Быстрые шаги в новом Outlook и веб-приложении: создание, использование, управление

Это руководство проведет вас через процесс создания, использования и управления быстрыми шагами в новом Outlook и веб-приложении, что поможет вам автоматизировать повторяющиеся действия и сосредоточиться на более важных задачах.

Одной из самых полезных функций классического приложения Outlook является возможность выполнять несколько задач за один быстрый шаг. Теперь быстрые шаги также доступны в новом приложении Outlook и веб-версии, позволяя вам выполнять ряд действий с электронной почтой одним щелчком мыши.

Примечание. Для более старых версий обратитесь к этому руководству: Быстрые шаги в классическом Outlook.

Быстрые шаги в новом Outlook и веб-браузере

Быстрые шаги в новом Outlook позволяют автоматизировать последовательность часто выполняемых действий, например, перемещение писем в определенную папку, пометку сообщений, назначение встречи и т. д. Они очень полезны для эффективного управления почтовым ящиком, сокращения времени, затрачиваемого на повторяющиеся задачи, и поддержания организованности.

Например, если вы часто перемещаете определенные письма в определенную папку и пересылаете их определенному человеку, вы можете создать быстрый шаг для автоматизации этих действий в один клик. Аналогично, если вы часто классифицируете и отмечаете письма для последующей работы, быстрые шаги могут справиться с этими задачами.

Как создать быстрый шаг в новом Outlook и веб-приложении

Чтобы создать быстрый шаг в новом приложении Outlook и Outlook Online, вам необходимо сделать следующее:

1. На панели навигации выберите Почта.
2. На вкладке «Главная» нажмите «Быстрые шаги».
   

   Если в вашем Outlook уже есть один или несколько шагов, щелкните стрелку раскрывающегося меню и выберите «Управление быстрыми шагами».
   

3. В окне «Настройки» нажмите «+Новый быстрый шаг».
   

4. Назовите свой быстрый шаг. В первом поле введите описательное имя для вашего нового быстрого шага:
   

5. Выберите действие. В разделе «Выберите действие» выберите нужное действие из выпадающего меню. Это может быть перемещение письма в определенную папку, закрепление, отметка о завершении, категоризация и т. д.
   

6. Установите дополнительные действия. При необходимости нажмите Добавить еще одно действие, чтобы включить больше задач в последовательность.
   

7. Добавить описание. В разделе «Необязательно» можно добавить описание-подсказку, которая будет появляться при наведении курсора на быстрый шаг на ленте. Это поможет вам запомнить, что делает каждый шаг.
   

8. Назначить сочетание клавиш. Чтобы создать сочетание клавиш, в поле «Выбрать сочетание клавиш» выберите предпочитаемую комбинацию клавиш. Доступные варианты включают Ctrl + Shift + 5 — Ctrl + Shift + 9.
   

9. Сохраните свой быстрый шаг. Когда закончите, нажмите «Сохранить», чтобы завершить свой новый быстрый шаг.
   

Таким образом, вы можете легко создавать быстрые шаги в новом приложении Outlook и веб-сайте, экономя время на частых задачах. Все созданные вами быстрые шаги появятся в раскрывающемся меню на ленте Outlook:

Как использовать быстрые шаги в новом Outlook и веб-браузере

Чтобы применить быстрый шаг к определенному электронному письму, просто сделайте следующее:

1. Выберите интересующее сообщение.
2. В ленте Outlook выберите нужный шаг из выпадающего меню. Или нажмите сочетание клавиш, назначенное для быстрого шага, чтобы применить его.

Это позволит выполнить все связанные действия за один раз.

Как изменить быстрый шаг в новом Outlook

Редактировать существующий быстрый шаг в новом Outlook и веб-приложении просто. Выполните следующие шаги, чтобы внести изменения:

1. На вкладке «Главная» щелкните стрелку раскрывающегося меню рядом с пунктом «Быстрые шаги», а затем щелкните «Управление быстрыми шагами».
2. Найдите шаг, который вы хотите отредактировать, и щелкните значок карандаша рядом с ним.
   

3. В окне «Настройки» вы можете внести любые из следующих изменений:
   • Изменить, добавить или удалить действия.
   • Обновите название быстрого шага.
   • Измените описание.
   • Добавить, изменить или удалить сочетание клавиш.
4. После внесения необходимых изменений нажмите Save, чтобы применить их. Если вы решили не сохранять изменения, нажмите Discard, чтобы вернуться к предыдущим настройкам.

