10 отличных инструментов Microsoft Word

QuanTriMang – Microsoft Word – ведущий популярный текстовый редактор на сегодняшний день. Он везде, от офисов, школ до частных домов. Если вы не прошли курс обучения работе с Word, вы, вероятно, будете знать и использовать очень небольшое его количество. Это действительно прискорбно, потому что вы «потратили зря» замечательные возможности этого текстового редактора.

Большинство людей используют в среднем только около 10% функций Word.

Считается, что большинство людей используют только около 10% функций Microsoft Word. Одна из причин заключается в том, что есть много хороших функций, которые «похоронены» во многих меню и панелях инструментов. Даже если вы обнаружите какую-то скрытую функцию, регулярно ее использовать сложно. Однако эта статья поможет решить проблему.

Мы раскроем вам 10 инструментов Word 2003, 2007 и 2010, которые могут принести пользу каждому. Некоторые из них помогут создавать данные с более привлекательным интерфейсом, а другие сэкономят время и силы при выполнении повторяющихся задач.

Обладая этими знаниями, вы будете тратить меньше времени каждый раз на использование программного обеспечения и у вас будет больше времени для создания качественных данных.

1. Экономьте время с помощью шаблонов

Шаблоны – это специальные типы данных, которые могут хранить структурную информацию и информацию о формате для часто используемых данных, таких как почта и конверты. Кроме того, Word также предоставляет пользователям множество вариантов шаблонов.

Чтобы использовать эту функцию в Word 2003, щелкните Файл → Создать и щелкните ссылку «На моем компьютере» на правой панели. Выберите карточку, выберите шаблон и нажмите «Создать новый» и не забудьте выбрать «Радиус документа».

В Word 2007 нажмите кнопку «Офис» → «Создать» и выберите в списке «Установленные шаблоны». В Word 2010 нажмите Файл → Создать → Образцы шаблонов. Выберите шаблон и нажмите кнопку «Создать».

Некоторые шаблоны содержат инструкции, но зачастую это просто замена текста, а затем обычное сохранение данных. Чтобы сохранить какие-либо данные в качестве шаблона, нажмите F12 и выберите «Шаблон Word» в раскрывающемся меню «Тип файла».

2. Отображение 2 частей данных одновременно.

При работе с длинными данными будет сложно и неудобно прокручивать вверх и вниз между разными элементами. Word имеет непонятную функцию, которая может разделять отдельные данные на два отдельных окна, чтобы пользователи могли видеть их одновременно.

В Word 2003 нажмите «Окно» → «Разделить». В Word 2007/2010 нажмите «Просмотр» → «Разделить». Переместите указатель мыши в то место, которое хотите разделить, затем щелкните левой кнопкой мыши. Каждый фрагмент текста можно прокручивать и увеличивать / уменьшать независимо друг от друга.

Чтобы изменить положение разделения, щелкните линию разделения между двумя копиями и перетащите ее в новое место. Чтобы удалить разделение, пользователи могут перетащить разделительную полосу в конец окна или повторить действия, выполненные в меню выше, и выбрать «Удалить разделение».

3. Создайте почту для нескольких получателей.

Отправка данных нескольким получателям становится намного проще с мастером слияния почты в Word. В Word 2003 выберите Инструменты → Письма и рассылки → Слияние. В Word 2007/2010 перейдите на вкладку «Рассылки» и нажмите кнопку «Начать слияние». Выберите «Пошаговый мастер слияния писем», чтобы запустить мастер.

Во всех случаях таблица мастера будет отображаться справа от данных. Вы можете остановить его, нажав кнопку X в правом углу таблицы. Word может использовать адресную книгу Outlook. Слияние почты также позволяет создавать электронные письма, конверты и этикетки. Или просто создайте список адресов для распечатки (мастер назовет их адресной книгой).

4. Сравните 2 данных параллельно.

