Краткое описание способов восстановления поврежденных файлов Excel

Файлы электронных таблиц Excel, а также Word (особенно для тех, кто много работает в офисе и ведет бухгалтерский учет), будучи поврежденными, вызовут ряд проблем для пользователей, поскольку содержат много чисел. важные данные и информация. В статье ниже TipsMake.com познакомит вас с простыми способами восстановления поврежденных файлов и таблиц Excel, прежде чем задуматься. плачу или начинаю все сначала.

1. Попробуйте восстановление вручную:

Если функция автоматического восстановления ошибок Excel работает медленно, вы можете сделать это вручную:

1. Откройте файл из меню «Файл». В Excel 2007 нажмите кнопку Office и выберите «Открыть».
2. Используя панель «Поиск в», найдите и идентифицируйте поврежденную книгу.
3. В раскрывающемся списке кнопки «Открыть» выберите «Открыть и восстановить».

1. Если это ваша первая попытка восстановить книгу, нажмите «Восстановить».
2. Если вам повезет, Excel восстановит файл. Однако функция восстановления файлов не всегда эффективна. На этом этапе вам следует выбрать второе решение — восстановление данных. Нажмите «Извлечь данные» на шаге 4.

2. Восстановить данные из поврежденной книги.

2.1. Если ошибка возникает, когда файл электронной таблицы открыт:

Если возникает ошибка и файл книги все еще открыт, нельзя сохранять текущий сеанс. Вместо этого вернитесь к предыдущей заархивированной версии. Таким образом, вы избежите ошибки, которая произошла только что, не потеряв данные, хотя такая вероятность очень мала.

Чтобы вернуться к последнему сохраненному сеансу, выполните следующие действия:

1. Выберите Открыть в меню Файл. Для нажмите кнопку Office и выберите Открыть.
2. Используйте панель «Искать в» для выявления поврежденных файлов.
3. Нажмите Открыть.
4. На этом этапе вы снова откроете книгу, как и раньше.

2.2. Восстановите данные, если вы не можете открыть книгу в Excel:

1. Установите параметры расчета Excel вручную. Попробуйте изменить настройки расчета с автоматического на ручной. Рабочую книгу можно открыть, поскольку ее не нужно пересчитывать.
   1. Нажмите Файл > Создать.
   2. В разделе «Создать» нажмите «Пустая книга».
   3. Нажмите Файл > Параметры.
   4. В разделе «Формулы» в разделе «Расчет» выберите «Вручную», затем нажмите «ОК».
   5. Нажмите Файл > Открыть.
   6. Найдите и дважды щелкните поврежденную книгу, чтобы открыть ее.
2. Используйте внешнюю ссылку для ссылки на сломанную книгу. Если вы хотите получить из книги только данные, а не формулы или расчетные значения, попробуйте использовать внешнюю ссылку для ссылки на неработающую книгу.
   1. Нажмите Файл > Открыть.
   2. Перейдите в папку, содержащую поврежденную книгу.
   3. Щелкните правой кнопкой мыши имя файла поврежденной книги, выберите «Копировать», а затем нажмите «Отмена».
   4. Нажмите Файл > Создать.
   5. В разделе «Создать» нажмите «Пустая книга».
   6. В ячейке A1 новой книги введите =File Name!A1 , где File Name — это имя поврежденной книги, которую вы скопировали на шаге 3, затем нажмите Enter . (Примечание. Вам нужно ввести только имя книги, а не расширение имени файла).
   7. Если появится диалоговое окно «Обновить значения», выберите поврежденную книгу, затем нажмите «ОК».
   8. Если появится диалоговое окно «Выбор листа», выберите соответствующий лист и нажмите «ОК».
   9. Выберите ячейку A1.
   10. Нажмите «Главная» > «Копировать» или нажмите Ctrl+C.
   11. Выберите диапазон, начиная с ячейки A1, примерно такого же размера, как диапазон ячеек, содержащих данные в поврежденной книге.
   12. Нажмите «Главная» > «Вставить» или нажмите Ctrl+V.
   13. Не снимая выделения с диапазона ячеек, снова нажмите «Главная» > «Копировать» или нажмите Ctrl + C.
   14. Нажмите «Домой» > стрелку под надписью «Вставить», затем в разделе «Вставить значения» нажмите «Значения».
   15. Вставка значений приведет к удалению ссылок на неработающую книгу и оставит только данные.
3. Используйте макросы для извлечения данных из поврежденных книг. Если диаграмма, связанная с книгой, повреждена, попробуйте использовать макрос для извлечения исходных данных диаграммы.
   1. Скопируйте следующий код макроса и вставьте его в панель модуля:

