PowerPoint 2016: как сохранить презентацию

Если хотите, вы также можете сохранять файлы в облачном сервисе, например OneDrive. Вы даже можете экспортировать и делиться презентациями прямо из PowerPoint.

Сохранить и сохранить А

PowerPoint предоставляет два способа сохранения файлов: Сохранить и Сохранить как. Эти параметры работают схожим образом, но с несколькими важными отличиями.

1. Сохранить: Когда вы создаете или редактируете презентацию, вы используете команду Сохранить, чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам просто нужно выбрать имя файла и место сохранения в первый раз. Затем вам просто нужно нажать команду Сохранить, чтобы сохранить его с этим именем и местом.
2. Сохранить как: Вы будете использовать эту команду, чтобы создать копию презентации, оставив оригинал нетронутым. При использовании Сохранить как вам нужно выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

Представляем OneDrive

Большинство функций Microsoft Office, включая PowerPoint, ориентированы на сохранение и обмен документами в сети. Это делается с помощью OneDrive, который является онлайн-хранилищем для ваших документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в PowerPoint с помощью своей учетной записи Microsoft.

Как сохранить презентацию

Важно сохранять презентацию всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Регулярное сохранение работы может предотвратить потерю документов, если что-то пойдет не так. Вам также нужно будет обратить внимание на то, где вы сохраняете презентацию, чтобы ее было легко найти позже.

1. Найдите и выберите команду «Сохранить» на панели быстрого доступа.

2. Если вы сохраняете файл в первый раз, в представлении Backstage появится функция «Сохранить как».

3. Затем вам нужно будет выбрать место сохранения файла и дать ему имя. Нажмите Browse, чтобы выбрать местоположение на вашем компьютере. В качестве альтернативы вы можете нажать OneDrive, чтобы сохранить файлы в вашем OneDrive.

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как». Выберите, куда вы хотите сохранить презентацию.

5. Введите имя файла презентации, затем нажмите «Сохранить».

6. Презентация будет сохранена. Вы можете нажать команду Сохранить еще раз, чтобы сохранить изменения, которые вы вносите в презентацию.

Вы также можете получить доступ к команде «Сохранить», нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Используйте «Сохранить как», чтобы сделать копию.

Если вы хотите сохранить другую версию презентации, сохранив оригинал, вы можете сделать копию. Например, если у вас есть файл с именем Client Presentation, вы можете сохранить его как Client Presentation 2, чтобы вы могли редактировать новый файл и при этом ссылаться на оригинальную версию.

Для этого нажмите команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно выбрать место сохранения файла и дать имя новому файлу.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если вы не хотите использовать OneDrive, вы можете быть разочарованы тем, что OneDrive выбирается в качестве места по умолчанию при сохранении файлов. Если вы считаете это неудобным, вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы по умолчанию был выбран Этот ПК.

1. Щелкните вкладку Файл, чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Параметры».

3. Появится диалоговое окно «Параметры PowerPoint». Выберите «Сохранить», установите флажок рядом с «Сохранить на компьютере по умолчанию», затем нажмите «ОК». Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Используйте функцию AutoRecover

PowerPoint автоматически сохраняет ваши презентации во временную папку, пока вы работаете над ними. Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой PowerPoint, вы можете восстановить файлы с помощью функции AutoRecover.

Как использовать функцию AutoRecover

1. Откройте PowerPoint. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, появится панель восстановления документа.

2. Нажмите здесь, чтобы открыть существующий файл. Презентация будет восстановлена.

По умолчанию PowerPoint автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если вы редактируете презентацию менее чем за 10 минут, PowerPoint может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный вам файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы из представления Backstage. Просто выберите вкладку Файл, щелкните Управление презентацией, затем выберите Восстановить несохраненные презентации.

Экспортировать презентацию

По умолчанию презентации PowerPoint сохраняются в формате .pptx. Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, например PDF или PowerPoint 97-2003. Экспортировать презентацию из PowerPoint в различные форматы файлов несложно.

1. PDF: Сохраните презентацию как документ PDF, а не как файл PowerPoint.
2. Видео: Сохранить презентацию как видео
3. Упаковка для CD: сохраняет презентацию в папке с Microsoft PowerPoint Viewer, специальным слайд-шоу, которое пользователи могут загрузить
4. Раздаточный материал: Распечатайте раздаточный материал для слайдов.
5. Другие типы файлов: Сохранение в другие типы файлов, включая PNG и PowerPoint 97-2003.

Как экспортировать презентацию

В примере в этой статье мы сохраним презентацию как файл PowerPoint 97-2003.

1. Щелкните вкладку Файл, чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите Export, затем выберите нужную опцию. В этом примере мы выберем Change File Type.

3. Выберите тип файла, затем нажмите «Сохранить как».

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как». Выберите место, куда вы хотите экспортировать презентацию, введите имя файла, затем нажмите «Сохранить».

Вы также можете использовать раскрывающееся меню «Тип файла» в диалоговом окне «Сохранить как», чтобы сохранить презентацию в различных форматах файлов. Будьте внимательны при выборе типа файла, чтобы другие также могли его открыть.

Поделиться презентациями

PowerPoint упрощает совместное использование и совместную работу над презентациями с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться файлом с кем-то, вы могли отправить его как вложение по электронной почте. Хотя эта система очень удобна, она также создает несколько версий одного и того же файла, поэтому пользователям сложно организовывать и сортировать его.

Когда вы делитесь презентацией из PowerPoint, вы фактически предоставляете другим людям доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь, редактировать вашу презентацию без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться презентацией, ее необходимо сначала сохранить в OneDrive.

Как делиться презентациями

1. Щелкните вкладку Файл, чтобы открыть представление Backstage, затем щелкните Поделиться.

2. Появится панель «Поделиться».

3. Нажмите интерактивные кнопки ниже, чтобы узнать больше о различных способах обмена презентациями.

Упражняться!

1. Откройте образец презентации.

2. Используйте Save As для создания копии презентации. Назовите новую копию Saving Challenge Practice. Вы можете сохранить ее в папке на своем компьютере или OneDrive.

3. Экспортируйте презентацию в виде PDF-файла.

Джессика Таннер

Обновление 17 августа 2024 г.