10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word
В Microsoft Word таблицы являются важным инструментом форматирования. Microsoft Office упростил создание и форматирование базовых таблиц в Word для Office 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.
Вставка таблиц в документы Microsoft Word — отличный способ организовать и представить информацию. Но вам не обязательно останавливаться на достигнутом. С помощью всего лишь нескольких простых настроек форматирования вы можете превратить простые таблицы в профессиональные визуально привлекательные элементы.
1. Как создать таблицу в Word
Использовать таблицы и даже изменять их на основе данных стало намного проще в новых версиях Word, таких как Microsoft Word 2019 и Office 365. Функции визуального форматирования дают вам больше контроля над вашими данными (и быстрее). Но сначала перейдите в «Лента» > «Вставка» > «Таблица» > «Вставить таблицу», чтобы создать собственную таблицу.
Word предоставляет вам пять вариантов создания таблиц.
Самый быстрый способ начать — использовать быстрые таблицы. Встроенные дизайны весьма полезны, даже если у вас нет особых дизайнерских навыков. Вы можете изменить дизайн, добавив строки и столбцы или удалив ненужные.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 1.
Еще один быстрый способ создать таблицу в Word — использовать функцию «Вставить элемент управления». Вы можете создать новый столбец или строку одним щелчком мыши. Наведите курсор на стол. Панель появится рядом с вашей таблицей между двумя существующими столбцами или строками. Нажмите на него, когда он появится, и в это место будет вставлен новый столбец или строка.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 2.
Если вы хотите переместить или отсортировать строку, используйте Alt + Shift + Стрелка вверх и Alt + Shift + Стрелка вниз, чтобы отсортировать строку вверх или вниз. Переместите соседние строки, выделив их все.
См. также, как создавать таблицы в Word 2007 и Word 2016.
Как расположить таблицы на странице?
Щелкните правой кнопкой мыши по таблице и выберите «Свойства таблицы» в контекстном меню. Диалоговое окно «Свойства таблицы» — это инструмент для точного управления данными и их отображением. Управляйте размером, выравниванием и отступом таблицы.
По умолчанию Word выравнивает таблицу по левому краю. Если вы хотите центрировать таблицу на странице, выберите вкладку «Таблица». Нажмите «Выравнивание» > «Центр».
Левый отступ контролирует расстояние таблицы от левого поля.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 3.
Выберите положение таблицы в зависимости от окружающего текста, чтобы весь документ имел приятный внешний вид. Используйте ручки, чтобы отрегулировать стол. Текст автоматически изменится с «Нет» на «Вокруг». В диалоговом окне «Позиционирование таблицы» вы можете установить расстояние от текста до каждой стороны таблицы.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 4.
Выберите «Переместить с текстом», если текст напрямую связан с данными таблицы. Таблица выравнивается по вертикали относительно окружающих абзацев. Если данные в таблице относятся ко всему документу, эту опцию можно игнорировать.
2. Использование инструмента «Линейка»
Определение размеров и расположение столов – это искусство. Если вам нужны точные измерения для определения размеров строк и столбцов таблицы, воспользуйтесь инструментом «Линейка».
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 5
Наведите курсор на границу. Когда появится указатель с двойной стрелкой, щелкните границу и удерживайте нажатой клавишу ALT. Microsoft Word отобразит конкретные измерения на линейке. Переместите строки и столбцы до нужного размера.
3. Равномерно распределите строки и столбцы
Хотите создать таблицу с равномерно расположенными строками и столбцами? Хорошая новость в том, что вам не придется корректировать каждую строку или столбец вручную.
Просто выберите всю таблицу и перейдите на вкладку «Макет таблицы». В группе «Размер ячейки» нажмите «Распределить строки» или «Распределить столбцы», и Word автоматически отрегулирует строки или столбцы, чтобы обеспечить равный интервал.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 6.
4. Изменить макет и внешний вид таблицы.
После того, как ваша таблица будет расположена, а строки и столбцы настроены, вы сможете улучшить макет и внешний вид таблицы, чтобы она соответствовала стилю вашего документа.
Вы можете перейти на вкладку «Дизайн таблицы» и использовать инструмент «Затенение», чтобы добавить цвет фона к отдельным ячейкам, строкам или столбцам. На той же вкладке меню «Стили таблиц» предлагает множество предварительно разработанных стилей, которые позволяют мгновенно применить связное форматирование ко всей таблице.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 7.
5. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)
Табличные данные предоставляют информацию о его структуре. Было бы неприятно, если бы в Word не было возможности обрабатывать нетабличные данные. Вы можете мгновенно преобразовать данные в таблицу с помощью команды «Вставить таблицу».
Выбрать текст. Откройте «Лента» > «Вставка» > «Таблица» > «Вставить таблицу».
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Изображение 8
Microsoft Word преобразует текст в таблицу
Microsoft Word определяет необходимое количество строк и столбцов, просматривая разделители текста, а затем автоматически подгоняет содержимое. Диалоговое окно «Преобразовать текст в таблицу» дает вам больше контроля, если предыдущая операция не работает должным образом. Вы также можете выбрать, как содержимое таблицы будет отображаться на странице.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 9.