Подпрограмма GetChartValues()
Тусклое число строк как целое число
Dim X как объект
Счетчик = 2
' Подсчитываем количество строк данных.
NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Значения)
Worksheets(“ChartData”).Cells(1, 1) = “Значения X”
' Запись значений оси X на рабочий лист.
С рабочими листами («ChartData»)
.Range(.Cells(2, 1), _
.Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _
Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues)
Конец с
' Проходим по всем рядам на диаграмме и записываем их значения в
' рабочий лист.
Для каждого X в ActiveChart.SeriesCollection
Worksheets(“ChartData”).Cells(1,
Прилавок )
“=”
Счетчик)) = _
Application.Transpose(X.Values)
Конец с
Счетчик = Счетчик + 1
Следующий
Конец субтитра

Чтобы вставить или удалить лист в книге, щелкните его правой кнопкой мыши и переименуйте его в ChartData . Выберите диаграмму, из которой вы хотите извлечь основные значения данных. Примечание. Диаграмму можно внедрить в рабочий лист или в отдельную диаграмму > запустить макрос > Данные из диаграммы помещаются на рабочий лист ChartData.

2.3. Автоматически сохранять резервные копии книг

Благодаря резервной копии книги вы всегда будете иметь доступ к своим данным, если ваша книга будет случайно удалена или повреждена.

1. Нажмите «Файл» > «Сохранить как».

2. Нажмите «Компьютер», а затем нажмите кнопку «Обзор».

3. В диалоговом окне «Сохранить как» щелкните стрелку рядом с пунктом «Инструменты» и выберите «Общие параметры».

4. В диалоговом окне «Общие параметры» выберите «Всегда создавать резервную копию».

2.4. Автоматически создавать файлы восстановления в течение установленного периода времени.

Файл восстановления рабочей таблицы также помогает гарантировать, что у вас будет доступ к вашим данным, если ваша книга будет случайно удалена или повреждена.

1. Нажмите Файл > Параметры.

2. В разделе «Сохранение» в разделе «Сохранение книг» выберите «Сохранять информацию автовосстановления каждый раз» и введите количество минут. (по умолчанию 10).

3. В поле «Местоположение файла автовосстановления» введите местоположение, в котором вы хотите сохранить файл восстановления.

4. Убедитесь, что флажок «Отключить автовосстановление только для этой книги» не установлен.

3. Отключите режим автоматического расчета.

Если Excel не может открыть файл электронной таблицы или даже функция «Открыть и восстановить» не работает, сбросьте режим расчета на ручную обработку и повторите попытку. Шаги:

1. Откройте новый файл электронной таблицы с пустым содержимым.
2. В меню «Инструменты» выберите «Параметры» и перейдите на вкладку «Расчет». В Excel 2007 нажмите кнопку Office , затем выберите «Параметры Excel» и выберите «Формулы» на левой панели.
3. В настройках параметров расчета (Параметры расчета в Excel 2007) выберите «Вручную».
4. Нажмите ОК.

На этом этапе повторно откройте поврежденный файл. Вполне возможно, что Excel «обнаружит ошибку» и откроет проблемный файл.

4. Используйте инструменты Microsoft Office.

