Добавляйте, редактируйте и удаляйте флажки и раскрывающиеся списки в Google Sheets

Когда вы работаете с электронной таблицей Google, рано или поздно вам может понадобиться использовать некоторые функции, которые вы никогда раньше не использовали. Флажки и раскрывающиеся списки могут быть среди таких функций. Давайте посмотрим, насколько полезными они могут быть в Google Таблицах.

Очень часто нам нужно вставить повторяющиеся значения в один столбец нашей таблицы. Например, имена сотрудников, которые работают над теми или иными заказами или с разными клиентами. Или статусы заказов — отправлен, оплачен, доставлен и т. д. Другими словами, у нас есть список вариантов, и мы хотим выбрать только один из них для ввода в ячейку.

Какие проблемы могут возникнуть? Ну, самый распространенный из них — опечатка. Вы можете ввести другую букву или по ошибке пропустить окончание глагола. Вы когда-нибудь задумывались, как эти крошечные опечатки угрожают вашей работе? Когда дело доходит до подсчета количества заказов, обработанных каждым сотрудником, вы увидите, что имен больше, чем людей. Вам нужно будет найти имена с ошибками, исправить их и снова подсчитать.

Более того, вводить одно и то же значение снова и снова – пустая трата времени.

Вот почему в таблицах Google есть возможность создавать списки со значениями: значениями, из которых вы будете выбирать только одно при заполнении ячейки.

Вы заметили мой выбор слов? Вы не будете вводить значение — выберете только одно из списка.

Это экономит время, ускоряет процесс создания таблицы и исключает опечатки.

Надеюсь, вы уже поняли преимущества таких списков и готовы попробовать создать их.

Как поставить галочки в Google Sheets

Добавьте флажок в таблицу

Самый простой и простой список имеет два варианта ответа — да и нет. И для этого Google Sheets предлагает флажки.

Предположим, у нас есть электронная таблица №1 с заказами шоколада из разных регионов. Вы можете увидеть часть данных ниже:
Данные о заказах шоколада

Нам нужно посмотреть, какой заказ был принят каким менеджером и выполнен ли заказ. Для этого мы создаем электронную таблицу № 2, чтобы поместить туда нашу справочную информацию.

Кончик. Поскольку ваша основная электронная таблица может содержать множество данных с сотнями строк и столбцов, может быть несколько неудобно добавлять лишнюю информацию, которая может запутать вас в будущем. Таким образом, мы советуем вам создать еще один рабочий лист и поместить туда свои дополнительные данные.

Выберите столбец A в другой электронной таблице и перейдите к Вставить > Флажок в меню Google Таблиц. К каждой выбранной ячейке сразу же будет добавлен пустой флажок.

Кончик. Вы можете вставить флажок в Google Sheets только в одну ячейку, затем выберите эту ячейку и дважды щелкните этот маленький синий квадрат, чтобы заполнить весь столбец до конца таблицы флажками:

Маленький квадрат, который автоматически копирует ячейку до конца столбца.

Есть еще один способ добавления флажков. Поместите курсор в A2 и введите следующую формулу:

=СИМВОЛ(9744)

Нажмите Enter, и вы получите пустой флажок.

Спуститесь в ячейку A3 и введите аналогичную формулу:

=СИМВОЛ(9745)

Нажмите Enter и получите заполненный флажок.
Заполненная формула флажка в Google Sheet

Кончик. Посмотрите, какие другие типы флажков вы можете добавить в Google Sheets в этом сообщении блога.

Давайте поместим фамилии наших сотрудников в столбец справа, чтобы использовать их позже:
Два столбца дополнительных данных

Теперь нам нужно добавить информацию о менеджерах заказов и статусах заказов в столбцы H и I первой электронной таблицы.

Для начала добавим заголовки столбцов. Затем, поскольку имена хранятся в списке, мы используем флажки Google Sheets и раскрывающийся список для их ввода.

Начнем с заполнения информации о статусе заказа. Выберите диапазон ячеек для вставки флажка в Google Sheets — H2:H20. Затем перейдите к Данные > Проверка данных:
Добавить проверку данных в электронную таблицу

Выбрать Флажок вариант рядом с Критерии.
Вставьте флажки в раскрывающийся список

Кончик. Вы можете поставить галочку напротив Использовать пользовательские значения ячеек и установите текст для каждого типа флажка: отмеченный и неотмеченный.

Когда будете готовы, нажмите Сохранять.

В результате каждая ячейка в пределах диапазона будет помечена флажком. Теперь вы можете управлять ими в зависимости от статуса вашего заказа.
Выберите флажок из списка

Добавьте настраиваемый раскрывающийся список Google Sheets в свою таблицу.

Другой способ добавить раскрывающийся список в ячейку более распространен и предлагает больше возможностей.

Выберите диапазон I2:I20, чтобы вставить имена менеджеров, обрабатывающих заказы. Перейти к Данные > Проверка данных. Убедись, что Критерии вариант показывает Список из диапазона и выберите диапазон с нужными именами:
Добавить настраиваемый раскрывающийся список

Кончик. Вы можете либо ввести диапазон вручную, либо щелкнуть символ таблицы и выбрать диапазон с именами из электронной таблицы 2. Затем нажмите ХОРОШО:

Выберите диапазон

Чтобы закончить, нажмите Сохранять и вы получите диапазон ячеек с треугольниками, которые открывают раскрывающееся меню имен в Google SheetsfВсе выбранные раскрывающиеся списки удаляются.
Выберите имя из выпадающего списка

Точно так же мы можем создать список флажков. Просто повторите описанные выше шаги, но выберите A2:A3 в качестве диапазона критериев.