В Word есть очень умная функция, позволяющая пользователям сравнивать данные, размещая их рядом на экране. В Word 2003 откройте данные, нажмите «Окно» и выберите «Сравнить рядом с оставшимися данными». Если открыто более двух данных, появится диалоговое окно с запросом пользователя, который хочет сравнить, с какими данными.

2 данные для сравнения будут расширены так, что все данные будут занимать половину экрана. Когда пользователи прокручивают эти данные вниз, другая сторона данных будет иметь такой же эффект. (Щелкните значок в нижнем левом углу панели инструментов «Сравнить бок о бок», чтобы отключить его).

В Word 2007/2010 нажмите «Просмотр» → «Просмотр бок о бок». Никакая другая панель инструментов не появится, но вы можете отключить возможность параллельной прокрутки, щелкнув Вид → Синхронная прокрутка.

Чтобы отключить параллельное отображение данных, в Word 2003 щелкните Windows → Закрыть рядом. В Word 2007/2010 нажмите «Просмотр» → «Просмотр бок о бок».

5. Переводите данные и используйте другие инструменты.

Панель «Исследования» Word помогает пользователям беспрепятственно получать доступ к словарям, синонимам, переводам и даже выполнять поиск в Интернете. Чтобы открыть панель «Исследования», наведите указатель мыши на любое слово (или выделите фразу), удерживайте нажатой клавишу Alt и щелкните левой кнопкой мыши. Справа от данных откроется таблица, в которой будут отображаться результаты поиска по всем доступным справочным службам.

Термин поиска вводится в диалоговом окне «Поиск», а службу можно выбрать в раскрывающемся диалоговом окне внизу. Словарь, синонимы и перевод бесплатны. Однако, помимо Bing, перечисленные там страницы исследований потребуют небольшую плату за просмотр полных результатов поиска.

Выберите «Перевод» из списка и щелкните значок синей стрелки (в разделе «Перевести весь документ», чтобы бесплатно перевести все данные с помощью онлайн-сервиса Microsoft Translator.

Чтобы удалить службы из списка, выберите параметр «Исследование» в нижней части таблицы и нажмите, чтобы снять отметку с того, что вам не нужно.

6. Откройте данные Word 2007/2010 в Word 2003.

Одно из самых больших изменений в Word 2007 – это введение формата файла .docx. Этот формат нельзя открыть в более ранней версии Word. Однако пользователи Word 2003 могут установить пакет обеспечения совместимости Microsoft Office, чтобы открывать и сохранять сохраненные данные в новейшем формате.

Помимо возможности открытия данных .docx, после установки этого пакета в диалоговом окне «Сохранить как тип» при сохранении данных появится новый параметр «Документ Word 2007». Пользователи Word 2007/2010 могут сохранять файлы в формате .doc с помощью команды «Сохранить как».

Чтобы сделать этот формат стандартным, нажмите Файл → Параметры (или кнопку Office → Параметры Word в Word 2007) и выберите Сохранить. Выберите «Документ Word 97-2003 (* .doc)» в меню «Сохранить файлы в этом формате».

7. Автоматизируйте задачи с помощью макросов.

Используйте макросы, чтобы записывать нажатия клавиш и повторно использовать их в любое время, экономя ваше время и усилия. В этом примере мы создадим простой макрос с 6 строками и 7 столбцами, используя сочетание клавиш Alt и T.

В Word 2007/2010 перейдите на вкладку «Просмотр», затем щелкните стрелку вниз под значком макроса справа и выберите «Записать макрос». В Word 2003 нажмите Инструменты → Макросы → Записать новый макрос. Введите имя в диалоговом окне «Имя макроса». Щелкните «Клавиатура», одновременно нажмите клавиши «Alt» и «T», затем щелкните «Назначить» → «Закрыть».

В Word 2007/2010 нажмите «Вставить» → «Таблица» → «Вставить таблицу», затем введите 7 для номера столбца и 6 для номера строки, затем нажмите «ОК». Щелкните Просмотр → стрелка под Макросами и выберите Остановить запись. В Word 2003 нажмите Таблицы → Вставить → Таблица. Затем введите номер строки и номер столбца и строку, затем щелкните OK. Затем нажмите Инструменты → Макрос и Остановить запись.

