Автоматическое заполнение таблиц в шаблонах электронной почты в Outlook
В этом руководстве вы увидите, как за несколько кликов заполнить таблицу Outlook данными из разных наборов данных. Я покажу вам, как правильно связать их с помощью общих шаблонов электронной почты.
Как бы нереально это ни звучало сейчас, настолько легко это станет, когда вы закончите читать этот урок 🙂
Прежде всего, я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы сделать небольшое введение для новичков в нашем блоге и рассказать несколько слов о нашем приложении «Общие шаблоны электронной почты» для Outlook. С помощью этой удобной надстройки вы значительно повысите свою производительность и увеличите количество переписки по электронной почте. У вас будут личные или общие предварительно сохраненные шаблоны, которые станут готовыми к отправке электронными письмами одним щелчком мыши. Не беспокойтесь о гиперссылках, цвете или другом виде форматирования, все будет сохранено.
Вы можете установить общие шаблоны электронной почты на свой ПК, Mac или планшет Windows прямо из Магазин Майкрософт и проверьте его функциональность для ваших личных вариантов использования. Наши руководства по Документам и различные статьи в блогах помогут вам получить полное представление о функциональности инструмента и побудят вас сделать их частью вашего рабочего процесса 😉
Как заполнить несколько строк таблицы из одной строки набора данных
Чтобы показать вам, как заполнять разные строки из одного набора данных, я буду использовать базовые примеры, чтобы вы могли понять идею, а затем оптимизировать эти методы для ваших собственных данных.
Кончик. Если вы хотите освежить свою память о наборах данных, вы можете вернуться к моему руководству по созданию заполняемых шаблонов из наборов данных, я рассмотрел эту тему для вас;)
Итак, мой пример набора данных будет следующим:
Ключевой столбец A B C D 1 aa b c 10 2 aa bb cc 20 3 aaa bbb ccc 30
Первый столбец, как обычно, ключевой. Остальные столбцы будут заполнять несколько строк нашей будущей таблицы, я покажу вам шаги, которые нужно предпринять.
Кончик. Не стесняйтесь скопировать эту таблицу как свой собственный набор данных и запустить несколько собственных тестов;)
Прежде всего, мне нужно создать таблицу. Как я описал в моем учебнике по таблицам, вы просто нажимаете кнопку Стол значок при создании/редактировании шаблона и установить диапазон для вашей будущей таблицы.
Поскольку моя задача состоит в том, чтобы заполнить несколько строк данными из одного и того же набора данных, я бы лучше объединил несколько строк первого столбца вместе, чтобы остальные столбцы были связаны с этой ячейкой. Я бы также объединил еще несколько столбцов, чтобы доказать вам, что объединенные ячейки не будут проблемой для наборов данных.
Итак, выкройка моего будущего шаблона будет следующей:
Видите, я объединил две строки ключевого столбца и два столбца второй строки. Кстати, не забудьте вернуться к моему учебнику по объединению ячеек в Outlook, если вы его пропустили 🙂
Итак, давайте свяжем наш набор данных и посмотрим, как он работает. Я добавил еще две строки, таким же образом объединил необходимые ячейки и подключился к набору данных.
Вот что у меня получилось в моем шаблоне в результате:
Ключевой столбец A B C ~%[Key column]
~%[A]
~%[B]
~%[C]
Когда я вставлю этот шаблон, мне будет предложено выбрать строки набора данных для вставки в таблицу.
Поскольку я выбрал все строки набора данных, все они заполнят образец таблицы, который у нас есть. Вот что мы получим в результате:
Ключевой столбец A B C 1 a b c 2 aa bb cc 3 aaa bbb ccc
Вы, должно быть, уже заметили, что в моей результирующей таблице чего-то не хватает. Правильно, столбец D был обрезан, так как текущее расположение ячеек не оставляет для него места. Найдем место заброшенной колонке D 🙂
Я решил добавить новый столбец справа от моей таблицы и немного изменить порядок данных.