Как изменить порядок быстрых шагов в новом Outlook и веб-приложении

Чтобы изменить порядок отображения быстрых шагов в раскрывающемся меню на новой ленте Outlook, выполните следующие действия:

1. На вкладке «Главная» откройте раскрывающееся меню «Быстрые шаги» и выберите «Управление быстрыми шагами».
2. В окне «Настройки» используйте стрелки вверх и вниз, чтобы изменить позицию быстрого шага в списке.
3. Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить новый заказ.

Это позволяет вам расставить приоритеты для наиболее часто используемых быстрых шагов, поместив их вверху.

Как удалить быстрый шаг в новом Outlook

Если вам больше не нужно выполнять определенную последовательность действий, вы можете удалить соответствующий быстрый шаг. Вот как это сделать:

1. На вкладке «Главная» откройте раскрывающееся меню «Быстрые шаги» и выберите «Управление быстрыми шагами».
2. В окне «Настройки» найдите шаг, который вы хотите удалить, и щелкните значок корзины рядом с ним.
3. В появившемся диалоговом окне подтверждения нажмите «ОК», чтобы подтвердить удаление, или «Отмена», если вы передумали или выбрали не тот элемент.

Это позволит удалить нежелательный быстрый шаг из вашего списка, сохранив ленту Outlook организованной и свободной от беспорядка.

Ограничения быстрых шагов в новом Outlook

По сравнению с классическим Outlook, Quick Steps в новом приложении действительно более удобны и понятны. Однако есть некоторые ограничения, о которых следует знать:

• Совместимость учетных записей. В новом Outlook быстрые шаги поддерживаются только для учетных записей Exchange Online, таких как рабочие и учебные учетные записи Microsoft 365. Они недоступны для Outlook.com и сторонних учетных записей, таких как Gmail и Yahoo.
• Ограничено сообщениями электронной почты. Функциональность быстрых шагов ограничена сообщениями электронной почты. В настоящее время нет опций для встреч и назначений.
• Отсутствующие параметры. Некоторые параметры, которые были доступны в классическом Outlook, отсутствуют в новой версии. Например, нет возможности отправить новое письмо определенным контактам с помощью быстрого шага.

Эти ограничения могут затронуть пользователей, которые полагаются на более широкую функциональность быстрых действий в классическом Outlook, особенно тех, кто использует учетные записи, отличные от Exchange, или кому нужны быстрые действия для элементов календаря и более сложных задач.

В новом Outlook отсутствуют быстрые шаги

Если вы не можете найти Quick Steps в своем новом Outlook, скорее всего, вы используете личную учетную запись электронной почты, например Outlook.com, Gmail, Yahoo или iCloud. В настоящее время Quick Steps доступны только для учетных записей электронной почты Microsoft 365 (Exchange Online). К сожалению, они не поддерживаются для других типов учетных записей.

Лучшие практики использования быстрых шагов

Вот несколько полезных советов, которые помогут максимально повысить эффективность и результативность быстрых шагов в новом Outlook:

• Начните с простого: Начните с базовых шагов, которые автоматизируют простые задачи. По мере того, как вы будете чувствовать себя более комфортно, вы сможете создавать более сложные последовательности.
• Объединяйте действия: настройте несколько действий для быстрого выполнения сложных задач одним щелчком мыши.
• Сочетания клавиш: назначьте сочетания клавиш для наиболее часто используемых быстрых действий для еще более быстрого доступа.
• Будьте описательными: используйте понятные и описательные названия для быстрых шагов, чтобы легко определить их функцию и быстро найти нужный элемент.
• Расставьте приоритеты для часто используемых: организуйте быстрые шаги так, чтобы наиболее часто используемые были легко доступны сверху. Это может сэкономить время и уменьшить необходимость поиска в длинном списке быстрых шагов.
• Регулярный пересмотр: ваши привычки в работе с электронной почтой могут со временем меняться, поэтому рекомендуется периодически пересматривать и обновлять быстрые шаги, чтобы убедиться, что они продолжают эффективно отвечать вашим потребностям.
• Ограничьте свой список: Хотя и заманчиво создать быстрый шаг для каждого возможного действия, слишком много может стать подавляющим. Сделайте свой список кратким, включив только те шаги, которые действительно повышают вашу производительность.

В заключение, помните, что эти маленькие шаги могут привести к гигантским скачкам в производительности. Воспользуйтесь этими советами и приемами, чтобы сделать каждое взаимодействие с вашим почтовым ящиком более продуктивным и менее трудоемким.

Вас также может заинтересовать