Цифровая подпись Outlook — быстрый способ отправлять безопасные электронные письма
В этой статье вы узнаете о цифровой подписи Outlook, шифровании соединений электронной почты с помощью SSL/TLS и других способах отправки защищенной электронной почты в Outlook 365 – 2010.
На прошлой неделе мы подробно рассмотрели различные способы отправки зашифрованной электронной почты в Outlook. Сегодня давайте подробнее рассмотрим еще один метод защиты ваших сообщений электронной почты — цифровую подпись Outlook.
Действительная цифровая подпись подтверждает подлинность электронного письма и демонстрирует получателю, что сообщение было создано известным отправителем и его содержимое не было изменено при передаче.
Далее в этой статье вы узнаете, как быстро отправлять безопасные сообщения с цифровой подписью в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 и 2010, а также изучите несколько других способов защиты электронной почты:
Отправка защищенной электронной почты в Outlook с помощью цифровой подписи
Цифровая подпись электронной почты в Outlook — это не то же самое, что добавление текстовой или графической подписи в конце исходящих сообщений. Подпись сообщения электронной почты — это просто ваше индивидуальное заключительное приветствие, которое любой может скопировать или имитировать.
Другое дело цифровая подпись Outlook — она добавляет к сообщению вашу уникальную цифровую метку. Подписывая электронное письмо цифровой подписью, вы включаете свой сертификат и открытый ключ, связанные с вашим цифровым идентификатором (сертификат подписи). Таким образом вы доказываете получателю, что сообщение исходит от доверенного отправителя и что его содержимое не повреждено.
Чтобы иметь возможность отправлять безопасные электронные письма Outlook с помощью цифровой подписи, вам нужны две основные вещи:
Хотя, если ваш цифровой идентификатор действителен как для шифрования электронной почты, так и для цифровой подписи (а большинство сертификатов электронной почты таковы), на самом деле не имеет значения, какой вариант вы выберете, оба сертификата будут настроены в любом случае.
Как подписать одно электронное письмо Outlook с помощью цифровой подписи
Имея сертификат цифровой подписи, выполните следующие действия.
В сообщении, которое вы создаете или на которое отвечаете, перейдите к Вкладка «Параметры» > группа «Разрешения» и нажмите кнопку Подписать.
Если вы не видите Знак кнопку, затем выполните следующие действия:
- Направляйтесь к Опции вкладка > Больше опций группу и щелкните значок маленькой стрелки вниз (Средство запуска диалогового окна «Параметры») в нижнем углу.
- Нажмите кнопку «Настройки безопасности» и установите флажок «Добавить цифровую подпись к этому сообщению».
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно и отправить электронное письмо, как обычно, нажав кнопку Отправлять кнопка.
Как подписать цифровую подпись всех сообщений электронной почты, которые вы отправляете в Outlook
- В Outlook откройте диалоговое окно Центра управления безопасностью: перейдите к Вкладка «Файл» > «Параметры» > «Центр управления безопасностью» и нажмите на Настройки центра управления безопасностью кнопка.
- Переключиться на Безопасность электронной почты и выберите пункт Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям в Зашифрованная почта.
- Вы можете выбрать один из дополнительных параметров, если он применим:
- Выберите Отправлять подписанное сообщение открытым текстом при отправке подписанных сообщений, если вы хотите, чтобы получатели, у которых нет защиты S/MIME, могли читать отправляемые вами сообщения. Этот флажок установлен по умолчанию.
- Установите флажок Запрашивать получение S/MIME для всех сообщений, подписанных S/MIME, если вы хотите убедиться, что ваше сообщение электронной почты с цифровой подписью было получено без изменений предполагаемыми получателями. При выборе этой опции информация о проверке будет отправлена вам в отдельном сообщении.
- Если у вас есть несколько сертификатов подписи, вы можете выбрать правильный цифровой идентификатор, нажав кнопку «Настройки».
- Нажмите OK, чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.
Примечание. Если вы отправляете конфиденциальную или строго конфиденциальную информацию, вы также можете зашифровать электронную почту для обеспечения полной конфиденциальности.
