10 способов использовать функцию вставки в Excel

Команда «Специальная вставка» присутствует в большинстве офисных приложений, но, возможно, пользователи Excel по-прежнему извлекают наибольшую пользу из этой команды. Используя эту базовую функцию, а также другие параметры вставки, пользователи могут выполнять некоторые общие задачи и некоторые более сложные задачи. Эти советы очень полезны. легко реализовать, и вы обязательно будете использовать их чаще, чем когда-либо знали.

1. Сводка дорогих ярлыков в Microsoft Excel

В Excel 2007 и 2010 вставка находится в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная». В Excel 2003 выберите «Специальная вставка» в меню «Правка». Для тех, кто часто использует сочетания клавиш, у нас есть таблица в конце сообщения, в которой указаны сочетания клавиш для выполнения общих действий.

1. Скопируйте ширину столбца:

При копировании данных в новый столбец длина столбца не будет автоматически корректироваться в соответствии с новым значением. Всего одним дополнительным щелчком мыши вы можете скопировать исходную ширину столбца в целевой столбец:

1. Выберите данные для копирования и нажмите[Ctrl] + C, чтобы скопировать выбранное значение в буфер обмена.
2. Выберите ячейку в целевом столбце.
3. На вкладке «Главная» выберите параметр «Вставить» в группе «Буфер обмена» и выберите «Сохранить ширину исходных столбцов». При использовании Excel 2007 для этого параметра потребуется еще один шаг: в раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Специальная вставка». Затем выберите параметр «Ширина столбца» в разделе «Вставить» и нажмите «ОК».

Excel скопирует данные и исходную ширину столбца в целевую ячейку.

2. Выполните расчеты:

Пользователи могут использовать специальную вставку для сложения, вычитания, умножения и деления. Просто введите номер и нажмите [Ctrl] + C. Затем выберите значение, которое вы хотите изменить на вновь введенное число, и нажмите «Специальная вставка» в группе «Буфер обмена». В окне результатов щелкните соответствующий расчет и нажмите ОК. Excel выполнит соответствующее действие, используя значение, которое вы только что скопировали в буфер обмена.

Пользователи также могут выполнять вычисления с несколькими значениями. Используйте тот же процесс, что и выше, но скопируйте последовательность значений вместо простого копирования, как указано выше. Excel не заметит размера, если его недостаточно, он только выполняет вычисления по очереди в порядке скопированных значений.

3. Обмен данными:

Excel предоставляет пользователям функцию подкачки, но иногда специальная вставка – более быстрый способ сделать это. Выберите данные и выполните следующие действия:

1. Нажмите[Ctrl] + C, чтобы скопировать данные в буфер обмена.
2. Выберите верхнюю левую ячейку целевой линии.
3. Щелкните вкладку «Главная» (при необходимости) и выберите «Транспонировать» в раскрывающемся меню «Вставить».

Вот что нужно делать пользователям. С этого момента вы можете копировать столбец данных в строку и наоборот.

4. Замените формулу вычисленным результатом:

Иногда пользователи могут захотеть заменить формулу ее фактическим значением. Например, вы хотите заменить ряд функций RAND () их значениями вместо того, чтобы позволить этой формуле вычислять себя. Это обычная задача для специальной вставки. Чтобы скопировать формулы с их значениями, выполните следующие действия:

1. Выберите ряд формул и нажмите[Ctrl] + С.
2. В группе «Буфер обмена» щелкните раскрывающееся меню «Вставить».
3. Выберите значения.

Сделайте это, чтобы заменить формулы их истинными значениями. Перед использованием этого метода вы можете сделать резервную копию своей работы в качестве меры предосторожности.

Уловка использования мыши для выполнения задачи:

1. Выберите диапазон.
2. Щелкните правой кнопкой мыши границу и перетащите ее в столбец (или строку) рядом с ней.
3. Перетащите выбранный диапазон обратно в источник. Это заставит Excel отобразить контекстное меню без перемещения выбранных значений.
4. Выберите «Копировать здесь только как значения».