Если Excel не может открыть файл книги ошибок, дайте шанс инструментам Microsoft Office. Использование следующее:

1. В меню «Пуск» выберите «Все программы» (в Windows XP).
2. Выберите Microsoft Office.
3. Выберите Инструменты Microsoft Office.
4. Выберите Восстановление приложений Microsoft Office.
5. В диалоговом окне выберите Microsoft Office Excel.
6. Нажмите «Восстановить приложение». Обработка может занять несколько минут.

Этот инструмент восстановления завершит работу Excel, а затем перезапустит его, отобразив список восстановленных файлов электронных таблиц. Если вам повезет, ваш драгоценный файл Excel окажется в этом списке. Просто откройте его и продолжайте использовать!

5. Попробуйте переместить файл в другое место:

Иногда файл электронной таблицы поврежден не обязательно из-за программных причин или ошибок пользователя при его использовании. Очень вероятно, что он временно недоступен; сетевые системы и серверы часто помечают их как поврежденные файлы. Если вы столкнулись с ошибкой, которая имеет аналогичную причину и Excel не может ее исправить, переместите файл в другую папку, диск или сервер.

6. Пусть OpenOffice «примет меры»

Некоторые люди утверждают, что были полностью удивлены удовлетворительными результатами при использовании пакета приложений OpenOffice для восстановления поврежденных файлов Excel. Это известный бесплатный инструмент с открытым исходным кодом. Если вы не можете справиться с поврежденным файлом электронной таблицы в Excel, используйте Calc OpenOffice. Конечно, это зачастую более трудоемко и сложно, чем вы думаете.

7. Откройте файл ошибки в WordPad или Word.

Если вам не удается исправить поврежденный файл электронной таблицы, попробуйте открыть его в WordPad. В случае успеха WordPad преобразует все в текст. Конечно, это не обязательно принесет вам полное удовлетворение, кроме радости от возможности вернуть свои данные. Эта опция не сможет восстановить форматы шрифтов, таблицы. Однако, в отличие от некоторых других вариантов восстановления данных, WordPad поможет вам восстановить макросы. Используйте команды поиска Sub и Function в восстановленном блоке данных, чтобы найти их.

Вы также можете открыть поврежденный файл .xls в Word, но результаты обычно весьма ограничены. При использовании этого варианта вам необходимо установить инструмент преобразования Microsoft Office Excel. В отличие от WordPad, Word не может восстанавливать макросы.

8. Обработайте поврежденные ячейки данных для восстановления данных.

Иногда восстановить данные можно, обработав ячейки поврежденного файла. Вы не сможете вернуть форматирование, диаграммы, макросы. но восстановление данных — это тоже благо. Процедура следующая:

1. Откройте новую книгу, введите в ячейку A1 следующую формулу, чтобы перейти к ячейке A1 в файле ошибок: имя файла ошибки !А1 . (Вам не нужно добавлять .xls).
2. Нажмите Enter.
3. Если файл ошибки находится не в той же папке, Excel отображает диалоговое окно «Обновить значения: имя файла ошибки». Используйте панель «Искать в» для выявления поврежденных файлов. Выберите этот файл и нажмите «ОК».
4. Если появится диалоговое окно «Выбор листа», выберите соответствующий лист и нажмите «ОК». Excel отобразит значение ячейки A1 файла ошибок.
5. Выберите ячейку A1 и перетащите ее по столбцам, которые, по вашему мнению, необходимы для восстановления данных. Если Excel отображает диалоговое окно «Обновить значения — имя файла ошибки», выберите файл ошибки и нажмите «ОК».
6. Повторите шаг 5, дублируя строку А до того количества строк, которое, по вашему мнению, достаточно для восстановления поврежденного файла.
7. Выберите данные и нажмите «Копировать» в меню «Правка».
8. Выберите «Специальная вставка» в меню «Правка», выберите «Значения».
9. Нажмите ОК.
10. Попробуйте формат SYLK для восстановления данных:

Переход на другой формат — вполне эффективное решение при сбое Excel.

Microsoft рекомендует использовать формат SYLK, чтобы избежать ошибок при использовании Excel, особенно ошибок, связанных с принтером. Вы можете открыть поврежденный файл Excel следующим образом:

1. В меню «Файл» выберите «Сохранить как». В Excel 2007 нажмите кнопку «Офис» .
2. На панели «Тип сохранения» выберите SYLK(Символическая ссылка) (*.slk).
3. Назвать. Если файл ошибок имеет один лист, в этом нет необходимости.
4. Нажмите Сохранить.
5. Если файл книги содержит несколько листов, Excel спросит вас, продолжать ли использовать формат, который не поддерживает несколько листов одновременно. Нажмите ОК.
6. Если Excel предупреждает вас, что ваша книга может содержать формат, несовместимый с SYLK, выберите Да.

1. Обратите внимание, что формат SYLK сохраняет только используемые листы. Для восстановления данных необходимо заново открыть файл Excel и сохранить каждый лист по одному. Вот почему на шаге 3 вам нужно дать название каждому листу рабочей книги, чтобы в дальнейшем не путаться.

Сохранив все листы в новом формате, откройте файл .slk и отредактируйте его в .xls. Будьте осторожны и не используйте имя поврежденного файла книги. В случае успеха вы можете сохранить значения введенной формулы, но не сами формулы.

10. Восстановление макросов

Если вы можете восстановить данные, но по-прежнему испытываете трудности с макросами, вы можете сохранить их следующим образом:

1. Откройте Excel, не открывайте книги ошибок.
2. Установите режим расчета вручную (совет 3 выше).
3. Выберите «Макрос» в меню «Инструменты», выберите «Безопасность», а затем выберите «Высокий». В Excel 2007 нажмите кнопку «Офис» -> «Параметры Excel» и выберите «Центр управления безопасностью» в левой части таблицы. Затем нажмите кнопку «Настройки центра управления безопасностью» , выберите «Настройки макросов», затем выберите «Отключить все макросы без уведомления». настройки макроса область настроек. Наконец, дважды нажмите «ОК»:

1. Откройте поврежденный файл. Если Excel откроется, вы увидите сообщение о том, что макросы в настоящее время отключены. Если Excel отключается, этот метод считается неудачным.
2. Нажмите (Alt)+(F11), чтобы открыть. редактор Visual Basic (VBE) .
3. С использованием Обозреватель проектов (нажмите (Ctrl)+R), щелкните правой кнопкой мыши модуль и выберите «Экспортировать файл».
4. Введите имя и каталог модуля.
5. Повторите шаги 6 и 7 до вашего удовлетворения, чтобы извлечь все модули.
6. Закройте VBE и выйдите из Excel.
7. Откройте пустую книгу (или новую книгу, содержащую вновь восстановленные данные) и импортируйте модули.

Способы предотвращения ошибок в книге в Excel

Таблицы Excel могут быть повреждены по многим причинам, большинства из которых можно избежать. Небольшие, но «мощные» советы, приведенные ниже, помогут вам свести к минимуму вероятность ошибок в книге Excel:

1. Всегда сохраняйте документ Excel перед его закрытием и избегайте выключения системы или ее перезапуска, когда книга Excel открыта.
2. Регулярно сканируйте книги Excel с помощью надежного антивирусного программного обеспечения.
3. Не подключайте свой ноутбук к общедоступной сети, поскольку он может содержать вредоносное ПО, способное нанести вред компьютерным файлам, включая книги Excel. Точно так же не подключайте USB-накопитель к общедоступному компьютеру, чтобы избежать заражения вредоносным ПО.
4. Планируете ли вы установить плагины Excel, чтобы они красиво отображались в электронных таблицах, или сэкономить время на выполнении рабочих задач, вам следует устанавливать их только из надежных источников и поставщиков.
5. Регулярно создавайте резервные копии данных Excel, чтобы не потерять важные данные.

Удачи!

Мика Сото

Обновление от 10 июня 2024 г.