Excel 2016 — Урок 3: Как создавать новые и открывать существующие электронные таблицы

Microsoft Excel — давно известная программа для работы с электронными таблицами, которая по-прежнему пользуется большой популярностью благодаря своим замечательным и полезным функциям.

В предыдущей части раздела Excel 2016 TipsMake.com помог вам познакомиться с Microsoft Excel и узнать об OneDrive. Сегодня мы продолжаем делиться с вами тем, как создавать новые и открывать существующие электронные таблицы в Excel 2016. Приглашаем вас на консультацию!

Знакомство с электронными таблицами Excel 2016

Файлы Excel называются файлами Workbook в Excel. Всякий раз, когда вам нужно начать новый проект в Excel, вам нужно будет создать новый файл Workbook. Существует несколько способов начать работу с таблицей Workbook в Excel. Вы можете создать новую таблицу — либо пустую таблицу, либо предварительно созданный шаблон — или открыть существующую таблицу.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о том, как создавать новые и открывать существующие электронные таблицы в Excel 2016:

О OneDrive

Всякий раз, когда вы открываете или сохраняете электронную таблицу, у вас будет возможность использовать OneDrive, который является онлайн-сервисом хранения файлов, включенным в вашу учетную запись Microsoft. Чтобы включить эту опцию, вам нужно будет войти в Office. Чтобы узнать больше, посетите наше полное руководство по Excel 2016 (часть 2): узнайте об OneDrive.

Создайте новую пустую электронную таблицу Excel 2016.

1. Выберите вкладку Файл. Появится представление Backstage.

2. Выберите «Создать», затем нажмите «Пустая книга».

3. Появится новая пустая электронная таблица.

Откройте существующую электронную таблицу Excel.

В дополнение к созданию новых таблиц, вам также необходимо открыть ранее сохраненную таблицу. Чтобы узнать больше о сохранении таблиц, обратитесь к нашей статье Полное руководство по Excel 2016 (часть 4): Как хранить и делиться таблицами.

1. Перейдите в представление Backstage, затем нажмите «Открыть». .

2. Выберите «Компьютер», затем нажмите «Обзор». . Кроме того, вы можете выбрать OneDrive, чтобы открыть файлы, хранящиеся в вашем OneDrive.

3. Появится диалоговое окно «Открыть». Найдите папку и выберите электронную таблицу, затем нажмите «Открыть».

1. Если вы недавно открывали нужную электронную таблицу, вы можете просмотреть последние электронные таблицы вместо поиска файла.

Закрепить таблицу Excel

Если вы часто работаете с одной и той же электронной таблицей, вы можете закрепить ее в представлении Backstage для более быстрого доступа.

1. Перейдите в представление Backstage, затем нажмите Открыть. Появятся ваши недавно отредактированные таблицы.

2. Наведите курсор на таблицу, которую вы хотите закрепить. Рядом с таблицей появится значок закрепления. Щелкните значок закрепления ( как показано ).

3. Таблица будет в Recent Workbooks. Чтобы открепить таблицу, просто щелкните значок закрепления еще раз.

Использование существующих шаблонов (Шаблон)

Шаблоны — это готовые электронные таблицы, которые можно использовать для быстрого создания новой электронной таблицы. Шаблоны часто включают пользовательское форматирование и готовые формулы, поэтому они могут сэкономить вам много времени и усилий при запуске нового проекта.

Создайте новую электронную таблицу из шаблона

1. Щелкните вкладку Файл, чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Выберите New. Несколько шаблонов появятся под Пустой вариант рабочей тетради.

3. Выберите образец для обзора.

4. Появится предварительный просмотр шаблона с дополнительной информацией о том, как его использовать.

5. Нажмите «Создать». к используйте выбранный шаблон.

6. Появится новая электронная таблица с выбранным шаблоном.

1. Вы также можете просматривать шаблоны по категориям или использовать строку поиска, чтобы найти конкретную доску шаблонов.

1. Важно отметить, что не все шаблоны созданы Microsoft. Многие шаблоны созданы сторонними поставщиками и даже отдельными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше других.

Режим совместимости

Иногда вам нужно работать с электронными таблицами, которые были созданы в предыдущих версиях Microsoft Excel, таких как Excel 2003 или Excel 2000. При открытии этих типов из электронные таблицы, они будут отображаться в режиме совместимости.

Режим совместимости отключает определенные функции, поэтому вы можете получить доступ только к командам, найденным в программе, которая использовалась для создания электронной таблицы. Например, если вы открываете книгу, созданную в Excel 2003, вы можете использовать только вкладки и команды, найденные в Excel 2003.

На изображении ниже вы можете видеть, что электронная таблица находится в режиме совместимости, указанном в верхней части окна справа от имени файла. Это отключит некоторые функции Excel 2016, и они будут неактивны на панели инструментов ленты.

Чтобы выйти из режима совместимости, вам необходимо преобразовать электронную таблицу в тип текущей версии. Однако, если вы сотрудничаете с другими людьми, у которых есть доступ только к предыдущей версии Excel, лучше оставить электронную таблицу в режиме совместимости, чтобы форматирование осталось неизменным.

Чтобы преобразовать электронную таблицу

Если вам нужен доступ ко всем функциям Excel 2016, вы можете преобразовать свою электронную таблицу в формат файла 2016 года.

Обратите внимание, что преобразование файла может изменить исходный макет электронной таблицы.

1. Щелкните вкладку Файл, чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Найдите и выберите Команда «Преобразовать».

3. Появится диалоговое окно «Сохранить как». Выберите, где вы хотите сохранить таблицу, введите имя файла для таблицы, и нажмите Сохранить.

4. Электронная таблица будет преобразована в последний тип файла.

Автовосстановление

Excel автоматически сохраняет рабочие книги во временную папку, пока вы работаете с ними. Если вы забыли сохранить изменения или Excel завис, вы можете восстановить файл с помощью функции автовосстановления Excel.

Чтобы использовать функцию автоматического восстановления:

1. Откройте Excel 2016. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файлов, панель восстановления документов будет объединена.
2. Нажмите, чтобы открыть существующие данные. Эта рабочая книга будет восстановлена.

Примечание: По умолчанию Excel AutoSaves будет автоматически сохранять каждые 10 минут. Если редактирование книги занимает менее 10 минут, Excel может не поддерживать AutoSaved.

Если вы не видите нужный вам файл, просмотрите все файлы AutoSaved из Backstage Viewer. Просто перейдите в File > Info > Manage Workbooks > Recover Unsaved Workbooks. Здесь вы можете настроить необходимые параметры автоматического восстановления.

Веселиться!

Изабелла Хамфри

Обновление 19 августа 2024 г.