Другие способы отправки защищенной электронной почты в Outlook
По общему признанию, шифрование электронной почты и цифровая подпись Outlook являются наиболее распространенными методами отправки защищенных электронных писем в Outlook и других почтовых клиентах. Однако ваш выбор не ограничивается этими двумя вариантами, и вам доступны еще несколько средств защиты электронной почты:
Шифрование соединений электронной почты с помощью SSL или TLS
Вы можете использовать шифрование Secure Socket Layer (SSL) или Transport Layer Security (TLS) для защиты соединения между поставщиком услуг электронной почты и вашим компьютером (мобильным телефоном или другим устройством). Эти методы шифрования работают аналогично схемам защиты, которые используются для защиты онлайн-транзакций и покупок.
Если вы используете веб-браузер для работы с электронной почтой, убедитесь, что шифрование SSL/TLS включено. Если он активен, то адрес сайта (URL) начинается с https вместо обычного httpкак вы можете видеть на скриншоте ниже:
В Microsoft Outlook вы можете настроить зашифрованное соединение таким образом:
- Перейти к Вкладка “Файл” > “Настройки учетной записи” > “Настройки учетной записи”…
- Дважды щелкните учетную запись, для которой вы хотите включить SSL-соединение, а затем нажмите кнопку Дополнительные настройки….
- Перейдите на вкладку «Дополнительно» и установите флажок «Для этого сервера требуется шифрованное соединение (SSL)».
- Выберите тип шифрования из раскрывающегося списка рядом с Использовать следующий тип зашифрованных соединений.
Какой именно тип шифрования выбрать, зависит от требований вашего почтового провайдера. Обычно они предоставляют подробную инструкцию по настройке зашифрованного соединения, так что, надеюсь, у вас не возникнет с этим сложностей.
Отправка защищенных паролем zip-файлов
Если вам нужно отправить конфиденциальную информацию по электронной почте в виде текстового документа, электронной таблицы Excel или другого файла, вы можете принять дополнительные меры предосторожности против несанкционированного доступа, заархивировав файл и защитив его паролем.
Как сжать/заархивировать файл или папку
Я считаю, что все знают, как сжимать (или архивировать) файлы или папки в Windows. Я напомню вам путь только для полноты картины 🙂
В проводнике Windows найдите файл или папку, которую хотите сжать, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите Отправить в > Сжатую (архивированную) папку из контекстное меню.
Новая заархивированная папка будет создана в том же месте.
Как защитить сжатую папку паролем
Если вы все еще используете Windows XP, вы можете защитить содержимое сжатой папки паролем с помощью средств Windows. Процедура очень проста:
- Дважды щелкните заархивированную папку, которую хотите защитить, и нажмите Добавить пароль на Файл меню.
- Введите пароль в поле Пароль.
Примечание. Помните, что пароли для сжатых файлов и папок не подлежат восстановлению в Windows. Поэтому обязательно используйте то, что вы можете легко запомнить.
Если вы используете Windows 7 или Windows 8, вы можете быть удивлены, узнав, что эти операционные системы не имеют такой возможности. Почему Microsoft убрала функцию защиты паролем, которой пользовались многие, для меня полная загадка. Новые версии программного обеспечения должны добавлять новые функции, а не наоборот, не так ли?
В любом случае, если вы используете Windows 7 или Windows 8, вы можете использовать стороннее программное обеспечение для архивации с встроенной функцией защиты паролем, например 7-zip – бесплатный файловый архиватор с открытым исходным кодом.
лично мне нравится ВинРар программное обеспечение лучше (вы можете видеть его диалоговое окно на скриншоте ниже), но это лишь вопрос предпочтений.
Когда ваш важный документ сжат и защищен паролем, вы готовы безопасно отправить его по электронной почте в виде вложения. Только не забудьте сообщить пароль получателю в отдельном сообщении электронной почты, по Skype или по телефону.
Кончик. Если вы получили сертификат Digital ID, вы можете дополнительно зашифровать свой zip-файл и подписать его цифровой подписью. Для этого щелкните правой кнопкой мыши файл .exe в проводнике Windows и выберите параметр «Подписать и зашифровать» в контекстном меню.
Если вы отправляете очень конфиденциальный документ и ищете полную конфиденциальность, вы также можете зашифровать все сообщение электронной почты, включая вложения, как описано в разделе Как отправить зашифрованную электронную почту в Outlook.
На сегодня это все, спасибо, что читаете!