Примечание. Поскольку у меня уже есть набор данных, подключенный ко второй строке, нет необходимости привязывать его еще раз. Вы просто помещаете имя нового столбца в нужную ячейку, и он отлично работает.
Вот моя новая результирующая таблица:
Ключевой столбец A B C D ~%[Key column]
~%[A]
~%[B]
~%[C]
~%[D]
Теперь у меня есть место для каждого столбца моего набора данных, поэтому, когда я его вставлю, все данные будут заполнять мою электронную почту, больше никаких потерь.
Ключевой столбец A B C D 1 a b c 10 2 aa bb cc 20 3 aaa bbb ccc 30
Вы можете изменять и переупорядочивать свою таблицу так, как вам нравится. Я показал вам шаги, которые нужно предпринять, остальное зависит от вас;)
Заполнить таблицу данными из разных наборов данных
Думаю, теперь вы точно знаете, что набор данных связан со строками таблицы. Но задумывались ли вы, можно ли добавить несколько строк таблицы и заполнить их из нескольких наборов данных? Конечно, да 🙂 Процедура абсолютно такая же, за исключением привязки — вам нужно будет сделать это несколько раз (по одному для каждого набора данных). Вот примерно так 🙂
Теперь вернемся от слов к практике и создадим еще один набор данных, чтобы связать его с таблицей из нашего предыдущего примера. Это также будет некий образец без практики, чтобы вы сосредоточили свое внимание на процессе. Мой второй набор данных будет следующим:
Ключевой столбец 1 X Y Z A x y z B xx yy zz C xxx yyy zzz
Теперь мне нужно вернуться к моему шаблону, немного изменить таблицу и подключиться ко второму набору данных. Если вы внимательно читали мои предыдущие статьи о таблицах и наборах данных, у вас вообще не возникнет никаких проблем с этим 😉 В любом случае, я не оставлю вас без объяснений, поэтому вот шаги, которые я предпринимаю:
- Я начинаю редактировать шаблон с таблицы и добавляю новые строки ниже:
- Для новых строк я решил объединить строки второго столбца:
- Чтобы привязать второй набор данных к новым строкам, я выбираю их все, щелкаю правой кнопкой мыши в любом месте диапазона и выбираю «Привязать к набору данных”:
Вот как будет выглядеть мой обновленный шаблон после внесенных выше изменений:
Ключевой столбец A B C D ~%[Key column]
~%[A]
~%[B]
~%[C]
~%[D]
~%[Key column 1]
~%[X]
~%[Y]
~%[Z]
Как видите, в последней строке есть несколько пустых ячеек. Дело в том, что во втором наборе столбцов меньше, поэтому заполняются не все ячейки (их просто нечем заполнить). Я считаю, что это хороший повод научить вас добавлять столбцы в существующие наборы данных и подключать их к таблице.
Я раскрашу новые строки светло-голубым цветом, чтобы они стали более броскими и наглядными, так как мы собираемся их немного изменить.
Кончик. Поскольку я уже подключил этот набор данных ко второй строке, мне не нужно связывать его снова. Я просто вручную введу имена новых строк, и соединение будет работать как часы.
Прежде всего, я начну с редактирования второго набора данных и добавления двух новых столбцов. Затем я подключу эти новые столбцы к моей существующей таблице. Звучит жестко? Смотрите, как я делаю это в пару простых кликов 🙂
Видеть? Переплет — это не ракетостроение, это намного проще, чем кажется!
Если вы решите подключить больше наборов данных, просто добавьте новые строки и свяжите их так же, как вы делали это раньше.
Резюме
Сегодня мы более подробно рассмотрели наборы данных в общих шаблонах электронной почты и узнали больше об их функциональности и возможностях. Если у вас есть идеи, как упорядочить связанные наборы данных или, может быть, вы чувствуете, что какой-то важный функционал отсутствует, напишите несколько строк в комментариях. Буду рад получить от вас обратную связь 🙂