Как скопировать флажки в другой диапазон ячеек

Итак, мы начали быстро наполнять нашу таблицу в Google Sheets флажками и выпадающими списками. Но со временем было размещено больше заказов, поэтому нам требуются дополнительные строки в таблице. Более того, для обработки этих заказов осталось всего два менеджера.

Что нам делать с нашей таблицей? Повторять одни и те же шаги снова и снова? Нет, все не так сложно, как кажется.

Вы можете копировать отдельные ячейки с флажками и раскрывающимися списками и вставлять их туда, куда вам нужно, используя комбинации Ctrl+C и Ctrl+V на клавиатуре.

Кроме того, Google позволяет копировать и вставлять группы ячеек:
Скопируйте раскрывающиеся списки в другие ячейки

Другой вариант — перетащить правый нижний угол выбранной ячейки с помощью флажка или раскрывающегося списка.

Удалить несколько флажков Google Sheets из определенного диапазона

Когда дело доходит до флажков, которые находятся в ячейках как есть (которые не являются частью раскрывающихся списков), просто выберите эти ячейки и нажмите Удалить на клавиатуре. Все флажки будут немедленно сняты, оставив пустые ячейки.

Однако, если вы попытаетесь сделать это с помощью раскрывающихся списков (иначе Проверка данных), это очистит только выбранные значения. Сами списки останутся в ячейках.

Чтобы удалить все из ячеек, включая раскрывающиеся списки, из любого диапазона вашей электронной таблицы, выполните следующие простые шаги:

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите удалить флажки и раскрывающиеся списки (все сразу или выберите отдельные ячейки, удерживая нажатой клавишу Ctrl).
  2. Перейти к Данные > Проверка данных в меню Google Таблиц.
  3. Нажмите на Удалить проверку кнопка в появившемся Проверка данных всплывающее окно:
    Как убрать валидацию

    Это позволит избавиться от всех выпадающих списков в первую очередь.

  4. Затем нажмите Удалить, чтобы убрать оставшиеся флажки из того же выбора.

И это сделано! Все выбранные выпадающие списки Google Sheets удаляются полностью, а остальные ячейки остаются в целости и сохранности.

Удалите несколько флажков и раскрывающихся списков в Google Sheets из всей таблицы

Что делать, если вам нужно удалить все флажки над всей таблицей, с которой вы работаете?

Процедура такая же, хотя вам нужно выбрать каждую ячейку флажком. Комбинация клавиш Ctrl+A может пригодиться.

Выберите любую ячейку вашей таблицы, нажмите Ctrl+A на клавиатуре, и все данные, которые у вас есть, будут выбраны. Следующие шаги ничем не отличаются: Данные > Проверка данных > Удалить проверку:
Удалить проверку данных из всей электронной таблицы

Примечание. Данные в столбце H останутся, так как они были вставлены с помощью раскрывающихся списков. Другими словами, удаляются именно выпадающие списки, а не вставленные значения (если они есть) в ячейках.

Чтобы удалить и сами флажки, вам нужно будет нажать Delete на клавиатуре.

Кончик. Узнайте о других способах удаления определенных символов или того же текста в Google Таблицах.

Автоматически добавлять значения в раскрывающийся список

Итак, вот наш раскрывающийся список Google Sheets, который уже давно помогает. Но произошли некоторые изменения, и теперь у нас есть еще пара сотрудников. Не говоря уже о том, что нам нужно добавить еще один статус посылки, чтобы мы могли видеть, когда она «готова к отправке». Означает ли это, что мы должны создавать списки с нуля?

Что ж, вы можете попробовать ввести имена новых сотрудников, не обращая внимания на раскрывающийся список. Но так как есть Предупреждение если в настройках нашего списка стоит галочка для любых неверных данных, новое имя не будет сохранено. Вместо этого в углу ячейки появится оранжевый треугольник уведомления о том, что можно использовать только значение, указанное в начале.

Вот почему я бы рекомендовал вам создавать раскрывающиеся списки в Google Таблицах, которые могут заполняться автоматически. Значение будет добавлено в список автоматически сразу после того, как вы введете его в ячейку.

Давайте посмотрим, как мы можем изменить содержимое выпадающего списка, не обращаясь к каким-либо дополнительным скриптам.

Мы переходим к электронной таблице 2 со значениями для нашего раскрывающегося списка. Скопируйте и вставьте имена в другой столбец:
Скопируйте значения в дополнительный столбец

Теперь меняем настройки выпадающего списка для диапазона I2:I20: выделяем эти ячейки, переходим к Данные > Проверка данныхи измените диапазон для Критерии в столбец D электронной таблицы 2. Не забудьте сохранить изменения:
Изменить контрольный диапазон для проверки данных

Теперь посмотрите, как легко добавить имя в список:
Автоматически добавлять значения в раскрывающийся список

Все значения из столбца D листа 2 автоматически стали частью списка. Это очень удобно, не так ли?

Подводя итог, теперь вы знаете, что даже новички в электронных таблицах могут создавать раскрывающиеся списки, даже если они никогда раньше не слышали о такой функции. Просто следуйте инструкциям выше, и вы перенесете эти раскрывающиеся списки и флажки Google Sheets на свою таблицу!

Удачи!

Вас также могут заинтересовать

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *