21 способ использования функции «Вставить» в Excel

Эти трюки очень легко выполнить, и, как только вы их освоите, вы обязательно будете использовать их чаще, чем раньше.

В Excel 2007 и 2010 команда «Вставить» находится в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная». В Excel 2003 выберите «Специальная вставка» в меню «Правка». Для тех, кто использует сочетания клавиш, в конце статьи есть таблица, в которой указаны сочетания клавиш для распространенных действий.

1. Скопируйте ширину столбца

При копировании данных в новый столбец длина столбца не будет автоматически корректироваться в соответствии с новым значением. Всего одним дополнительным щелчком мыши вы можете скопировать исходную ширину столбца в целевой столбец:

1. Выберите данные для копирования и нажмите (Ctrl) + C, чтобы скопировать выбранное значение в буфер обмена.
2. Выберите ячейку в целевом столбце.
3. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Вставить» в группе «Буфер обмена» и выберите «Сохранить исходную ширину столбцов». Этот параметр требует дополнительного шага при использовании Excel 2007: выберите «Специальная вставка» в раскрывающемся меню «Вставить». Затем выберите параметр «Ширина столбца» в разделе «Вставить» и нажмите «ОК».

Excel скопирует данные и исходную ширину столбца в целевую ячейку.

2. Выполните расчеты

Пользователи могут использовать специальную вставку для сложения, вычитания, умножения и деления. Просто введите номер и нажмите (Ctrl) + C. Затем выберите значение, которое вы хотите изменить, с помощью только что введенного числа, и нажмите «Специальная вставка» в группе «Буфер обмена». В окне результатов щелкните соответствующий расчет и нажмите кнопку ОК. Excel выполнит соответствующее действие, используя значение, которое вы только что скопировали в буфер обмена.

Пользователи также могут выполнять вычисления с несколькими значениями. Используйте тот же процесс, что и выше, но скопируйте диапазон значений, а не одно, как указано выше. Excel не будет обращать внимание на размер, если его недостаточно, он будет лишь выполнять вычисления один за другим в порядке скопированных значений.

3. Вставить с расчетом

Вам когда-нибудь хотелось скопировать число в новую ячейку и одновременно выполнять с ним вычисления? Большинство людей копируют число в новую ячейку, а затем вводят формулу для выполнения расчета.

Вы можете исключить этот дополнительный шаг, проведя расчеты в процессе склеивания.

Начните с таблицы, содержащей числа, для которых вы хотите выполнить приведенный выше расчет. Сначала выделите все исходные ячейки и нажмите Control+C, чтобы скопировать. Вставьте эти ячейки в столбец назначения, куда вы хотите экспортировать результаты.

Затем выберите второй диапазон ячеек, для которого вы хотите выполнить приведенное выше вычисление, и нажмите Control + C, чтобы скопировать. Снова выберите целевой диапазон, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка».

В окне «Специальная вставка» в разделе «Операция» выберите операцию, которую вы хотите выполнить с двумя числами. Нажмите «ОК», и результаты появятся в целевых ячейках.

Это быстрый и простой способ выполнить быстрые вычисления в электронной таблице без использования дополнительных ячеек только для быстрых вычислений.

4. Поменяйте местами столбцы на строки.

Самый полезный прием вставки из всех советов, упомянутых в этой статье, — это замена столбца строкой. Этот совет особенно полезен, если у вас есть лист с вертикальными элементами (столбцами) и вы хотите использовать его в качестве заголовка на новом листе.

Сначала выделите и скопируйте (используя Control+C) столбец, содержащий ячейки, которые вы хотите преобразовать в строку на новом листе.

Переключитесь на новый лист и выберите первую ячейку. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите значок замены в параметрах вставки.

При этом исходный столбец вставляется в новую таблицу в виде строки.

Этот метод быстрый и простой и избавляет от необходимости копировать и вставлять отдельные ячейки.

5. Копировать формат

Большинство из нас используют Format Painter для копирования форматирования из одной ячейки на другой диск или в определенную строку. Однако при использовании Format Painter это немного неудобно для целых столбцов или строк. Вот как вместо этого использовать специальную вставку:

1. Выберите ячейку, содержащую формат, который вы хотите скопировать, и нажмите (Ctrl) + C.
2. Щелкните внутри столбца или строки, которую хотите отформатировать. (Нажмите (Ctrl) + пробел, чтобы выделить весь столбец, или (Shift) + пробел, чтобы выделить всю строку).
3. Выбрав столбец или строку, выберите «Форматирование» в раскрывающемся меню «Вставить» в группе «Буфер обмена». Для Excel 2007 требуется дополнительный шаг: выберите «Специальная вставка» в раскрывающемся меню «Вставка», нажмите «Форматы» в разделе «Вставка» и нажмите «ОК».

6. Скопируйте формат диаграммы

Пользователям, возможно, придется потратить много усилий на форматирование диаграммы, чтобы она выглядела хорошо, а затем придется снова проделать ту же работу с другим типом данных. В этом случае не форматируйте новую диаграмму, а используйте специальную вставку. Эта гипотеза аналогична методу №5, но шаги немного другие:

1. Выберите диаграмму в формате, который вы хотите скопировать, и нажмите (Ctrl) + C.
2. Выберите диаграмму, которую хотите отформатировать, затем выберите «Специальная вставка» в раскрывающемся меню «Вставить». Excel отобразит диалоговое окно «Специальная вставка» с тремя опциями.
3. Выберите «Форматы» и нажмите «ОК».

Excel по-разному реагирует на копирование форматов диаграмм, но легко справится с поставленной задачей.

7. Игнорируйте ряд ячеек с пустыми значениями.

Используя опцию «Пропустить пробелы», вы можете заменить существующие значения, при этом пропуская ячейки, не имеющие значения в исходных данных. Другими словами, если в исходных данных есть пустая ячейка и значение в диапазоне для вставки, этот параметр не заменяет существующее значение пустой ячейкой. Вы можете использовать его со всеми другими опциями:

1. Выберите исходный диапазон данных и нажмите (Ctrl) + C.
2. Выберите верхнюю левую ячейку в целевом диапазоне.
3. В раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Специальная вставка».
4. Установите флажок «Пропустить пробелы» и нажмите «ОК».

Excel не будет перезаписывать существующие значения пустыми ячейками.

8. Проверка данных копирования

Потратив время на настройку правила или списка проверки данных для улучшения ввода данных, вы можете применить то же правило к другим ячейкам или диапазонам. Хорошей новостью является то, что вам не придется снова проходить все описанные выше шаги. Используя Paste Special, вам просто нужно скопировать его:

1. Выберите ячейку, содержащую правило проверки данных, и нажмите (Ctrl) + C.
2. Выберите целевую ячейку для вставки.
3. В раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Специальная вставка».
4. Нажмите на опцию «Проверка», а затем нажмите «ОК».

Настройка проверки данных может быть утомительной и отнимающей много времени; Вставить Special намного проще!

9. Удаление текста в Интернете

При копировании текста из Интернета у вас могут возникнуть проблемы, поскольку Excel сохраняет исходный формат. В общем, это не то, что вам нужно. Если вы включили функцию «Показать параметры вставки» в Excel (находится на панели «Дополнительно» диалогового окна «Параметры Excel»), вы увидите значок буфера обмена сразу после вставки текста в рабочий лист. Пользователи могут выбрать «Сопоставить форматирование назначения» в раскрывающемся меню «Буфер обмена», чтобы удалить ненужное форматирование.

Если вы используете Excel 2010, вам обязательно понравится это решение Paste Special:

1. Копирование текста из Интернета.
2. В Excel щелкните место, куда вы хотите вставить текст.
3. В раскрывающемся меню выберите «Вставить» и выберите «Сопоставить форматирование назначения».

Используйте этот параметр для копирования внешних данных, а не только веб-текста, в Excel.

10. Вставьте ссылку

Пользователи могут ссылаться на ячейку, заключая адрес ячейки в кавычки со знаком равенства. Например, введите =A1, чтобы вернуться к содержимому ячейки A1. Обычно мы используем эти ссылки в более крупных выражениях и формулах. Иногда мы все еще обращаемся к ячейке самой себе. Вставить ссылку может помочь при ссылке на несколько ячеек:

1. Выберите диапазон, на который нужно ссылаться, и нажмите (Ctrl) + C.
2. Выберите целевую ячейку и нажмите «Вставить ссылку» в раскрывающемся меню «Вставить».

Использование «Вставить ссылку» происходит быстрее, чем ссылка вручную.

Ярлыки для действий вставки:

11. Скопируйте результаты формулы

Одна из самых раздражающих вещей при копировании и вставке в Excel — это когда вы пытаетесь скопировать и вставить результаты формул. Это связано с тем, что при вставке результата формулы формула автоматически обновляется до ячейки, в которую вы ее вставили.

Вы можете предотвратить это и скопировать только фактические значения с помощью простого трюка.

Выделите ячейки, значения которых вы хотите скопировать. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку и выберите «Копировать» во всплывающем меню.

Щелкните правой кнопкой мыши первую ячейку в диапазоне, в который вы хотите вставить значения. Выберите значок «Значения» во всплывающем меню.

В целевые ячейки будут вставлены только значения (без формул).

Это устраняет все сложности, возникающие при копировании и вставке ячеек формулы в Excel.

12. Скопируйте формулу, не меняя ссылку.

Если вы хотите скопировать и вставить ячейки, сохраняя в них формулы, вы тоже можете это сделать. Единственная проблема с вставкой формул таким способом заключается в том, что Excel автоматически обновляет все ячейки, на которые имеются ссылки, в которые вы их вставляете.

Вы можете вставить ячейки формулы, но сохранить ячейки, на которые изначально ссылались эти формулы, нетронутыми, следуя приведенным ниже советам.

Выделите все ячейки, содержащие формулы, которые вы хотите скопировать. Откройте главное меню, щелкните значок «Найти и выбрать» в группе «Редактирование» и выберите «Заменить».

В окне «Найти и заменить» введите = в поле «Найти что» и # в поле «Заменить на». Выберите «Заменить все», затем нажмите «Закрыть».

Это преобразует все формулы в текст со знаком # впереди. Скопируйте все эти ячейки и вставьте их туда, куда хотите.

Затем выделите все ячейки в обоих столбцах. Удерживая клавишу Shift, выделите все ячейки столбца. Затем зажмите клавишу Ctrl и выделите все ячейки в вставленном столбце.

Пока все ячейки выделены, повторите описанный выше процесс поиска и замены. На этот раз введите # в поле Найти и = в поле Заменить на. Выберите «Заменить все» и нажмите «Закрыть».

При выполнении копирования и замены оба диапазона будут содержать одни и те же формулы без смещения ссылок.

Эта процедура может показаться избыточной операцией, но это самый простой метод перезаписи обновленных ссылок в скопированных формулах.

13. Избегайте копирования скрытых ячеек

Еще одна распространенная неприятность при копировании и вставке в Excel — это скрытые ячейки, которые мешают выполнять операцию. Если вы выделите и вставите эти ячейки, эти скрытые ячейки появятся в той области, куда вы их вставили.

Если вы хотите скопировать и вставить только отображаемые ячейки, выберите эти ячейки. Затем в главном меню выберите «Найти и выбрать», затем нажмите «Перейти к специальному» в раскрывающемся меню.

В окне «Перейти к специальному» установите флажки «Только видимые ячейки» и нажмите «ОК».

Теперь нажмите Control+C, чтобы скопировать ячейки. Щелкните первую ячейку, в которую вы хотите вставить, и нажмите Control+V.

При этом будут вставлены только видимые ячейки.

Примечание. Вставка ячеек в столбец, где скрыта вся вторая строка, фактически скроет вторую видимую ячейку, которую вы вставили.

14. Вставьте ту же формулу в оставшиеся ячейки диапазона.

Если вы ввели формулу в верхнюю ячейку рядом с рядом уже заполненных ячеек, есть простой способ вставить ту же формулу в оставшиеся ячейки.

Обычно люди это делают — щелкают и удерживают маркер в левом нижнем углу первой ячейки и перетаскивают его вниз к нижней части диапазона. Это заполнит все ячейки и обновит ссылки на ячейки в соответствующих формулах.

Но если у вас тысячи строк, прокрутка вниз может оказаться затруднительной.

Вместо этого выберите первую ячейку, затем, удерживая клавишу Shift, перемещайте нижний правый маркер по первой ячейке, пока не увидите две параллельные линии.

Дважды щелкните маркер, состоящий из двух параллельных линий, чтобы заполнить нижнюю часть столбца, где данные находятся слева.

Этот метод позволяет быстро и легко заполнять ячейки и экономит много времени при работе с большими электронными таблицами.

15. Скопируйте с помощью перетаскивания.

Еще один метод экономии времени — скопировать группу ячеек путем перетаскивания их на лист. Многие пользователи не осознают, что вы можете перемещать ячейки или диапазоны, просто щелкая и перетаскивая их.

Попробуйте это, выделив группу ячеек. Затем наведите указатель мыши на край выбранных ячеек, пока он не примет вид крестика.

Щелкните левой кнопкой мыши и удерживайте кнопку мыши, чтобы перетащить ячейки в новое место.

Этот метод выполняет то же действие, что и использование Control+ Can и Control+ V для вырезания и вставки ячеек, но поможет вам избежать нескольких нажатий клавиш.

16. Скопируйте из поля выше

Еще один быстрый совет, позволяющий уменьшить необходимость использования комбинаций клавиш, — это команда Control+ D. Если вы поместите курсор под ячейку, которую хотите скопировать, просто нажмите Control+ D, и ячейка выше будет скопирована и вставлена ​​в выбранную ячейку.

Control+Shift+ 'также выполняет то же действие.

17. Копируем из ячейки слева

Если вы хотите сделать то же самое, но из левой ячейки, просто выберите правую ячейку и нажмите Control+R.

Это скопирует ячейку слева и вставит ее в ячейку справа всего одним нажатием клавиши!

18. Скопируйте весь лист

Если вы хотите работать с электронной таблицей, но не хотите повредить исходный лист, лучше всего скопировать его.

Сделать это довольно легко. Не щелкайте постоянно правой кнопкой мыши и не выбирайте «Переместить» или «Копировать». Сэкономьте несколько нажатий клавиш, удерживая клавишу Control, щелкнув левой кнопкой мыши вкладку листа и перетащив ее вправо или влево.

Вы увидите небольшой значок листа со знаком +. Отпустите кнопку мыши, и лист будет скопирован туда, куда вы поместили указатель мыши.

19. Повторите значения, заполненные из ячеек выше.

Если у вас есть ряд ячеек, которые вы хотите перетащить вниз в столбец и повторить эти значения, это очень просто сделать.

Просто выделите ячейки, которые вы хотите повторить. Удерживая клавишу Control, щелкните левой кнопкой мыши правый нижний угол нижней ячейки и перетащите вниз количество ячеек, которые вы хотите повторить.

Это приведет к повторяющемуся заполнению всех ячеек ниже скопированных ячеек значениями, указанными выше.

20. Вставьте весь пустой столбец или строку.

Еще один способ уменьшить использование нажатий клавиш — добавить пустые столбцы или строки.

Типичный метод, который пользователи используют для этого, — щелкнуть правой кнопкой мыши строку или столбец, где они хотят, чтобы она была пустой, и выбрать в меню «Вставить».

Более быстрый способ сделать это — выделить ячейки, составляющие строки или столбцы данных, которые нужно оставить пустыми.

Удерживая клавишу Shift, щелкните левой кнопкой мыши правый нижний угол выделения и перетащите его вниз (или вправо, если вы выбираете диапазон столбцов).

Отпустите мышь, прежде чем отпустить клавишу Shift.

Это поможет вам вставить дополнительные пробелы.

21. Вставьте одну ячейку несколько раз.

Если есть ячейка данных, которую вы хотите скопировать в несколько ячеек, вы можете скопировать эту ячейку, а затем вставить ее в любое количество ячеек. Выберите ячейку, которую хотите скопировать, и нажмите Control + C, чтобы скопировать.

Затем выберите диапазоны ячеек, из которых вы хотите скопировать данные.

Это скопирует эту ячейку в столько ячеек, сколько вы хотите.

Использование всех 21 совета и рекомендации, приведенных выше, сэкономит вам много времени при работе с электронными таблицами Excel.

Удачи!

Дэвид Пак

Обновление от 6 июня 2024 г.