создавать, использовать, сортировать и фильтровать
В этой статье вы узнаете, как создавать и использовать цветовые категории в новом Outlook, чтобы максимально эффективно использовать электронную почту.
В современной электронной почте объем сообщений может легко стать огромным. Чтобы помочь пользователям более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой, Microsoft Outlook предлагает цветовые категории. Эти визуальные маркеры позволяют классифицировать электронные письма, события и задачи календаря, упрощая идентификацию и группировку связанных элементов.
В новом Outlook, доступном как в виде настольного приложения, так и в виде веб-платформы, Microsoft усовершенствовала пользовательский интерфейс, включая некоторые изменения в управлении цветовыми категориями.
Примечание. В этой статье рассматриваются цветовые категории в новом Outlook и в Интернете. Если вы используете классическое (старое) приложение, обратитесь к категориям Outlook: как создавать, редактировать и использовать.
Цветовые категории в новом Outlook
Цветовые категории — это настраиваемые теги, которые можно назначать различным элементам Outlook, включая электронные письма, задачи, собрания и встречи. Каждая категория представлена определенным цветом, который помогает визуально определить характер, приоритет или контекст элемента. Например, вы можете использовать красную категорию для обозначения высокоприоритетных писем, зеленую для личных писем, которые не являются срочными, и синюю для рабочих событий календаря.
Outlook предоставляет несколько цветовых категорий по умолчанию, но вы также можете создать свои собственные в соответствии с потребностями вашей организации. Кроме того, вы можете назначить несколько категорий одному и тому же элементу, обеспечивая гибкость в маркировке сообщений, принадлежащих нескольким проектам. Стоит отметить, что цветовые категории предназначены для вашей личной организации — другие люди не увидят назначенные вами категории, даже когда вы отправляете электронные письма или делитесь событиями календаря.
Как получить доступ и просмотреть категории в новом Outlook
В новом Outlook и веб-приложении существует три основных способа доступа, просмотра и управления категориями.
Из сообщения
Вы можете легко просмотреть категории прямо из электронного письма:
- Щелкните правой кнопкой мыши любое сообщение в любой папке.
- В контекстном меню выберите «Категоризировать» > «Управление категориями».
Это позволяет быстро переходить к категориям, не выходя из почтового ящика.
Из ленты
Другой способ получить доступ к категориям — через ленту:
- Выберите любое сообщение в папке «Входящие» или в другой папке.
- На новой ленте Outlook нажмите «Категоризировать» > «Управление категориями».
Это удобный метод при работе с несколькими элементами, поскольку лента всегда видна, когда вы создаете или просматриваете сообщения.
Примечание. Если в данный момент ни одно сообщение не выбрано, кнопка «Категоризировать» будет неактивна (серого цвета), поэтому сначала обязательно выберите сообщение.
Из настроек
Меню «Настройки» — это центральный узел для управления различными функциями нового Outlook, включая категории:
- Нажмите значок шестеренки «Настройки» в правом верхнем углу нового приложения Outlook.
- В меню «Настройки» выберите «Аккаунты» > «Категории».
- Если у вас несколько учетных записей, выберите соответствующую из раскрывающегося списка, чтобы просмотреть категории, специфичные для этой учетной записи.
На снимке экрана ниже показаны категории по умолчанию в новом Outlook.
В Outlook в Интернете категории находятся в разделе «Общие настройки»:
Эти методы обеспечивают быстрый доступ к просмотру, добавлению и изменению категорий, что упрощает организацию работы на всех платформах Outlook.
Как создать новую категорию в Outlook
Создание пользовательских категорий в новом Outlook очень просто. Вот как вы можете это сделать:
- В зависимости от ваших рабочих предпочтений вы можете начать создавать новую категорию любым из трех способов:
- С определенного адреса электронной почты. Щелкните правой кнопкой мыши элемент электронного письма или календаря и выберите «Категоризировать» > «Новая категория».
- Из ленты. Выберите Категоризировать > Новая категория на ленте.
- Из настроек. Нажмите значок шестеренки «Настройки», затем выберите «Аккаунты» > «Категории» > «Создать категорию».