5. Скопируйте формат:

Большинство из нас используют Format Painter для копирования формата из одной ячейки в другую или в определенную строку. Однако при использовании Format Painter возникают некоторые неудобства со всем столбцом или строкой. Вот как вместо этого использовать Специальную вставку:

1. Выберите ячейку, содержащую формат, который вы хотите скопировать, и нажмите[Ctrl] + С.
2. Щелкните внутри столбца или строки, которую нужно отформатировать (нажмите[Ctrl] + Пробел для выбора всего столбца или [Shift] + Пробел, чтобы выделить всю строку).
3. Выделив столбец или строку, выберите «Форматирование» в меню «Вставить» в раскрывающемся списке в группе «Буфер обмена». Excel 2007 требует дополнительного шага: в раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Специальная вставка», выберите «Форматы» в разделе «Вставить» и нажмите «ОК».

6. Скопируйте формат диаграммы:

Пользователи могут приложить много усилий, чтобы отформатировать диаграмму так, чтобы она была красивой, а затем снова придется проделывать ту же работу с другими типами данных. В этом случае не переформатируйте новую диаграмму, а используйте Специальную вставку. Эта гипотеза аналогична способу № 5, но шаги немного отличаются:

1. Выберите диаграмму с форматом, который вы хотите скопировать, и нажмите[Ctrl] + С.
2. Выберите диаграмму, которую вы хотите отформатировать, а затем выберите «Специальная вставка» в раскрывающемся меню «Вставить». Excel отобразит диалоговое окно «Специальная вставка» с 3 вариантами.
3. Выберите «Форматы» и нажмите «ОК».

Excel по-разному реагирует на копирование формата диаграммы, но может легко выполнить задачу.

7. Игнорируйте серию пустых значений:

Используя опцию «Пропустить пробелы», вы можете заменить текущее значение, игнорируя неоцененные ячейки в исходных данных. Другими словами, если в исходных данных есть пустая ячейка и необходимо сопоставить значение массива, этот параметр не заменяет текущее значение пустым. Вы можете использовать его со всеми другими опциями:

1. Выберите исходный диапазон данных и нажмите[Ctrl] + С.
2. Выберите верхнюю левую ячейку в целевом диапазоне.
3. В раскрывающемся меню «Вставить» выберите пункт «Специальная вставка».
4. Отметьте опцию Пропустить пустые места и нажмите ОК.

Excel не перезапишет текущее значение пустым.

8. Скопируйте данные проверки:

Потратив время на настройку правила или списка проверки данных для улучшения ввода данных, вы можете применить то же правило к другой ячейке или диапазону. Хорошая новость в том, что вам не нужно повторять все шаги, описанные выше. Используя Специальную вставку, вам нужно только скопировать его снова:

1. Выберите ячейку, содержащую правило проверки данных, и нажмите [Ctrl] + С.
2. Выберите целевой блок для вставки.
3. В раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Специальная вставка».
4. Щелкните параметр «Проверка» и нажмите кнопку «ОК».

Настройка проверки данных может быть утомительной и трудоемкой; Специальная паста – это намного проще!

9. Удалите текст в Интернете:

При копировании текста из Интернета у вас могут возникнуть проблемы, потому что Excel остается в исходном формате. В общем, это не то, что вам нужно. Если вы включили в Excel функцию «Показать параметры вставки» (доступную на панели «Дополнительно» диалогового окна «Параметры Excel»), вы увидите значок буфера обмена сразу после вставки текста в электронную таблицу. Пользователи могут выбрать «Сопоставить форматирование места назначения» в раскрывающемся меню «Буфер обмена», чтобы удалить ненужные форматы.

Если вы используете Excel 2010, вам, вероятно, понравится это решение «Специальная вставка»:

1. Скопируйте текст из Интернета.
2. В Excel щелкните то место, куда вы хотите вставить текст.
3. В раскрывающемся меню выберите «Вставить» и выберите «Сопоставить форматирование места назначения».

Используйте этот параметр для копирования внешних данных, а не только веб-документов в Excel.

10. Вставьте ссылку:

Пользователи могут ссылаться на ячейку, начав адрес со знаком равенства. Например, введите = A1, чтобы вернуться к содержимому ячейки A1. Обычно мы используем эти ссылки в более крупных выражениях и формулах. Иногда мы все еще относимся к ячейке с самой собой. Вставить ссылку может помочь при ссылке на несколько ячеек:

1. Выберите диапазон для ссылки и нажмите[Ctrl] + С.
2. Выберите поле назначения, а затем щелкните «Вставить ссылку» в раскрывающемся меню «Вставить».

Использовать «Вставить ссылку» быстрее, чем справляться вручную.

Ярлыки для действий Вставить:

Удачи!