Как создать правила электронной почты в новом Outlook и в Интернете
Вот подробное руководство о том, как создать собственные правила электронной почты в новом Outlook и веб-версии Outlook 365.
Если вы привыкли использовать правила классического Outlook для управления потоком электронной почты, вам будет приятно узнать, что новый Outlook также включает эту функцию. Несмотря на некоторые различия в процессе настройки и немного сокращенный набор опций, вы все равно можете создавать правила для автоматизации сортировки писем и поддержания порядка в почтовом ящике.
Новые правила Outlook
Как и классическое настольное приложение Outlook, новый Outlook позволяет настраивать правила для управления электронной почтой, но с меньшим количеством опций. Чтобы уловить нюансы, вам необходимо понять разницу между правилами на стороне сервера и на стороне клиента и что с ними можно и что нельзя делать.
Серверные правила работают непосредственно на сервере, поэтому они выполняются независимо от того, открыт ли Outlook на вашем компьютере. Подобные правила вы найдете в Outlook в Интернете и в новом приложении Outlook, которое по сути представляет собой замаскированный веб-клиент (оболочку веб-клиента). Они отлично подходят для организации ваших электронных писем: помечают важные из них, сортируют их по категориям или перемещают по папкам, и все это делается на сервере, как только ваши электронные письма приходят.
Но вот в чем загвоздка: правила на стороне клиента, такие как печать электронных писем или установка напоминаний, недоступны в новом Outlook или Outlook 365 онлайн. Это связано с тем, что для работы этих правил необходим клиент Outlook, работающий на вашем компьютере. Например, вы не сможете воспроизвести звук или распечатать электронное письмо, если вы вошли в свою учетную запись Outlook с другого компьютера, на котором нет принтера или динамиков. Даже если бы вы теоретически могли установить такое правило, оно не будет работать, потому что не будет никакого технического способа его выполнения.
Таким образом, в то время как классический Outlook с сервером Exchange имеет правила как на стороне сервера, так и только на стороне клиента, в новом Outlook доступны только правила на стороне сервера.
Примеры новых правил Outlook:
Как создать правило для папки «Входящие» в новом Outlook и в Интернете
В новом Outlook и Outlook в Интернете (также известном как Outlook 365 онлайн) правила применяются к входящим сообщениям, которые вы получаете.
Чтобы создать правило электронной почты для вашего почтового ящика, вам нужно сделать следующее:
- Нажмите значок шестеренки «Настройки» в правом верхнем углу окна Outlook. Альтернативно вы можете нажать «Почта» > вкладка «Вид» > «Настройки просмотра».
- В меню «Настройки» выберите «Почта» > «Правила».
- Если у вас несколько учетных записей, выберите из раскрывающегося списка вверху ту, для которой вы хотите создать правило.
- Нажмите на значок плюса, чтобы добавить новое правило.
- В открывшемся меню правил вам необходимо определить три основных компонента: имя правила, условия и действия.
- Назовите правило. Введите описательное название кадра в первом поле, например «Переслать сообщения».
- Уточните условия. В раскрывающемся меню рядом с номером 2 выберите условие. Вы можете добавить дополнительные условия, нажав ссылку «Добавить еще одно условие». Например, если вы хотите пересылать электронные письма, отправленные конкретным человеком, выберите условие «От».
- Определите действия. Используйте раскрывающееся меню рядом с цифрой 3, чтобы выбрать действие, которое будет применено к электронным письмам, соответствующим вашим условиям. Вы также можете добавить несколько действий, выбрав Добавить еще одно действие. Действия сгруппированы в три категории:
- Упорядочить: перемещать, копировать, удалять или закреплять вверху.
- Отметьте сообщение: как прочитанное, нежелательное, с важностью или присвойте категорию.
- Маршрут: переслать, переслать как вложение или перенаправить.
Например, выберите в качестве действия «Переслать», а затем укажите адрес электронной почты получателя.
- Добавьте исключения (необязательно). Правила электронной почты Outlook также могут включать исключения из условий. Нажмите Добавить исключение, чтобы указать исключение. Например, вы можете отказаться от пересылки электронных писем, содержащих слово «конфиденциально» в теме или тексте.
- Если вы не хотите больше выполнять правила для сообщения после применения определенного правила, установите флажок «Остановить обработку дополнительных правил». Узнайте больше о том, как работает эта функция: Прекратите обработку дополнительных правил в Outlook.
- Если вы хотите применить правило ко всем существующим электронным письмам, отвечающим условию, установите флажок «Запустить это правило». Важно отметить, что этот параметр ограничен определенными типами правил электронной почты Outlook, такими как перемещение в папку, пометка или категоризация, и недоступен для правил пересылки.
- Наконец, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить вновь созданное правило, или «Отменить», чтобы отменить любые изменения.
Сделанный! Вы успешно создали правило в новом Outlook, позволяющее управлять потоком электронной почты в соответствии с указанными вами критериями.
Кончик. В Outlook.com процесс создания правила электронной почты практически такой же. Хотя в названиях опций могут существовать небольшие различия, они не мешают пониманию общей функциональности или процесса создания правил.