- Дайте новой категории имя, выберите цвет и нажмите «Сохранить».
- Ваша вновь созданная категория будет добавлена в список и станет доступна в любом меню «Категоризация» в новом приложении Outlook. Вы можете назначить его электронным письмам, событиям календаря и задачам.
Как использовать категории в новом Outlook
В новом Outlook и веб-приложении вы можете легко добавлять цветовые категории к электронным письмам, событиям календаря и задачам. Вот как их использовать:
Классифицировать электронные письма
Чтобы назначить цветовую категорию электронному письму в новом Outlook, просто сделайте следующее:
- Найдите письмо в папке «Входящие» или в любой другой папке.
- Щелкните сообщение правой кнопкой мыши, наведите указатель мыши на «Категоризировать» и выберите нужную категорию.
Если у вас много категорий, вы можете использовать поле поиска, чтобы быстро найти нужную.
Если вы просматриваете электронное письмо в области чтения, нажмите кнопку «Категоризировать» на вкладке «Главная» ленты, а затем выберите категорию из раскрывающегося списка.
Применение категорий к элементам календаря
Вы также можете классифицировать собрания и встречи двумя способами:
Из представления календаря. Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре, выберите «Категоризировать» и выберите определенную категорию из списка.
Из открытого элемента календаря. Если у вас открыт элемент календаря, нажмите «Категоризировать» на вкладке «Собрание» или «Встреча» ленты, а затем выберите нужную категорию.
Классифицировать задачи
Назначение категорий задачам (элементам дел) в новом Outlook работает немного по-другому. Контекстное меню недоступно. Вместо этого, когда вы выбираете задачу или щелкаете правой кнопкой мыши, в правой части экрана появляется панель, где вы можете выбрать действие.
Чтобы назначить категорию задаче, вы можете:
- Нажмите «Выбрать категорию» и выберите категорию из списка.
- Либо начните вводить название категории прямо в поле, и Outlook отобразит список соответствующих категорий, которые вы сможете выбрать.
Как редактировать категории в новом Outlook и в Интернете
Новый Outlook позволяет изменять как категории по умолчанию, так и созданные вами пользовательские категории. Категории по умолчанию имеют общие имена, основанные на цветах, например «Красный» или «Синий», но вы можете переименовать их во что-то более значимое, соответствующее вашему рабочему процессу.
- На ленте щелкните Категоризировать > Управление категориями. Либо перейдите в «Настройки» > «Учетные записи» > «Категории», чтобы получить доступ к тому же интерфейсу.
- Нажмите кнопку «Изменить» (карандаш) рядом с категорией, которую вы хотите изменить.
- Переименуйте категорию или выберите другой цвет.
- Нажмите «Сохранить», чтобы применить изменения.
Настраивая категории таким образом, вы можете создать более персонализированную и эффективную организационную структуру в своем Outlook.
Как очистить категории в новом Outlook
Чтобы очистить категории, назначенные электронному письму или событию календаря, сделайте следующее:
- Щелкните правой кнопкой мыши элемент, из которого вы хотите удалить категории.
- В контекстном меню выберите «Категоризировать».
- Чтобы удалить все назначенные категории, выберите «Очистить все категории».
- Чтобы очистить определенную категорию, нажмите на ее название (назначенные категории будут отмечены галочкой).
Это отменит назначение категорий, что поможет вам управлять и корректировать классификации товаров по мере необходимости.
Как удалить категории в новом Outlook и в Интернете
Если категория больше не нужна, вы можете удалить ее навсегда всего за пару шагов:
- Доступ к настройкам категории.
- Нажмите кнопку «Удалить» (корзина для мусора) рядом с категорией, которую вы хотите удалить.
После удаления категория больше не будет доступна для использования и будет удалена из всех элементов, ранее помеченных ею.
Как фильтровать по категориям в новом Outlook и в Интернете
Новое приложение Outlook имеет очень удобную функцию фильтрации по категориям, о которой многие пользователи могут не знать.