Вы можете указать, как Microsoft Word будет разделять данные на строки и столбцы. Абзацы, табуляции, запятые или любой другой символ-разделитель. Это позволяет легко импортировать нетабличные данные из простых файлов CSV или TXT и преобразовывать их в отформатированные таблицы.
Преобразовать таблицу в текст
Отмените процесс, если кто-то попросит вас отправить ему файлы со значениями, разделенными запятыми (или любым другим разделителем). Выделите всю таблицу, щелкнув маркер «переместить» над таблицей.
Откройте «Лента» > «Работа с таблицами» > «Макет». В группе данных нажмите «Преобразовать в текст».
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word. Рисунок 10.
Простой текст может быть скучным. Если у вас есть возможность, превратите таблицу данных в более наглядную диаграмму, используя одну из этих малоиспользуемых функций Microsoft Word.
См. также: Инструкции по преобразованию формата таблицы в Word 2010 в текст.
6. Автоматически заполняйте номера столбцов
Microsoft Excel позволяет легко автоматически заполнять ряд последовательных чисел. Microsoft Word этого не делает, и вам, возможно, придется сделать это вручную. Однако есть более простой способ.
Создайте новый столбец для серийных номеров (если он еще не существует). Выберите этот столбец, наведя курсор на весь столбец.
Выбрав столбец, перейдите в раздел «Главная» > «Абзац», затем нажмите кнопку «Нумерация», чтобы вставить нумерованный список.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 11
В столбец будет автоматически вставлен ряд чисел.
7. «Заморозьте» доску!
Таблицы Microsoft Word изменяют размер для размещения новых данных. Могут быть случаи, когда вы не хотите, чтобы эти таблицы изменяли размер даже при вставке новых данных. Итак, «заморозьте» ячейки в таблице.
Первый шаг — указать фиксированный размер ячеек. Перейдите в «Свойства таблицы» > «Строка», затем введите значение в поле «Указать высоту». Для высоты строки выберите «Ровно» в раскрывающемся меню.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 12
Теперь выберите вкладку «Таблица», нажмите кнопку «Параметры», снимите флажок «Автоматически изменять размер по размеру содержимого».
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 13
Дважды нажмите «ОК», чтобы выйти из диалогового окна «Свойства таблицы».
Это также решает проблему вставки изображения в ячейку без необходимости ее расширения для размещения изображения. Если изображение больше, чем доступное пространство в ячейке, изображение будет обрезано по размеру ячейки.
8. Замените строки на столбцы таблицы.
Бывают ситуации, когда необходимо преобразовать строки в столбцы и наоборот (столбцы в строки). Одна из ситуаций, которая может произойти, — это когда количество столбцов превышает поля страницы. Преобразование столбцов в строки и наоборот называется транспозицией.
Плохая новость заключается в том, что в Word нет встроенного способа справиться с этим. Microsoft рекомендует скопировать и вставить таблицу в Microsoft Excel и использовать там команду «Транспонировать». Затем скопируйте и вставьте преобразованную таблицу обратно в Microsoft Word.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 14
Подробные инструкции можно найти в статье: Как преобразовать столбцы в строки, строки в столбцы в Excel.
9. Вставьте таблицы Excel в Gmail.
Вы найдете простой способ сделать это. По умолчанию Gmail не сохраняет форматирование электронной таблицы при вставке из Microsoft Excel. Чтобы отправить данные таблицы по электронной почте, не отправляя их в виде отдельного вложения, используйте Microsoft Word в качестве моста.
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 15
Выберите, скопируйте и вставьте таблицу Microsoft Excel в документ Microsoft Word с исходным форматированием. Теперь скопируйте и вставьте из Microsoft Word в Gmail. Как видно на скриншоте, проблема решена. Возможно, вам придется немного подправить отформатированные таблицы, но большая часть форматирования сохранится.
10. Используйте таблицы повторно, чтобы сэкономить время
Вы можете сэкономить много времени, повторно используя таблицы при создании профессиональных отчетов и документов. Сохраняйте пустые форматы таблиц и при необходимости вставляйте новые данные. Благодаря этой функции быстрого сохранения вам не придется заново создавать макет для новых данных.
Выберите стол. Перейдите в «Лента» > «Вставка» > группа «Текст» > нажмите «Быстрые детали» > «Сохранить выделение в галерее быстрых деталей».
10 полезных советов по форматированию таблиц в Microsoft Word Рисунок 16
Сохранив свой выбор в галерее быстрых деталей, вы можете использовать его повторно, щелкнув «Быстрые детали» и выбрав этот параметр в галерее.
Используйте органайзер строительных блоков для предварительного просмотра всех созданных вами досок. Здесь вы также можете редактировать свойства и удалять доски.
Это лишь некоторые основные советы, которыми TipsMake хочет поделиться с читателями. Конечно, их может быть недостаточно для вашей повседневной работы, но для новичков они весьма полезны.
Таблицы — это то общее, что есть в Microsoft Word и Excel. Microsoft Excel — лучший инструмент для работы с таблицами, но умение хорошо управлять таблицами в Word также является необходимым навыком. Используйте их везде, где только есть возможность!
Удачи!
См. также:
Изабелла Хамфри
Обновление от 14 декабря 2024 г.