически, это означает, что электронная таблица не понимает введенные вами данные. В примере ниже мы ввели 15 марта. Электронная таблица не понимает, что мы имеем в виду дату, поэтому ячейка по-прежнему использует общий числовой формат.

С другой стороны, если мы введем 15 марта (без “th”), электронная таблица распознает его как дату. Поскольку это не включает год, электронная таблица автоматически добавит текущий год, так что дата будет иметь всю необходимую информацию. Мы также можем ввести дату несколькими другими способами, например, 3/15; 3/15/2014 или 15 июля 2014 года, и электронная таблица все равно распознает ее как эту дату.

Попробуйте ввести даты ниже в электронную таблицу и посмотрите, будет ли форматирование даты применено автоматически:

12/10
октябрь
12 октября
Октябрь 2016 г.
10 декабря 2016 г.
12 октября 2016 г.
2016
12 октября

Если вы хотите добавить текущую дату в ячейку, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl +;, как в видео ниже:

Дополнительные параметры формата даты

Чтобы получить доступ к другим параметрам формата даты, выберите раскрывающееся меню Формат числа и выберите Дополнительные форматы чисел. Это различные параметры отображения даты, например включение дня недели или исключение года.

Появится диалоговое окно «Формат ячеек». Здесь вы можете выбрать желаемый формат даты.

Как вы можете видеть в строке формул, пользовательское форматирование даты не изменяет фактическую дату в ячейке — оно просто изменяет способ ее отображения.

Советы по форматированию чисел

Вот несколько советов, как добиться наилучших результатов при форматировании чисел:

Применить форматирование чисел ко всем столбцам: если вы планируете использовать каждый столбец для определенного типа данных, например, дат или процентов, вам может быть проще выбрать весь столбец, щелкнув буквы столбца и применив нужный вам формат чисел. Таким образом, любые данные, которые вы добавите в этот столбец в будущем, будут иметь правильный числовой формат. Обратите внимание, что строки заголовков обычно не будут затронуты форматированием чисел.

Перепроверьте значения после применения числового форматирования: Если вы примените числовое форматирование к существующим данным, вы можете получить неожиданные результаты. Например, применение процентного (%) форматирования к ячейке со значением 5 даст вам 500%, а не 5%. В этом случае вам необходимо повторно ввести правильное значение в каждой ячейке.

Если вы ссылаетесь на ячейку с числовым форматом в формуле, электронная таблица может автоматически применить тот же числовой формат к новой ячейке. Например, если вы используете значение с денежным форматом в формуле, вычисленное значение также будет использовать денежный формат.

Если вы хотите, чтобы данные отображались точно так же, как введены, вам придется использовать текстовое форматирование чисел. Этот формат особенно хорош для чисел, над которыми вы не хотите выполнять вычисления, например, телефонных номеров, почтовых индексов или чисел, начинающихся с 0, например, 02415. Для достижения наилучших результатов вы можете применить текстовое форматирование чисел перед вводом данных в эти ячейки.

Увеличивайте и уменьшайте количество цифр после запятой.

Команды Increase Decimal и Decrease Decimal позволяют управлять десятичными знаками, отображаемыми в ячейке. Эти команды не изменяют значение ячейки; вместо этого они отображают значения для набора десятичных чисел.

Уменьшить десятичную дробь отобразит значение, округленное до этого десятичного знака, но фактическое значение в ячейке по-прежнему будет отображаться в строке формул.