Чтобы быстро отфильтровать электронные письма по определенной категории, просто нажмите на тег категории, присвоенный любому электронному письму в папке «Входящие». Это мгновенно отфильтрует ваши электронные письма по этой категории.
Фильтровать определенную папку
Результатом будет список сообщений, помеченных этой категорией, во всех папках выбранной учетной записи.
Чтобы ограничить фильтр определенной папкой, например «Входящие», просто щелкните имя папки, отображаемое в столбце «Тема».
Очистить фильтр
Чтобы выйти из отфильтрованного представления, щелкните стрелку влево в поле поиска. Это вернет вас к обычному просмотру входящих сообщений.
Примечания о поведении фильтрации
В настоящее время функция фильтрации по категориям в новом Outlook имеет некоторые несоответствия:
- Когда вы нажимаете на тег категории в папке «Входящие», Outlook отображает электронные письма, помеченные этой категорией, во всех папках.
- Если щелкнуть тег категории в любой другой папке, фильтруются только электронные письма в этой конкретной папке.
Такое поведение еще официально не задокументировано, поэтому неясно, является ли оно задуманным или оно может измениться в будущих обновлениях.
Как добавить определенные категории на панель папок
Помимо фильтрации, в новом приложении Outlook есть еще одна очень полезная функция — добавление категорий в избранное, которая позволяет быстро просмотреть все электронные письма, относящиеся к определенной категории.
- Откройте настройки категорий, перейдя в раздел «Категоризация» > «Управление категориями».
- Нажмите значок звездочки рядом с категорией, которую вы хотите добавить в избранное.
Категория будет помещена на панель папок в разделе «Избранное». Таким образом, вы сможете видеть все электронные письма, помеченные этой категорией, в папке «Входящие» и других папках.
Как искать по категориям в Outlook
Для поиска по категории в новом Outlook и в Интернете вы можете использовать функцию «Поиск в папке». Вот как:
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку поиска и выберите Создать новую папку поиска.
- В диалоговом окне «Новая папка поиска» выберите «Почта по категориям» в раскрывающемся списке «Выберите тип».
- Дайте папке поиска осмысленное имя.
- В раскрывающемся списке «Выберите категорию» выберите категории, которые вы хотите включить в поиск. Если вы случайно выбрали неправильную категорию, просто нажмите на нее еще раз, чтобы отменить выбор.
- Выбрав категории, нажмите «Создать», чтобы сохранить папку.
Вновь созданная папка поиска теперь появится в вашем списке папок, автоматически обновляясь по мере того, как вы классифицируете или снимаете с категории дополнительные элементы в любой из ваших папок.
Советы по управлению цветовыми категориями в новом Outlook
Настройте названия категорий
Вы можете изменить имена категорий по умолчанию, чтобы они отражали конкретные рабочие процессы или приоритеты. Например, вместо использования общих названий, таких как «Красный» или «Зеленый», вы можете для большей ясности переименовать их в «Срочные» или «Личные».
Добавить несколько категорий к одному элементу
Одним из наиболее мощных аспектов категорий Outlook является то, что вы не ограничены назначением только одной категории для каждого элемента. Вы можете добавить несколько категорий к одному электронному письму, событию календаря или задаче. Это особенно полезно для межпроектных или гибридных рабочих задач.
Назначать категории автоматически
Для еще более плавного процесса вы можете настроить правила, которые автоматически присваивают категории входящим электронным письмам на основе отправителя, темы или других критериев.
Синхронизация категорий между устройствами
Если вы используете несколько устройств, новый Outlook синхронизирует ваши категории между ними, гарантируя, что одна и та же организационная система будет следовать за вами независимо от того, используете ли вы Outlook на своем телефоне, настольном компьютере или в браузере.
В заключение: освоив категории Outlook, вы не просто упорядочиваете свой почтовый ящик — вы значительно облегчаете свой день. Будь то электронная почта, встречи, встречи или задачи, цветовые категории держат все под контролем и помогают вам оставаться в курсе событий. Как только вы начнете ими пользоваться, вы удивитесь, как вы раньше без них обходились 😊
