делиться, перемещать и защищать Google Sheets

Переходя к еще одной остановке нашего путешествия «Назад к основам», сегодня я расскажу вам больше об управлении электронными таблицами. Вы узнаете, как делиться, перемещать и защищать свои данные в Google Таблицах.

Как я уже упоминал в своей предыдущей статье, основным преимуществом Google Таблиц является возможность одновременной работы с таблицами нескольких человек. Больше не нужно отправлять файлы по электронной почте или гадать, какие изменения были внесены вашими коллегами. Все, что вам нужно сделать, это поделиться документами Google Sheets и начать работать.

Как поделиться файлами Google Sheets

1. Чтобы предоставить доступ к своим столам, нажмите кнопку Делиться в правом верхнем углу веб-страницы Google Sheets и введите имена тех пользователей, которые будут работать с таблицей. Решите, дать ли человеку права на редактирование или комментирование таблицы или только на просмотр данных:
   
2. Более того, вы можете получить внешнюю ссылку на свою таблицу и отправить ее своим коллегам и партнерам. Для этого нажмите Получить ссылку для общего доступа в правом верхнем углу окна обмена.
3. Далее, если нажать кнопку Передовой ссылку в правом нижнем углу того же окна, вы увидите расширенный Настройки обмена:
   

   Там вы увидите не только ту же ссылку для общего доступа, но и кнопки для публикации файла Google Sheets в социальных сетях.

4. Прямо под ним находится список тех, у кого уже есть доступ к таблице. Если вы нажмете на Изменять вариант, вы сможете переключить статус конфиденциальности с Общественный к Кто со ссылкой или к Специфичные люди.
5. Каждый человек, с которым вы делитесь таблицей, может просматривать документ по умолчанию. Чтобы они могли редактировать его, вы должны использовать Пригласить людей в дополнительных настройках, где вы вводите их имена или адреса и устанавливаете соответствующий тип доступа. Если вы пропустите его, пользователям придется запрашивать доступ, когда они перейдут по ссылке на файл.

   Кончик. Вы можете назначить нового владельца файла, щелкнув значок со стрелкой, указывающей вниз, рядом с его или ее именем и выбрав Является владельцем.

6. Окончательно, Настройки владельца опции позволяют ограничить количество приглашений, а также запретить загрузку, копирование и печать страниц для тех, кому не разрешено вносить какие-либо изменения в таблицы.

Как переместить таблицы Google

Сохранение файлов еще никогда не было таким простым. Вам больше не нужно делать ничего особенного, чтобы сохранить изменения. Google Таблицы автоматически сохраняют данные при каждом вносимом изменении. Давайте посмотрим, как сохранить весь документ на Google Диск.

• Все файлы по умолчанию хранятся в корневом каталоге Google Диска. Однако вы можете создавать подпапки на Google Диске и упорядочивать свои проекты наиболее удобным способом. Чтобы переместить таблицу в любую другую папку, просто найдите документ в списке, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Перейти к вариант.
• Другой способ — нажать кнопку значок папки прямо при редактировании таблицы:
  
• Конечно, вы также можете перетащите документы в Google Диске, как в проводнике Windows.

Как защитить ячейки в Google Sheets

Когда много людей имеют доступ к вашим документам, вы можете захотеть защитить таблицу, рабочий лист или диапазон ячеек.

«Зачем?», — спросите вы. Что ж, кто-то из ваших коллег может случайно изменить или удалить данные. И они могут этого даже не заметить. Конечно, мы всегда можем просмотреть историю изменений (подробнее об этом позже) и отменить изменения. Но просмотр всего списка займет некоторое время и к тому же отменит остальные «правильные» изменения. Чтобы избежать этого, вы можете защитить данные в Google Sheets. Давайте посмотрим, как мы можем это сделать.

Защитите всю электронную таблицу

Поскольку мы уже рассмотрели, как предоставить доступ к вашим таблицам и какие права вы можете предоставить пользователям, первый очень простой совет будет таким: попробуйте разрешить просмотр таблицы вместо редактирования. Таким образом, вы сведете количество непреднамеренных изменений к минимуму.

Защитить лист

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите Защитный лист. Убедитесь, что Лист кнопка уже нажата:

Кончик. Введите описание поле не обязательно, но я бы рекомендовал его заполнять, чтобы помнить, что и почему вы решили защитить от изменений.

Кончик. Вы можете разрешить редактирование только определенных ячеек таблицы, установив флажок За исключением некоторых клеток вариант и ввод ячеек или диапазонов ячеек.

Следующим шагом будет настройка параметров для пользователей. Нажмите синюю Установить разрешения кнопка:

• Если вы выберете Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона переключатель, каждый, у кого есть доступ к файлу, также будет иметь доступ к этому листу. Как только они попытаются что-то изменить, они получат предупреждение о редактировании защищенного диапазона, и им нужно будет подтвердить действие. В то же время вы получите электронное письмо с действиями, которые ваши коллеги выполняют в документе.
• Если вы выберете Ограничить, кто может редактировать этот диапазон переключатель, вам нужно будет указать каждого пользователя, который сможет редактировать рабочий лист.

В результате вы увидите значок замка на вкладке рабочего листа, означающий, что лист защищен. Щелкните правой кнопкой мыши эту вкладку и выберите Защитить лист вариант еще раз, чтобы разблокировать его:

Появится панель настроек, где вы сможете изменить настройки или снять защиту, щелкнув значок корзины.

Защитить ячейки в Google Sheets

Чтобы защитить определенные ячейки в Google Таблицах, выберите диапазон, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Защитить диапазон:

Вы увидите знакомую панель настроек и сможете установить необходимые разрешения.

Но что, если со временем вы забудете, что защищено и кто может получить доступ к данным? Не беспокойтесь, это можно легко вспомнить. Просто выберите Данные > Защищенные листы и диапазоны из главного меню Google Таблиц:

Выберите любой из защищенных диапазонов и отредактируйте разрешения или удалите защиту, щелкнув значок корзины.

Подводя итог, вы узнали, как создавать несколько рабочих листов с таблицами, хранить их в разных папках, делиться ими с другими и защищать ячейки в Google Таблицах, не опасаясь потери или повреждения какой-либо важной информации.

В следующий раз я углублюсь в некоторые аспекты редактирования таблиц и поделюсь некоторыми особенностями работы в Google Sheets. Тогда увидимся!

Вас также могут заинтересовать