Макросы можно запускать в любой момент, нажав Alt + T – таблица появится на указателе курсора. Макрос записывает все нажатия клавиш и выбирает меню, но не имеет возможности записывать движение курсора. Чтобы удалить или переименовать макросы: В Word 2007/2010 нажмите «Вид» → «Макросы»; В Word 2003 нажмите Инструменты → Макрос → Макросы.

8. Изучите строительные блоки

Стандартные блоки – это набор предварительно созданных объектов в Word 2007 и 2010. Пользователи могут использовать их при создании данных. К ним относятся стили страниц, текстовые поля, верхние и нижние колонтитулы и структура страницы.

Они помогут вашим данным выглядеть более профессионально. Чтобы использовать, нажмите «Вставить» → «Быстрые детали» → «Организатор стандартных блоков». Список элементов был проиндексирован, и щелкнул имя каждого элемента, чтобы отобразить предварительный просмотр на правой панели. Краткое описание появится внизу. Чтобы вставить элемент в данные, нажмите «Вставить».

Некоторые элементы, такие как номера страниц, также автоматически создают верхние и / или нижние колонтитулы, поэтому они будут отображаться на каждой странице. Для текстовых полей просто напишите слова, которые вы хотите заменить образцом текста.

9. Улучшение данных с помощью моделей

Создание красивой структуры занимает много времени, потому что будет сложно получить все подходящие шрифты и цвета шрифтов. Word упростит это с помощью множества тем данных, которые содержат шрифты, типы списков, цвета и многое другое, чтобы данные выглядели более профессионально.

В Word 2003 нажмите «Формат» → «Темы» и выберите тему для предварительного просмотра. Снимите флажок в диалоговом окне «Фоновое изображение», чтобы удалить фоновое изображение, и установите флажок «Яркие цвета» для получения дополнительных цветов. Нажмите ОК, чтобы использовать эту тему. Нажмите «Формат» → «Стили и форматирование», чтобы просмотреть существующие стили – щелкните один из них, чтобы использовать.

В Word 2007/2010 щелкните Макет страницы → Темы и выберите одну из встроенных тем. Тема изменяет стиль и цвет в разделе «Стили» на вкладке «Главная», а также изменяет существующие цвета текста, линий и границ. Чтобы выполнить сброс по умолчанию, выберите тему Office.

10. Добавьте верхний и нижний колонтитулы.

Верхние и нижние колонтитулы, содержащие текст и графику, повторяются на каждой странице, например номера страниц.

В Word 2003 нажмите «Просмотр» → «Верхний и нижний колонтитулы». Вверху и внизу страницы появляется диалоговое окно, а также появляется панель инструментов «Верхний и нижний колонтитулы». Щелкните «Вставить автоматический текст», чтобы автоматически использовать предварительно созданные новости, например даты и авторов.

Чтобы автоматически добавлять номера страниц, щелкните значок справа от кнопки «Автотекст». Можно выбрать разные форматы номеров страниц, щелкнув 3-й значок слева. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы вернуться к данным.

В Word 2007/2010 нажмите «Вставить» → «Верхний колонтитул» (или «Нижний колонтитул») и выберите понравившийся стиль. Вкладка «Дизайн» откроется автоматически. Щелкните область «Введите текст» вверху или внизу страницы, чтобы ввести собственный текст. Нажмите кнопку «Номера страниц» или «Дата и время», чтобы выбрать формат и вставить эти элементы.

Чтобы вернуться к основной части данных, нажмите «Закрыть верхний и нижний колонтитулы». Затем, чтобы отредактировать его снова, просто дважды щелкните верхний или нижний колонтитул.

Итак, мы показали вам 10 полезных инструментов при написании документов. Надеюсь, они помогут вам создавать профессиональные и более быстрые документы.