Как создать правило для определенных писем в новом Outlook и в Интернете
В новом Outlook также есть удобная функция быстрого создания правила непосредственно из существующего электронного письма, что особенно полезно для управления всеми сообщениями от определенного отправителя. Вот как это сделать:
- В папке «Входящие» или в любой другой папке щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите настроить правило.
- В контекстном меню выберите Правила > Создать правило.
- Выберите папку, в которую вы хотите переместить все сообщения от этого отправителя, и нажмите «ОК». Если вы хотите сделать что-то еще, нажмите «Дополнительные параметры».
- Если вы решили создать правило, которое перемещает электронные письма в назначенную папку, появится подтверждающее сообщение. Чтобы немедленно применить правило ко всем существующим сообщениям в целевой папке, установите флажок Запустить это правило сейчас. Затем нажмите «ОК», чтобы закрыть всплывающее диалоговое окно, или нажмите «Просмотреть правила», чтобы просмотреть полное описание правила электронной почты, которое Outlook только что создал для вас.
- Если вы выбрали дополнительные параметры, вы будете перенаправлены в меню правил, где первые два параметра — имя правила и условие — предварительно настроены (вы можете изменить их по мере необходимости). Ваша задача — указать действие, которое вы хотите применить к сообщениям от этого конкретного отправителя.
- При необходимости добавьте исключения, а затем сохраните правило.
С помощью этих простых шагов вы сможете оперативно организовать свой почтовый ящик, создавая правила прямо из сообщений.
Как управлять правилами в новом Outlook и в Интернете
Чтобы изменить, удалить или изменить порядок существующих правил в новом Outlook и Outlook 365 онлайн, откройте меню правил («Настройки» > «Почта» > «Правила»). Отсюда вы можете выполнять различные действия:
Изменить правило
Чтобы изменить существующее правило, щелкните значок карандаша рядом с правилом. Откроется меню «Настройки правил», где вы сможете изменить условия и поведение правила.
Временно отключить/включить правило
Чтобы отключить правило, когда оно вам не нужно, переключите переключатель слева от правила. Когда вам снова понадобится правило, просто включите его снова.
Удалить правило
Чтобы окончательно удалить правило, щелкните значок корзины.
Изменить порядок правил
В новом Outlook правила электронной почты применяются к входящим сообщениям в зависимости от их порядка в списке правил.
Чтобы настроить порядок выполнения правил, используйте стрелки «Вверх» или «Вниз» для перемещения правила вверх или вниз по списку.
Запуск правила вручную
По умолчанию правила срабатывают при входящих электронных письмах после создания. Чтобы применить правило к сообщениям, которые уже находятся в вашем почтовом ящике, нажмите кнопку «Выполнить» рядом с правилом.
Правила не работают в новом Outlook и в Интернете.
Возникли проблемы с правилами в новом Outlook и веб-приложении? Этому могут быть различные причины. Иногда правила не работают, потому что они настроены неправильно, конфликтуют с другими правилами или просто отключены. Но в новом Outlook и веб-версии можно выделить несколько важных причин.
Правила на стороне клиента недоступны.
При переходе от классического Outlook к новому Outlook или веб-платформе вы обнаружите, что правила на стороне клиента (например, последующие действия или печать электронных писем) не поддерживаются, поскольку они зависят от клиента Outlook, работающего на вашем компьютере. Поскольку новая версия Outlook и веб-версия не используют клиент, эти правила отключаются и отображаются сообщения об ошибках, указывающие на их несовместимость. К сожалению, не существует обходного пути, позволяющего заставить правила на стороне клиента работать в новом Outlook или веб-приложении.
Правила электронной почты индивидуальны для каждой учетной записи.
Если у вас несколько учетных записей, вам необходимо настроить правила для каждой из них отдельно. Вы можете проверить, для какой учетной записи вы устанавливаете правила, в правом верхнем углу меню «Настройки».
Правила не могут быть созданы для учетных записей Gmail и Yahoo.
В новом Outlook вы не можете создавать правила для учетных записей Gmail или Yahoo, поскольку правила Outlook предназначены для работы с электронной почтой, размещенной на серверах Microsoft, в то время как внешние почтовые службы, такие как Gmail или Yahoo, имеют другую инфраструктуру и собственный набор правил и фильтров. .
Хотя это основные проблемы, влияющие на правила в новом Outlook и в Интернете, могут быть и другие причины, по которым ваши правила не работают. Для дальнейшего устранения неполадок ознакомьтесь со статьей Почему правила не работают в Outlook: причины и способы устранения.
И вот оно — простое руководство по настройке и настройке собственных правил как в новом Outlook, так и в Outlook 365 Online. Не стесняйтесь экспериментировать с различными критериями и действиями, чтобы найти идеальную комбинацию, которая подойдет именно вам. Немного экспериментов и корректировок здесь и там, и вы будете перемещаться по своему почтовому ящику как профессионал, оставляя больше времени для того, что вам нравится, вместо сортировки электронных писем.
